ワードの活用⑭差し込み印刷2:ラベル

自分で差し込み印刷をやってみて、いくつか戸惑った事をまとめてみます。

1.新規文書を開く時に、ラベルのテンプレートにすべきかどうか。
ラベル作成の場合、「白紙」が適当だと思います。最初にテンプレートを選択すると、差し込みに切り替えた時、台紙との相性が悪くなるからです。

2.ウィザードを開いてからの注意点

①最初の項目は、文書の種類です。ここで、「ラベル」を選べば大丈夫。

②次は「ひな形の選択」です。先日の解説では、「現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書」と表記しましたが、「現在の文書・テンプレート・既存の文書」という表記になることがあります。これは、一つ前の選択ミスです。「←戻る」で一つ前に戻りましょう。

③「文書レイアウトの変更」をチェックしたら、「ラベルオプション」を確実に選んでください。使う用紙をしっかり選択します。(メーカー名と品番)

④次は、「宛先の選択」です。すでに住所録が作られているのであれば、そのフォルダーで指定すれば良いです。もし、住所録ができていないようなら、作業が止まります。ワード差し込み作成前に、住所録(データ)は作成しておきましょう。

⑤次は「ラベルの配置」。「ラベル」に表示する項目を一つ一つ配置します。ここで「差し込みフィールドの挿入」を選んでください。窓が開いて、「住所録」の1行目の項目が並びますので、必要な順番で配置します。郵送ラベルなら、「郵便番号」「住所」「氏名」だと思います。いったん、白紙のラベルに横並びに≪≫で項目が出てくるはずです。これを改行やインデントを使って、見栄えの良い位置に動かします。「名前」の項目は少し字体を大きくすると良いでしょう。そして、≪名前≫の後ろに「様」の文字を加えてください。

⑥これで、「ラベルの配置」は完了。ここで忘れていけないのが「すべてのラベルの更新」をクリックする事です。クリックすると、次のラベル(1ページ分)が同じような配置になるはずです。この時、≪Next Record≫の部分が残りますが心配いりません。

⑦次は「ラベルのプレビュー表示」です。1ページ分のラベルで、全体の配置を確認しましょう。時々、住所が長い人がいて改行されてへんてこなものが出来たり、基データのミスで名前がなかったりとかが発見できます。この場合、修正します。

最後の項目「差し込み印刷の完了」ですが、ここも判りにくい。「印刷」を押すと、小さな窓が開いて、「レコード」の指定が求められます。問題なければ、「すべて」を選んで、「OK」です。あとは、プリンターで印刷されます。失敗を避けたければ、「各ラベルの編集」を選びましょう。これは、一旦、別の文書でラベルが作られることになり、一つずつ点検して、微修正が可能なので、こちらを選んだ方が無難です。

ワードの活用⑬差し込み印刷1

年賀状作成の時に使った「差し込み印刷」は、汎用性の高い機能です。エクセルとワードの互換性を使った、パソコンならではの機能だと思います。以前の職場で頻繁に使用していたのは、「通信(ニュース)」郵送のための宛名ラベルづくりでした。

市販のラベルシートを準備して始めます。
間違いなく進めるには、「差し込み印刷ウィザード』を活用すると良いでしょう。(ある程度機能が判ってきたら、ウィザードではなく自身で細かく設定する事もできます)

まず、新規文書を開きます。

  1. 「差し込み文書タブ」から、「差し込み印刷の開始▼』をクリックして、「差し込み印刷ウィザード』を起動します。ワード画面の左右どちらかに、ウィザード画面が開くので、質問に沿ってチェックを入れて進めていきます。
  2. 文書の種類を選択します。(今回はラベルにします) 次へ
  1. ひな形の選択  現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書から選びます。(今回は文書レイアウト変更を選択⇒「次へ」で、ラベルの指定が開きますから、使う用紙を選択します。
  2. 宛先の選択  ここで使用する名簿(エクセル)を指定しますので、すでにある場合は、既存のリストを選択し、「参照」で使う名簿データを確認します。
  3. ラベルの配置 一番左上の空白のラベルを使って配置を決めます。画面にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データにある項目(フィールド)が出てきますので、入れたい項目をチェックし挿入します。
  4. 項目(フィールド)ごとに 書式(字体やフォント)が変更できます。氏名のあとに「様」をつけると宛名ラベルとしては良いでしょう。
  5. ある程度配置が確定したら、「ラベルの置き換え」に注意して下さい。すべてのラベルの更新をクリックしないと、次のレコードに反映しません。必ず押してください。(ここが忘れがち)
  6. 「次へ」でラベルのプレビュー画面で、全体を確認し、OKなら「完了と差し込み」で完成です。

