カテゴリー: ワード活用

些細なことですが、前述の「短い失敗談」の続きです。

大量のデータをワード文書に差し込み印刷をしようとして、前述の失敗談では、「セル内のデータ形式の認識」に関して述べさせてもらいました。

更にもう一つ。

差し込み印刷で、フィールドの挿入を終えて、「結果のプレビュー」➡完了と差し込みへと手順を進めることになります。
完成文書は、表の中にデータを埋め込むもので、例えば、「区分・項目・名称・内容」の４つのマスの中にデータが差し込まれるものを想定します。

表の挿入で、４つの項目が入る枠を設定し、データフィールドを挿入し、結果のプレビューを押すと、1番目のデータが挿入されます。

形が整っていれば、「完了と差し込み」で、「個々の文書の編集」へと移ります。さて、ここで驚くことが起きます。

４つの枠を持った表に１つのデータが挿入され、1ページができます。

次のデータは2ページ・・500ほどのデータだと、500ページの文書になるわけです。

「失敗した！セクションの削除を忘れていた！」

そう気づいた時、はてと困りました。
セクションの削除ってどうやるんだったっけ？

最も初歩的な方法は、「セクション区切りの前にカーソルを置きDeleteキーを押す」ことですが、500ページはかなり労力時間の無駄。一気に出来る様方法はないかとちょっとググってみると、こんなふうに書かれていました。
簡単に書けば、「あいまい検索機能を使って、(^b)の文字列を探して削除する」というのが正論のようです。

そういう方法があるのかと思ってやろうとしましたが、「いや、違う。以前にこんな手順は取らなかった。もっと単純だったぞ。」と自分の記憶をもう一度掘り起こしてみたのです。
事実、以前に作成した差し込み文書のひな形は、そんなことをやらなくても、ちゃんと、ページが変わることなく、続きでデータが出ているのです。
差し込み印刷固有の何か・・なんだったか・・・。偶然出来たというのもちょっと・・必ず理由（作業手順）があるはずなんです。PC作業では、理由もなくそういうことは起きません。
今一度、差し込み印刷の最初の手順に戻ってみました。

「ああ！そうだった！」

セクションの区切りが最初から入る場合と入らない場合の違い・・思い出しました。
もう、賢明な皆さんなら判っておられるかもしれません。
そうなんです。差し込み印刷の最初「差し込み印刷の開始」のところで開くダイアログ。ここで、「名簿」を選択するのでした。それ以外を選択をすると、セクション区切りが入るのです。ここは、かならず「名簿」を選択しておきます。つい、「標準のWord文書」を選びそうになりますが、それではセクションの区切りがつくことになりますのでご注意ください。

そうすると、データが差し込まれた表がセクション無しで作成できます。

前述の「あいまい検索」を使う方法より、実際、サクサクと作業が進みます。もしかしたら、これって裏技なんでしょうか？役に立ったよという方、もっと別の方法があるよという方があれば、教えていただけると幸いです。まだまだ、知らないことばかりです。

実務に携わっていると、こうした小さな発見や躓きというのは多々あります。それで大幅なタイムロスになることもあるし、これが嫌でPC嫌いになる人もおられるでしょう。
まあ、ちょっとしたゲーム攻略のつもりで取り組むと、楽しめるんじゃないでしょうか？「仕事を愉しむ」・・ちょっと不謹慎な感じもしますが、目の前の業務に集中しているわけですから許されるんじゃないかと思います。

年賀状作成の時に使った「差し込み印刷」は、汎用性の高い機能です。エクセルとワードの互換性を使った、パソコンならではの機能だと思います。以前の職場で頻繁に使用していたのは、「通信（ニュース）」郵送のための宛名ラベルづくりでした。

市販のラベルシートを準備して始めます。
間違いなく進めるには、「差し込み印刷ウィザード』を活用すると良いでしょう。（ある程度機能が判ってきたら、ウィザードではなく自身で細かく設定する事もできます）

まず、新規文書を開きます。

1. 「差し込み文書タブ」から、「差し込み印刷の開始▼』をクリックして、「差し込み印刷ウィザード』を起動します。ワード画面の左右どちらかに、ウィザード画面が開くので、質問に沿ってチェックを入れて進めていきます。
2. 文書の種類を選択します。（今回はラベルにします）　次へ

1. ひな形の選択　　現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書から選びます。（今回は文書レイアウト変更を選択⇒「次へ」で、ラベルの指定が開きますから、使う用紙を選択します。
2. 宛先の選択　　ここで使用する名簿（エクセル）を指定しますので、すでにある場合は、既存のリストを選択し、「参照」で使う名簿データを確認します。
3. ラベルの配置　一番左上の空白のラベルを使って配置を決めます。画面にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データにある項目（フィールド）が出てきますので、入れたい項目をチェックし挿入します。
4. 項目（フィールド）ごとに　書式（字体やフォント）が変更できます。氏名のあとに「様」をつけると宛名ラベルとしては良いでしょう。
5. ある程度配置が確定したら、「ラベルの置き換え」に注意して下さい。すべてのラベルの更新をクリックしないと、次のレコードに反映しません。必ず押してください。（ここが忘れがち）
6. 「次へ」でラベルのプレビュー画面で、全体を確認し、OKなら「完了と差し込み」で完成です。

