Word(ワード)の部屋

ワードの活用⑬差し込み印刷その1

年賀状作成の時に使った「差し込み印刷」は、汎用性の高い機能です。エクセルとワードの互換性を使った、パソコンならではの機能だと思います。以前の職場で頻繁に使用していたのは、「通信(ニュース)」郵送のための宛名ラベルづくりでした。

市販のラベルシートを準備して始めます。
間違いなく進めるには、「差し込み印刷ウィザード』を活用すると良いでしょう。(ある程度機能が判ってきたら、ウィザードではなく自身で細かく設定する事もできます)

まず、新規文書を開きます。

  1. 「差し込み文書タブ」から、「差し込み印刷の開始▼』をクリックして、「差し込み印刷ウィザード』を起動します。ワード画面の左右どちらかに、ウィザード画面が開くので、質問に沿ってチェックを入れて進めていきます。
  2. 文書の種類を選択します。(今回はラベルにします) 次へ
  1. ひな形の選択  現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書から選びます。(今回は文書レイアウト変更を選択⇒「次へ」で、ラベルの指定が開きますから、使う用紙を選択します。
  2. 宛先の選択  ここで使用する名簿(エクセル)を指定しますので、すでにある場合は、既存のリストを選択し、「参照」で使う名簿データを確認します。
  3. ラベルの配置 一番左上の空白のラベルを使って配置を決めます。画面にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データにある項目(フィールド)が出てきますので、入れたい項目をチェックし挿入します。
  4. 項目(フィールド)ごとに 書式(字体やフォント)が変更できます。氏名のあとに「様」をつけると宛名ラベルとしては良いでしょう。
  5. ある程度配置が確定したら、「ラベルの置き換え」に注意して下さい。すべてのラベルの更新をクリックしないと、次のレコードに反映しません。必ず押してください。(ここが忘れがち)
  6. 「次へ」でラベルのプレビュー画面で、全体を確認し、OKなら「完了と差し込み」で完成です。

※多少手順を省いていますので、不明なところはお問い合わせください。

同じ要領で、ラベルだけでなく、ご案内の手紙をたくさんの人に送るというような場合、元の文書の宛先名に、差し込み印刷フィールドを設定して印刷するといった使い方もできます。私は、以前に、ある研修会の参加者証・修了証を差し込み印刷で作成しました。参加者証は名刺大のもので、名簿から「氏名」と「所属団体」を選択し、差し込み印刷後にパウチ加工して、名刺ホルダーに入れて配布しました。修了者証は賞状サイズで、「住所」と「生年月日」と「氏名」を入れ込む形でした。ワードで元文書を作成、毛筆字体で縦書き、賞状テンプレートを使って作成したものに、住所・氏名・生年月日を差し込みフィールド設定できれいに印刷できました。