※多少手順を省いていますので、不明なところはお問い合わせください。

同じ要領で、ラベルだけでなく、ご案内の手紙をたくさんの人に送るというような場合、元の文書の宛先名に、差し込み印刷フィールドを設定して印刷するといった使い方もできます。私は、以前に、ある研修会の参加者証・修了証を差し込み印刷で作成しました。参加者証は名刺大のもので、名簿から「氏名」と「所属団体」を選択し、差し込み印刷後にパウチ加工して、名刺ホルダーに入れて配布しました。修了者証は賞状サイズで、「住所」と「生年月日」と「氏名」を入れ込む形でした。ワードで元文書を作成、毛筆字体で縦書き、賞状テンプレートを使って作成したものに、住所・氏名・生年月日を差し込みフィールド設定できれいに印刷できました。

ワードの活用⑫地図の挿入

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先(利用者)の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表(エクセル)に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク(目印)も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印(フラグ)が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク(目印)が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。(インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動)
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード(あるいはエクセル)画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け(前述)実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更(縮小)、トリミング(カット)してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット)はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用(収益事業)で使用する時は注意です。

補足)ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

エクセルでのスクリーンショット
(挿入タブからできます)
ワードでのスクリーンショット

ワードの活用⑪貼り付け機能

前日の続きです。「コピー&ペースト」はパソコン作業でもっとも有用な機能です。ワードで特に多用する機能だと思いますので、ここで解説します。
ワードに限らず、ほとんどのソフトで活用する方法ですが、ただ、貼り付けるのではなく、ちょっと工夫するとさらに便利さが高まります。

ワードでもエクセルでも同様に、ホームタブの「クリップボード」にある「貼り付け」の下の▼をクリックすると、新たにウインドウが開きます。


貼り付けたいものによりますが、文章(テキスト)の貼り付けだと、「元の書式を保持して貼り付ける」「テキストのみ」などが表示されてきますので、選んで貼り付けます。この作業は、タブからではなく「マウス:右クリック」からも出来ます。貼り付けたい位置にカーソルを移動して、右クリックすると、ウインドウが開き、「貼り付けのオプション」を選んでクリックで完了です。

私は、ほとんど意識することなく、コピー&ペーストを使っていますが、時々、ミスをします。
写真などの画像を貼り付ける時、「写真」としてではなく「図」として貼り付けてしまい、あとで編集に困るわけです。写真のままで貼り付ければ、色調や明度変更、トリミング等の写真編集機能が使えますが、図で貼り付けるとそれができない。また、エクセル表をコピーして貼り付けるのも、画像で貼り付けて編集できない。そんなミスがあって、貼り付ける時に、あとの事を考えて形式を指定して貼り付けるようになりました。

ワードの「貼り付け」でもう一つトラブルになりがちなのが、「配置(レイアウト)」です。文章の中に貼り付けた時、文章の段落が変わってしまったり、とんでもない所に貼り付いていたりして、苦労する事はありませんか?
図や画像・表等を貼り付けた際、その右に小さな四角のマークが出てきます。
これが「レイアウトオプション」のアクションキーです。

これをクリックすると、行内か折り返しなどの選択ができます。
これをきちんと選べば、すっきりと収まる配置ができます。
時々、挿入した図に合わせて折り返したいために、「改行」したり、「インデント」で調整している文書を見かけますが、この機能を覚えておくと、もっとうまく調整できますし、場所移動も楽になります。特に、写真や図を多用するようなパンフレットを作成する場合、いらいら感は大幅に軽減できるはずです。

