データ管理・フォルダー整理の考察

昨日、職場内部でちょっとした打合せがありました。主題は、「フォルダー管理」。
今、職場環境は、ネットワークを活用して、自部署だけでなく他部署、本部との情報共有は当たり前になっています。特に、私の法人はGoogleをプラットホームにしていて、Driveを介して仕事をする事がほとんどです。
そのため、ファイルデータを共有する時、どこに保管したか誰もが判るようにしておくことが必要になります。
個人で自己PCを使っている範囲であれば、ドキュメントやOnedrive、GoogleDriveに放り込んでおけば困りませんが、組織・複数以上で共有するには、共通のルールが必要です。

ネットで検索すると、実に多くのアイデアやヒントが掲載されていて、それだけみんな苦労しているのだというのが判ります。

ファイル名に通番や日付を入れるとか、タグをつけるとか、いろいろなヒントが見つかります。私も以前はこうした工夫をしていましたが、そうすると、ファイル名がやたら長くなって結局苦労した記憶があります。

今回の打合せも、初めはそういう視点で話し合いとなりましたが、結局のところ、フォルダーの整理が必要という結論に至りました。
今の職場で、共有しているGoogleDriveを見ると、実に第1層だけで、70以上のフォルダーがあることが判りました。第2層となると、ゆうに200は超えるでしょう。
この中からお目当てのファイルを探すというのが大変なのは当然です。
では、先に書いたように、ファイル名を通番にしたり、日付を入れるというのはどうでしょう?新たに作成するものは良いでしょうが、過去に作ったものは無理。ファイル数ではおそらく1万を越えているはずです。

※もちろん、ファイル検索機能(GoogleDrive)があることは知っていますし、私は十分活用していますが、苦労している皆さんは、どうしてもフォルダーから探していきたいという動きになるようです。(MSの功罪)

発想を変えて考えることを提案しました。

ファイルデータは何故生まれるか?それは、業務プロセスの成果物として発生するのです。作業を通じて記録を残したり、会議開催に向けて資料作成したり、報告書や提案書を作成したり、とにかく、業務の一つのプロセスに付随して生まれるものがファイルデータです。そう考えると、それを収めるフォルダーも、業務ごとに作るのが順当です。
そう考えると、「業務分掌」「職務分掌」を基本に置いてみるというのが一つの整理手法だと思います。実際、先ほど70以上のフォルダーも、職務分掌の項目に照らして見ると、これが実に綺麗に収まるのです。(当たり前ですが・・)
職務分掌は、大項目と中項目・小項目に分かれています。大項目だけで11区分ありますから、まず、現状のフォルダーを11区分に当てはめて、頭に01~11の記号を付けたしました。すると、Drive内できれいに並んでくれます。そして、大きな区分ごとにフォルダーを作成し、そこへ放り込む。Drive内には11のフォルダーがあるだけで、きれいに整理できたのです。階層が深くなったという問題は生じますが、職務分掌単位ですから、関係する部分は明確になります。
同時に、自分が行っている作業がどういう職務分掌に位置付けられているか、誰と関連するかを意識する事に繋がります。
職務分掌の見直しがあった時も、その単位でフォルダーを変更すれば良いので、大きくフォルダーが増えることはないはずです。

ファイル・データは、業務プロセスの成果物であることを基本に納めるべきフォルダーを設定するというのは、特に目新しい考え方ではありません。紙ベースの仕事では、その単位でしょるうを閉じ込んで保管しています。それをデジタルでも活用したに過ぎません。

問題は、職員一人一人が、何の基準もなく、自由にフォルダーを作り保管するという業務の仕方なのです。(恐ろしい事に、まだまだ、デスクトップにファイルを貼り付けている職員もいます。)
そういう意味では、パソコン作業における基本的な教育訓練ができていない、マネジメントできていないという組織の問題とも言えますね。

仕事は、一定の基準や考え方に沿って進められるもの。マネジメントされるものです。自由裁量でできることと、一定の組織ルールに沿って適切に実施されるものの区別をし、管理者によってマネジメントできる仕組みであることが重要です。

もし、あなたの会社で、ファイルデータの保管フォルダーがぐちゃぐちゃになっているのなら、マネジメント全体もぐちゃぐちゃになっているかもしれません。管理者の皆さんはぜひ検証してみてください。

デジタルなのにアナログ???

今の職場では、日々の業務を「日誌システム」を使って記録しています。

電話のやり取りやメール送信、会議の記録や支援内容など多岐にわたる業務を記録化しています。

月間1000件ほどの入力の実績があります。当事者支援の記録が、時系列で記録されていて活用しがいのあるデータベースになっています。行政への報告も自動集計され画面上では見やすくなっています。
しかし、残念なことに、これがかなり厄介な代物なのです。

開発は、ある会社に委託したのですが、結果的に、個人SEへ丸投げされてしまい、そのSEとは音信不通になり、不具合があっても修正すらできない状態なのです。

委託した会社はまだ存在していますが、無責任極まりない。

不具合の修正については追加料金が必要だと言い、しかしながら、結局、開発者がアクセスコードを秘匿したため、手が付けられない状態にもかかわらず、今もまだ堂々とシステム管理の委託を受け負っている有様です。

