月: 2020年12月

パワーポイントの活用②デザインバリエーション

デザイン（テーマ・テンプレート）が決まったら、次は、バリエーションの選択です。
バリエーションというのは、テーマをもとに、配色・フォント・効果・背景のスタイルの4種を選択することです。


これは、テンプレートによって何種類か既に決まっているものがありますが、自分でも決められます。私が気を遣うのは、配色とフォントです。
配色をクリックすると、多様な組み合わせが並んでいます。一体どういう組み合わせかさっぱりわからないものもありますが、いくつかクリックすると、初めのイメージを確認することができますので、気に入ったものを選んでください。
迷ったら「office」にしておけば無難です。
作成後でも変更はできますし、スライドごと・文字単位でも変更はできますが、全体の統一感を保つ方が良いので、ここで設定しておくと便利です。


フォントも同様です。一番無難なのは「ゴシック体」ですが、全体に強くなりがちなので、内容に応じて変更してみてください。できれば、UD字体が良いのですが、私のPPのバリエーション・フォントには、UD体が設定されていないので、個別に設定しています。

「効果」は、設定したテーマ・デザインの個別（部分）の色使い（グラデーションや影のつけ方等）の設定を指定するものです。より立体的・視覚的な効果を高めるものですが、使う際には全体のイメージを考える必要がありますので、初めの段階では無視しても良いでしょう。

「背景」はスライド全体の背景の設定です。テーマによってさらに細かく調整できます。最初に選択したテーマにも背景はついているものがありますが気に入らなければ変更できます。（細かい書式設定もできますが凝り始めるとパワーポイントの作成に入れなくなりますので注意しましょう）

これで、パワーポイントのデザインのベースが出来上がりました。
作りたいプレゼン内容に合致しているか、アピール力はあるのか、顧客にとって心地よいものになっているか・・・センスが求められるところですね。

ここまでの作業は、まだ、本文ではなく事前処理ですのでさっさと進めましょう。

パワーポイントの活用①：デザイン

パワーポイントの目的は、会議やプレゼンで、内容を視覚的に演出し、簡潔に印象的に伝える事です。


だからこそ、真っ白い台紙に文字が並んだものを作るというのはもったいない。できれば、装飾のある台紙（テンプレート）を使うのが良いでしょう。
PPを起動すると最初に、オンラインテンプレートが開きます。その中から良さそうなデザインのものを選んで作成するのが手っ取り早いと思います。ただ、中には、暗いイメージだったり、映し出すと文字がかすんで見えたりするようなものもあるので、気に入ったものがなければ、白紙(新しいプレゼンテーション）を選択して作成し始めましょう。


デザインは、作り始めた後でも設定できますが、その場合、レイアウトが崩れる可能性があります。また、スライドごとでも「デザイン」タブで選択して設定できます。
なお、デザインタブで選んだデザインは、テキスト文字の字体や色も関連して設定されてしまいますので、作る途中で変更した場合、きちんと収まっているかも点検してみた方が良いでしょう。
私は、すでに元資料があって、そこからパワーポイントを作る場合は、白紙で作って、画像（枠イラスト）を張り付けてオリジナルにする方法が多かったと思います。
例えば、自社のロゴやキャラクター等をあしらったスライドを作り、それをコピーしてスライド枚数を増やしておいてから作る事という段取りでした。（時々、派手過ぎるというご意見を戴くことがありましたので、そこはセンスの問題かなと思います）

補足になりますが、全てのスライドに共通する形で「資料タイトル」「日付」「社名」「作成者名」を表示したり、ページ数を表示したりするのは、「挿入➡テキスト➡ヘッダーとフッター」の機能を使うことでできます。これは後日解説します。

PC マウスの活用

windows3.1の頃、マウスはそれほど高機能ではありませんでした。それでも、ポインター（⇒）や十字（＋）、カーソルの動きでやりたいことが思うようにできるというのは画期的でした。


それ以前のPCでは、キーボード中心で、ShiftキーやCtrlキー、Altキー、Fキーを組み合わせて作業するのが当たり前で、机の上には、乱数表の様な「コマンド表」が並んでいて、その組み合わせを頭に叩き込んだ人がPC作業の達人のように見えたものです。まあ、いまでも、そういう機能は残っていて重宝する場面もあるのですが・・・。
私は、ほぼ「マウス職人」だと思っています。たいていの事は、マウスでできるんじゃないかと感じるほど、作業中の大半はマウスを握っています。（今のwindows10では、画面タッチでできるので少し減ったかもしれませんが）
一緒に仕事をしていたパートさんと、パソコン作業中に教えた事のトップは、「マウスの右クリック」だったように思います。もちろん、リボン・タブ・コマンドキーの使い方も多かったのですが、「右クリック」というのは頭にない人が多いようでした。「右クリック（副ボタン）」に設定されている機能は、使っているソフトで違いますが、ワード・エクセル・パワーポイントはほぼ一緒なのでざっくりと覚えておけばいいでしょう。
ワードでは、文章作成中に、右クリックすると、窓が二つ出てきます。文字の設定に関わるものと、コピーや貼り付け・書式などに関わるものの2種です。

ワード


エクセルでも文字設定に関わるものと貼り付け・挿入・フィルターなどの機能のものの2種です。

エクセル


パワーポイントでも同様のものが開きます。スライド作成中、作業領域で右クリックすると以下の様な機能の画面になりますし、作業領域外で右クリックすると2の画面になります。使い分けることができると便利です。

パワーポイント
パワーポイント２


私は、右クリックで一番使う機能は、やはりコピー&ペーストです。
領域を指定して、「右クリック⇒コピー」。貼り付けたい画面で、場所に移動して「右クリック⇒貼り付け」。ポインター移動が少なくスムーズに作業できます。
タブ・コマンドと重複するものですが、いちいちリボンのタブを切り替え、コマンドを探すこともなくできますから、手数が減ります。さらに、その項目の▶マークをクリックするとさらに機能が広がります。

とにかく、ちょっと困ったら「右クリック」してみるというのが良いかもしれません。

また、デスクトップ画面で右クリックすると、画面の設定に関する機能が出てきます。

Edge（インターネット接続ソフト）では、保存や印刷・翻訳・音声読み上げ等の機能が出てきます。

すべての機能を使うということはないでしょうが、覚えておくと便利です。

ちなみに、私が今使っているマウスは1000円以下のとても安価なマウスです。今、手になじみ様々な機能が付加されたものが出ていますが、日常使いなら十分だと思っています。あと、定期的にマウスは掃除する事が大切です。
スムーズな動きができる様、アルコールでマウスの底面を拭くと良いです。
あわせて、マウスパッドも綺麗にしておきましょう。