注意点)
windowsのクリップボードは、前項目の注意点にあるように、[Windows]+[V]キーでクリップボードウィン[Windows]+[V]キーでクリップボードウィンドウを表示してください。


そこにコピーデータがあるはずです。それを指定の位置にカーソルを移動してクリックすると貼り付けできます。この機能は、後日解説予定の「地図の挿入」でも使いますので覚えておいてください。

ワードの活用⑩クリップボード

パソコン作業で、「コピー&ペースト」機能は多用する作業の一つでしょう。
年賀状作り、ポスター、資料作り・・この機能こそ、パソコンを使う意味があるとも言えますね。その際に一つ「クリップボード」について解説します。

クリップボードは、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントなどのOFICCEソフト共通ですからご存じの方も多いと思いますが、特に「コピー&ペースト」を多用するワードの項目で取り扱いたいと思います。
ワード文書作成では、「挿入」だけでなく、「コピー&ペースト」機能を使って、ネット検索で見つけた画像や文章引用、エクセル表等を貼り付ける事が多いと思います。(ただ、この機能を多用しすぎて、「盗作・盗用」などの問題へ発展するなんてこともあり、注意が必要ですが・・・。)

この作業で助かるのが「クリップボード」です。
例えば、ネット検索で見つけた画像(もちろん無料のもの)を何点か使いたいが、どれが良いか迷う時、とにかく候補になるものをコピーします。すると、クリップボードに全てが一旦保存されるのです。このクリップボードは、ワードやエクセル・パワーポイント等で共通に使えます。

Wordのクリップボード


ワードでは、ホームタブにある「クリップボード」をクリックすると、窓が開きます。すでにコピーしたものがあれば、すべてそこに保存されているのが判ります。
あとは、そこから、貼り付けしたい所にカーソルを移動させて、貼り付けたいアイテムをクリックすれば、貼り付け完了です。
気に入らなければ、クリップボードから別のものを選べばいいですから、かなり手間が省けるのではないでしょうか?
なお、貼り付け(ペースト)には、いくつかの種類があります。ただ貼り付けるのではなく、用途を考えて形式を指定すると良いです。これについては次回にしましょう。

注意点)

このクリップボードが共有できるのは、「コピー」したものだけです。PrintScreen(スクリーンショット)は、共有できません。
Windows10(基本OS)側にある「クリップボード」に保管されるので、別の操作が必要になります。
※[Windows]+[V]キーでクリップボードウィンドウを表示してください。下のような画面が出て、コピーデータがあるはずです。

Windowsのクリップボード


※クリップボードの設定を変更すると、履歴も確認でき、使用できるようにもなります。
1.[Windows]+[V]キーでクリップボードウィンドウを表示
2.ウインドウの下にある「有効にする」ボタンをクリック
3.これで、過去のデータが表示されるようになります。

ワードの活用⑨年賀状作りⅡ

次は年賀状の宛名面の作成です。ここでは、「差し込み印刷」がポイントになります。

まず、「新規作成」から「差し込み印刷」のタブへ、そして「作成」の「はがき印刷」を選び、「宛名面の作成」を選択すると、「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動して、「次へ」で続けて作業して行けば完成します。

なお、ここでヒントが一つ。

この作業を始める前に、エクセルで「住所録」を作っておく事を進めします。ウィザードの終盤で、「差し込み印刷を指定します」の項目で「住所ファイルを指定してください」と展開しますので、住所ファイルを先に作っておくことが必要になるからです。

エクセルで住所録を新規作成する時、いくつかテンプレートが用意されていますが、年賀状印刷と連動させるにはちょっと難しい(項目の問題)がありますので、ご自身で作った方が良いでしょう。

