タグ: 差し込み印刷

自分で差し込み印刷をやってみて、いくつか戸惑った事をまとめてみます。

１．新規文書を開く時に、ラベルのテンプレートにすべきかどうか。
ラベル作成の場合、「白紙」が適当だと思います。最初にテンプレートを選択すると、差し込みに切り替えた時、台紙との相性が悪くなるからです。

２．ウィザードを開いてからの注意点

①最初の項目は、文書の種類です。ここで、「ラベル」を選べば大丈夫。

②次は「ひな形の選択」です。先日の解説では、「現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書」と表記しましたが、「現在の文書・テンプレート・既存の文書」という表記になることがあります。これは、一つ前の選択ミスです。「←戻る」で一つ前に戻りましょう。

③「文書レイアウトの変更」をチェックしたら、「ラベルオプション」を確実に選んでください。使う用紙をしっかり選択します。（メーカー名と品番）

④次は、「宛先の選択」です。すでに住所録が作られているのであれば、そのフォルダーで指定すれば良いです。もし、住所録ができていないようなら、作業が止まります。ワード差し込み作成前に、住所録（データ）は作成しておきましょう。

⑤次は「ラベルの配置」。「ラベル」に表示する項目を一つ一つ配置します。ここで「差し込みフィールドの挿入」を選んでください。窓が開いて、「住所録」の1行目の項目が並びますので、必要な順番で配置します。郵送ラベルなら、「郵便番号」「住所」「氏名」だと思います。いったん、白紙のラベルに横並びに≪≫で項目が出てくるはずです。これを改行やインデントを使って、見栄えの良い位置に動かします。「名前」の項目は少し字体を大きくすると良いでしょう。そして、≪名前≫の後ろに「様」の文字を加えてください。

⑥これで、「ラベルの配置」は完了。ここで忘れていけないのが「すべてのラベルの更新」をクリックする事です。クリックすると、次のラベル（1ページ分）が同じような配置になるはずです。この時、≪Next Record≫の部分が残りますが心配いりません。

⑦次は「ラベルのプレビュー表示」です。1ページ分のラベルで、全体の配置を確認しましょう。時々、住所が長い人がいて改行されてへんてこなものが出来たり、基データのミスで名前がなかったりとかが発見できます。この場合、修正します。

最後の項目「差し込み印刷の完了」ですが、ここも判りにくい。「印刷」を押すと、小さな窓が開いて、「レコード」の指定が求められます。問題なければ、「すべて」を選んで、「OK」です。あとは、プリンターで印刷されます。失敗を避けたければ、「各ラベルの編集」を選びましょう。これは、一旦、別の文書でラベルが作られることになり、一つずつ点検して、微修正が可能なので、こちらを選んだ方が無難です。

年賀状作りの季節が近づいてきました。書店には、丑年のデザインイラストなどを集め、年賀状作成ソフトが入ったCD付きの書籍が目立つようになりましたね。私も昔は、そういう類のものを購入してインストールしていましたが、ここ10年ほどは、購入していません。ワードで充分にできるからです。デザインイラストは、ネット検索で無料のもの、最新のものが簡単に入手できるので、あえてお金を使わないようにしています。
実は、その前に「郵便局」がリリースしている年賀状作成ツールを使ったことがあります。無料ですし、住所録なども同時に保存し、翌年も使えるので便利でしたが、起動する時、やけに時間が掛かるようになったのでワードでできないかと考えたのです。

〔差し込み文書タブ⇒はがき印刷〕をクリックし、〔文面の作成〕を選ぶと、ウィザードが起動しますので、それに従って進めると良いでしょう。

ウィザードは使わずに「はがき」の設定で新規作成する方法もあります。この方が自由度が高くなります。ちょっと楽したいと思われるなら、ワード活用①でも出した「テンプレート」の活用をするか、インターネットで「年賀状テンプレート」を検索すると、無料で使えるものが、たくさん見つかります。その中から自分の好みに近いものをダウンロードして、あとは修正（テキスト文字・写真やイラスト入れ替え）を行うことで、さくさくと作成できます。

なお、宛名面は、同じく、ワードの「はがき宛名ウィザード」を起動すると指示に従って作業ができます。なお、ワードで年賀状を作成する前に、それに見合った「住所録」をエクセルで作成しておくことが必要なので、お忘れなく。（次回に続く）

今年の年賀状は、コロナ禍の中で、例年の様な「謹賀新年」の文字に加えて「元気です」とか「御健康をお祈りします」など、健康を気遣うものが多くなるそうですね。いつも、LINEやFBでやり取りしている友人・知人にも、年に一度の年賀状を送ってみるのも良いと思います。