ワードの活用⑨年賀状作りⅡ

次は年賀状の宛名面の作成です。ここでは、「差し込み印刷」がポイントになります。

まず、「新規作成」から「差し込み印刷」のタブへ、そして「作成」の「はがき印刷」を選び、「宛名面の作成」を選択すると、「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動して、「次へ」で続けて作業して行けば完成します。

なお、ここでヒントが一つ。

この作業を始める前に、エクセルで「住所録」を作っておく事を進めします。ウィザードの終盤で、「差し込み印刷を指定します」の項目で「住所ファイルを指定してください」と展開しますので、住所ファイルを先に作っておくことが必要になるからです。

エクセルで住所録を新規作成する時、いくつかテンプレートが用意されていますが、年賀状印刷と連動させるにはちょっと難しい(項目の問題)がありますので、ご自身で作った方が良いでしょう。

その際、注意したいのは、項目設定です。

ざっくり、氏名・郵便番号・住所くらいで作るのも一つの方法ですが、ワードの差し込み印刷のフィールド(場所)を考えて作ると良いでしょう。

氏名、連名(家族)、郵便番号、県名、住所1〔町・番地〕、住所2(アパート・マンション部屋号室)、区分(仕事用・個人用)くらいは必要だと思います。他でも使用するなら、電話番号とか、メールアドレスとかの欄もあると良いでしょうが、あとでいくらでも編集できますので、年賀状作りを優先するなら、それくらいにしておくと良いでしょう。

住所を小さく区分分けしているのは、差し込みの際、位置が決めやすいのと、県名を記載しないケースが多いので見た目にスッキリするからです。連名表記が必要な場合もありますので作っておくと良いでしょう。

そして、住所録を先に完成させず、数件入力して一旦保存しておきます。差し込み印刷で指定した後、住所録を完成させたほうが修正作業は減ります。

この「年賀状作り」を一度覚えてしまえば、毎年、年の暮れになって「ああ・・今年はどうしょう・・」などと憂鬱な気分から解放されるはずですよ。

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