その際、注意したいのは、項目設定です。

ざっくり、氏名・郵便番号・住所くらいで作るのも一つの方法ですが、ワードの差し込み印刷のフィールド(場所)を考えて作ると良いでしょう。

氏名、連名(家族)、郵便番号、県名、住所1〔町・番地〕、住所2(アパート・マンション部屋号室)、区分(仕事用・個人用)くらいは必要だと思います。他でも使用するなら、電話番号とか、メールアドレスとかの欄もあると良いでしょうが、あとでいくらでも編集できますので、年賀状作りを優先するなら、それくらいにしておくと良いでしょう。

住所を小さく区分分けしているのは、差し込みの際、位置が決めやすいのと、県名を記載しないケースが多いので見た目にスッキリするからです。連名表記が必要な場合もありますので作っておくと良いでしょう。

そして、住所録を先に完成させず、数件入力して一旦保存しておきます。差し込み印刷で指定した後、住所録を完成させたほうが修正作業は減ります。

この「年賀状作り」を一度覚えてしまえば、毎年、年の暮れになって「ああ・・今年はどうしょう・・」などと憂鬱な気分から解放されるはずですよ。

ワードの活用⑧年賀状作りⅠ

年賀状作りの季節が近づいてきました。書店には、丑年のデザインイラストなどを集め、年賀状作成ソフトが入ったCD付きの書籍が目立つようになりましたね。私も昔は、そういう類のものを購入してインストールしていましたが、ここ10年ほどは、購入していません。ワードで充分にできるからです。デザインイラストは、ネット検索で無料のもの、最新のものが簡単に入手できるので、あえてお金を使わないようにしています。
実は、その前に「郵便局」がリリースしている年賀状作成ツールを使ったことがあります。無料ですし、住所録なども同時に保存し、翌年も使えるので便利でしたが、起動する時、やけに時間が掛かるようになったのでワードでできないかと考えたのです。


〔差し込み文書タブ⇒はがき印刷〕をクリックし、〔文面の作成〕を選ぶと、ウィザードが起動しますので、それに従って進めると良いでしょう。

ウィザードは使わずに「はがき」の設定で新規作成する方法もあります。この方が自由度が高くなります。ちょっと楽したいと思われるなら、ワード活用①でも出した「テンプレート」の活用をするか、インターネットで「年賀状テンプレート」を検索すると、無料で使えるものが、たくさん見つかります。その中から自分の好みに近いものをダウンロードして、あとは修正(テキスト文字・写真やイラスト入れ替え)を行うことで、さくさくと作成できます。

なお、宛名面は、同じく、ワードの「はがき宛名ウィザード」を起動すると指示に従って作業ができます。なお、ワードで年賀状を作成する前に、それに見合った「住所録」をエクセルで作成しておくことが必要なので、お忘れなく。(次回に続く)

今年の年賀状は、コロナ禍の中で、例年の様な「謹賀新年」の文字に加えて「元気です」とか「御健康をお祈りします」など、健康を気遣うものが多くなるそうですね。いつも、LINEやFBでやり取りしている友人・知人にも、年に一度の年賀状を送ってみるのも良いと思います。

ワードの活用⑦文字の効果と体裁

ワードには、ワードアートと似た機能で、「ホームタブ:フォント」に、「文字の効果と体裁」という機能があります。
これは、テキスト文章(通常の文章)の一定の場所に、ワードアート同様の飾り文字に変換できる機能です。文章中で強調したいところに使用すると効果的です。


文字単位で指定できますので、見た目に面白いものが作れます。
立体文字や影付き文字などの種類を選び、さらに、枠線の色や影付き文字の光源の位置などによる変化、合字効果などもあり、いろいろと工夫できるので、ポスターやチラシを作る時には重宝します。
ただ、あまり凝り過ぎるとごちゃごちゃしてかえって見づらくなりますので注意しましょう。ビジネス文書ではあまり使わない方が良いでしょう。

追加情報です・・。rinmonさんからのアドバイスです。
ワード活用④スタイルの活用の項目で、操作に関して付け加えがありますのでお知らせしておきますね。
タブキー、Shift+タブキーでレベルを変えられる
・Shift+Enterで段落替えではなく改行に出来る(これは使えますよ)
・下位層があるとき、ダブルクリックで下位層を表示/非表示ができる
・ドラッグ&ドロップでフォーカス行+下位層を移動できる
ありがとうございました。読者の方からのコメントお待ちしています。

