パワーポイントの活用④構成

いよいよ、本格的にパワーポイントの作成作業に入ります。前段の③項目はいわば環境設定の範囲でした。

さあ、どんなものを作っていきましょうか?

私自身、以前の仕事で作ったもので、もっとも手が掛かったのは、「営業用のスキル研修」で使用するものでした。1週間の研修期間(延30時間程度)中に、営業の心得とか、訪問のためのスキルとか、具体的な契約に関する手順とか・・どういう順番で身につける事が効果的かを考えながら、また、個別対面でやり取りしながら指導するためのQ&A、お客様にNoと言われた時の対処とか・・とにかく、あらゆる場面想定しながら、基本を押さえてまとめるという作業でした。ですから、基礎資料を作る事が先決。そこから、コンパクトにPPに仕上げていく、言ってみれば、PP作成作業は研修の準備作業の仕上げのようなものでした。(この作業を通常の営業管理業務と並行して行うことになるのが辛かった)

さて、その時の様に、PPのもとになる資料が既にある場合(資料の要約をプレゼンする場合)、資料の項目(見出し)を先に設定しておくと作業がはかどります。
その場合、「表示」タブで、プレゼンテーションの表示の中にある「アウトライン表示」に切り替え、項目を順次入力していくと良いでしょう。

これで、PP全体の構成が作れます。とりあえず、資料の大見出しを打ち込んでいくと良いでしょう。

白紙のプレゼンを選択すると、1ページ目は表紙になります。プレゼンの名前と作成者(プレゼンテーター名)を入れます。

2ページ目からが本体(内容)になります。
まず、大見出しを一つ入れてみましょう。

そうしたら、改行キーを押します。すると、次のスライドに移行するはずです。同じように、順番に大見出しだけを入力してしまいましょう。


こうしておいて全体をみると、元資料の見出し(項目)設定で、より詳しくプレゼンが必要な個所とか、要約した方が良いところなどが見えてきます。時には、スライドを増やして、グラフや表を表示した方が良いところも見つかるはずです。
資料構成・プレゼンの流れや時間を検証しながら、作成することに繋がります。
ワードで作成された資料があるのなら、PPへ「ワードで作成した目次部分」を「コピー&ペースト」も時間短縮の有効な手段です。
ワードとパワーポイントを2画面表示にして、比べながら作業すると楽にできます。

もとになる資料がない場合(私はそういう方が多いのですが)も、アウトライン表示を使って、プレゼン全体をイメージしながら作業ができるので良いと思います。

下の表示は、最近作ったPPのアウトライン表示です。ちょっとした会話から、「こんなプロジェクトを始めてみないか」との呼びかけがあったので、自分なりのプランを整理するために作成しました。全体は17枚のスライドで構成されています。

大見出し、中見出し、詳細へと順番に入力して作成するとこんなふうになります。図や表などは表示されていませんので、内容(文章)だけを追っていく形になります。ここに、この後、図表や写真・イラストなどを加えたり、動きをつけたりすることでより印象深い内容にしていくことになります。

ちなみに、このPPの「標準表示」は以下のようになっています。

「標準表示」で作成される方が多いように思いますが、そうなると、スライド1枚1枚に時間が掛かって全体像が見えなかったり、修正や補足の作業でいつまでも完成形が見えないなどということになります。ざっくりアウトライン表示を使って「構成」を固めて、注力すべきスライドに時間をかけるというのはいかがでしょうか?

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