※多少手順を省いていますので、不明なところはお問い合わせください。

同じ要領で、ラベルだけでなく、ご案内の手紙をたくさんの人に送るというような場合、元の文書の宛先名に、差し込み印刷フィールドを設定して印刷するといった使い方もできます。私は、以前に、ある研修会の参加者証・修了証を差し込み印刷で作成しました。参加者証は名刺大のもので、名簿から「氏名」と「所属団体」を選択し、差し込み印刷後にパウチ加工して、名刺ホルダーに入れて配布しました。修了者証は賞状サイズで、「住所」と「生年月日」と「氏名」を入れ込む形でした。ワードで元文書を作成、毛筆字体で縦書き、賞状テンプレートを使って作成したものに、住所・氏名・生年月日を差し込みフィールド設定できれいに印刷できました。

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先（利用者）の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表（エクセル）に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク（目印）も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印（フラグ）が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク（目印）が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。（インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動）
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード（あるいはエクセル）画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け（前述）実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更（縮小）、トリミング（カット）してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット）はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用（収益事業）で使用する時は注意です。

補足）ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

パソコン作業で、「コピー＆ペースト」機能は多用する作業の一つでしょう。
年賀状作り、ポスター、資料作り・・この機能こそ、パソコンを使う意味があるとも言えますね。その際に一つ「クリップボード」について解説します。

クリップボードは、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントなどのOFICCEソフト共通ですからご存じの方も多いと思いますが、特に「コピー＆ペースト」を多用するワードの項目で取り扱いたいと思います。
ワード文書作成では、「挿入」だけでなく、「コピー＆ペースト」機能を使って、ネット検索で見つけた画像や文章引用、エクセル表等を貼り付ける事が多いと思います。（ただ、この機能を多用しすぎて、「盗作・盗用」などの問題へ発展するなんてこともあり、注意が必要ですが・・・。）

この作業で助かるのが「クリップボード」です。
例えば、ネット検索で見つけた画像（もちろん無料のもの）を何点か使いたいが、どれが良いか迷う時、とにかく候補になるものをコピーします。すると、クリップボードに全てが一旦保存されるのです。このクリップボードは、ワードやエクセル・パワーポイント等で共通に使えます。

ワードでは、ホームタブにある「クリップボード」をクリックすると、窓が開きます。すでにコピーしたものがあれば、すべてそこに保存されているのが判ります。
あとは、そこから、貼り付けしたい所にカーソルを移動させて、貼り付けたいアイテムをクリックすれば、貼り付け完了です。
気に入らなければ、クリップボードから別のものを選べばいいですから、かなり手間が省けるのではないでしょうか？
なお、貼り付け（ペースト）には、いくつかの種類があります。ただ貼り付けるのではなく、用途を考えて形式を指定すると良いです。これについては次回にしましょう。

注意点）

このクリップボードが共有できるのは、「コピー」したものだけです。PrintScreen（スクリーンショット）は、共有できません。
Windowｓ１０（基本OS）側にある「クリップボード」に保管されるので、別の操作が必要になります。
※［Windows］＋［V］キーでクリップボードウィンドウを表示してください。下のような画面が出て、コピーデータがあるはずです。

※クリップボードの設定を変更すると、履歴も確認でき、使用できるようにもなります。
１．［Windows］＋［V］キーでクリップボードウィンドウを表示
２．ウインドウの下にある「有効にする」ボタンをクリック
３．これで、過去のデータが表示されるようになります。

ポスターやチラシを見ていて残念なのは、「字体の工夫が足りないなあ」と感じる事です。
特に、ポスターは表題（メインタイトル）はかなり重要ですから、ワード文書で作成する時、普通のテキスト書体を大きくするだけではちょっと寂しいですね。
ご存じだと思いますが、こんな時に使うのが「ワードアート」機能です。

「挿入」タブから「ワードアート」をクリックすると、「A」の表記でいくつもの字体が出てきます。その一つを選択すると、作成中の文書に「四角の領域（個々の文字を入力」ができます。そこに文字を入れ込むと完成します。この後、配置を変更したり、字体やポイント・色を変更したりできますので、仮に作って置いておくのも良いでしょう。
ワードアートは、編集ができますので、全体のバランスを考えてあとで修正すればいいので活用幅は広がります。
文字全体を回転させたり、変形させたり、さらに大きくしたり、色を変えたり、自由度が高いのでセンスを生かせる機能です。
ワードアート(挿入）は、エクセルでもパワーポイントでも同じ要領ですから、この機能はぜひ覚えておきたいものです。

ちなみに、ワードアートの字体が気に入らなければ・・あるいは、「手書き」で入れたいと思われるなら、一旦、素材を作っておいて画像処理しておけば、「挿入⇒画像」で居れることができます。

「挿入⇒テキスト」のリボン部分を見ると、ワードアート以外にもいくつもの機能が出ています。それぞれ、予想以上の機能が組み込まれていますので、試しに押してみてください。「へえ～！」と感心する（？）と思います。

なお、ワードには、ワードアートと似た機能で、「ホームタブ：フォント」に、「文字の効果と体裁」という機能があります。これは後日解説します。