ワードの活用⑥ワードアートを使う

ポスターやチラシを見ていて残念なのは、「字体の工夫が足りないなあ」と感じる事です。
特に、ポスターは表題(メインタイトル)はかなり重要ですから、ワード文書で作成する時、普通のテキスト書体を大きくするだけではちょっと寂しいですね。
ご存じだと思いますが、こんな時に使うのが「ワードアート」機能です。


「挿入」タブから「ワードアート」をクリックすると、「A」の表記でいくつもの字体が出てきます。その一つを選択すると、作成中の文書に「四角の領域(個々の文字を入力」ができます。そこに文字を入れ込むと完成します。この後、配置を変更したり、字体やポイント・色を変更したりできますので、仮に作って置いておくのも良いでしょう。
ワードアートは、編集ができますので、全体のバランスを考えてあとで修正すればいいので活用幅は広がります。
文字全体を回転させたり、変形させたり、さらに大きくしたり、色を変えたり、自由度が高いのでセンスを生かせる機能です。
ワードアート(挿入)は、エクセルでもパワーポイントでも同じ要領ですから、この機能はぜひ覚えておきたいものです。

ちなみに、ワードアートの字体が気に入らなければ・・あるいは、「手書き」で入れたいと思われるなら、一旦、素材を作っておいて画像処理しておけば、「挿入⇒画像」で居れることができます。

「挿入⇒テキスト」のリボン部分を見ると、ワードアート以外にもいくつもの機能が出ています。それぞれ、予想以上の機能が組み込まれていますので、試しに押してみてください。「へえ~!」と感心する(?)と思います。


なお、ワードには、ワードアートと似た機能で、「ホームタブ:フォント」に、「文字の効果と体裁」という機能があります。これは後日解説します。

ワードの活用⑤手紙

ご家庭でパソコン・ワードを使う場面の一つに「手紙」があります。
ビジネス利用は、時候の挨拶とか日付とか細かいルール(慣習)があり、その手のハウツー本もあるくらいですが、ご家庭で知人に手紙を出すような場合なら、書式よりも便箋のデザインの方が重要になるかもしれません。真っ白な用紙でデジタル文字が並んだ手紙を受け取っても、あまり嬉しくないし、出す方の気持ちも伝わらないかもしれません。ただ、ワードで作成する利点は、何度も修正ができるというところでしょう。手書きだと、一度書いて、途中で読み返しては誤字に気付いたり、内容を変更したいと思ったら最初から書き直しだったり‥そんなふうに何度も書き直す時間も大切なのかもしれませんが・・何かと忙しい人にはつい手紙を書くのが億劫に成って、LINEでいいかってことにもなります。一度、ワードで手紙を書くことにチャレンジしてみましょう。
そのためのひと工夫。真っ白な用紙ではなく、デザインされた「便箋テンプレート」を使ってみてはどうでしょう。


ワードの「onlineテンプレート」にはビジネス用は多数あるのですが、個人用は少なく魅力がありません。ですから、ネット検索して、無料で使えるテンプレートを手に入れましょう。実際、たくさんのサイトに可愛いものや時節にあったものなど多種手に入ります。(ただし、気を付けないとログイン登録が必要だったり、広告用バナーを間違えてクリックしておかしな宣伝が出てきたりします。中には、無料と言いながら有料というところもありますから)
もし、気に入ったテンプレートがないなら、自分でオリジナルのものを作ってしまうというのもお勧めです。ネットで表示された「テンプレート画像」をコピーして、新規文書に「貼り付け(右クリック)」すればできます。また、手紙の中に、イラストや写真を挿入すると手書きとは一味違ったものになります。

同じ要領で、バースデーカードとかメッセージカード等、色々とチャレンジしてみるとワードの活用幅が広がるはずです。

※テンプレート(template)とは、「ひな形」「定型」などと訳されるように、基になる型のこと。