今日も、そのシステムを使って、行政委託事業の結果報告のデータを作成したのですが、収納されているデータを吐き出す事が容易でなく、結構時間が掛かりました。

具体的に言うと、ある特定の特性を持つ個人に関する情報を月度単位で数値化するだけなのですが、基データから抽出する方法が限定されていて、なおかつ、個人名が出力できない。結果、一人ずつ指定した期間の情報をエクセル表にコピーして、名前を後付けで入れ、さらに、そこに対応情報を追加する作業が発生するのです。
デジタルデータを一旦表に移して、1件ずつ検証しながら、追加情報を入力し、集計する作業という事なのですが、殆んど紙ベースのデータを写していくのと同じ労力が発生してしまいます。
個人名が出力されないのは、「個人情報保護のため」というのが件のシステム管理会社の言い訳なのですが、それなら、システムの中で集計作業ができるよう、管理画面を設定すべきです。そんなことも判らない管理会社ってそどうなんでしょう?高い顧問料を払っているのであれば、ほぼ犯罪です。
デジタル化しシステム化することは、業務の合理化効率化に貢献して初めて効果があるはずです。非効率な仕事を強いるシステムというのはもはや有害ではないでしょうか?

そんな事を組織の中で発言していたので、時には厳しい批判も受けましたが(パートの分際で噛みつくのはもちろん問題だとは判っています)、この度、ようやくシステム変更の許可が出ました。

今度導入するシステムは、こうした轍を踏まないよう、しっかり吟味します。
仕事は、事業所単位で特性があります。広い汎用性のあるシステムは馴染まないところも多々あるはずです。

だからこそ、使う人の目線でカスタマイズでき、制度変更などへも柔軟に対応できるようなシステム設計を求めたいと思います。

ちなみに、今、私たちの組織のシステム管理・情報管理の顧問は、「google大好き」な御方で、google活用は確かにネットワークの面では非常に優れていると思いますが、私たちの業務を知らないため、無用なネットワーク活用を推進しようとしたり、基礎さえも学んでいない職員に当然のごとく、googleの様々なシステムを押し付けたりするのです。

顧問なら、各事業所を回って、職員へ丁寧な教育・指導を行うべきですし、現場の仕事をもっと知るべきでしょう。そうした意思は微塵も感じられません・(まだ随分と若い人なのですが、余りにも視野が狭い。将来に不安を感じますね。)

カスタマーファーストという基本姿勢ができていないとしか思えません。

個人的には、そういう御方には早々に退場いただくべきだと考えています。

WIXでWebサイトを作成中

今、職場のWebサイトを作成しています。もともとあったものが更新できない状態になっていたのと、セキュリティ強化のための再構築となりました。
法人のWebサイトがWixだったこともあり、情報の連携などの都合で、同じWixでの作成となりました。
今回、作成するにあたり、これまでの者とは一線を画したものにしたいという思いがありました。単なる、広報の手段ではなく、もっと付加価値の高いものにできないかということです。
現在の職場は、基幹相談センターで、障がい者の相談支援業務を主としながら、市内の障がい者福祉事業者や行政機関・学校等の加盟する協議会事務局を担っています。
事務局は、年間の協議会の会議体の運営・事務を主な仕事として取り組んできたわけですが、1年経験する中で、それだけでは不十分と感じていました。

一昨年から始まった「コロナ禍」で、福祉事業所・入所施設等での感染対策や、クラスター懸念が高まり、より正確で有効な情報入手が大きな課題となっています。矢継ぎ早に出される行政からの通達や指導・通知、事業所の発生情報や対処方法等の問合せ等、事務局での情報発信がかなり重要だと感じたのです。もちろん、メーリングリストを使った情報発信は行っていましたが、やはり、メールというのは見返すのが難しいケースが多く、何か、データベースのようなものができないかという思いが強くなりました。

また、相談支援業務では、多様な制度やサービスがある障がい福祉分野では、個々の状況に照らして、制度を調べ、紹介し、申請などの手続き支援を行うために、大変な労力を要しています。経験に裏付けられた相談員ばかりではなく、若い相談員・経験の浅い相談員にとっては、なかなか苦労することなのです。
こうした労力を軽減できないかと考えた時、様々なサービスや制度が手軽に検索できるようなデータベースがWeb上にあれば、皆助かるのではないか。

今、こうした思いをもって、Web作成を進めています。通常の広報機能、データベース機能、事務局としてのハブ機能、こうしたものを詰め込んだWebサイトを目指しています。

4月ころから着手し、日常業務に取り組みながら、時間を作って集中して作業をしてきました。これがなかなか厳しい。2か月を経過して、8割程度までできています。ただ、データベース部分はやはり情報量の蓄積と更新が重要になり、まだまだ機能発揮するところまでには至っていません。もう少し頑張っていきたいと思います。

ただ・・Wixでの作成はやはり一筋縄ではいきませんね。今まで、WordPressではいくつもWeb作成してきたので、慣れもあると思いますし、MSの基本ソフト(ワード・エクセル等)との連携も良かったので、これまでのデータを流用する事が出来圧倒的に作業性が良かった。Wixは、そこが厳しい。また、職場は、Googleが基本ソフトなので、ドキュメントやスプレッドシート等のデータが多く、Wixとの相性は今一つですので、時間が掛かるのです。
それでも、何とか、これは、やり遂げたいと思っています。

懸念している事を一つ。
Webサイトが完成した後、随時、情報の更新がされることで初めて有用になります。
今、私一人で作業をしているので、ゆっくりでも進めることはできていますが、私も還暦を過ぎ、引退(隠居)すべき歳になっています。

これから後継者をどうすれば育成できるのか、不安な中にいます。

PC マウスの活用

windows3.1の頃、マウスはそれほど高機能ではありませんでした。それでも、ポインター(⇒)や十字(+)、カーソルの動きでやりたいことが思うようにできるというのは画期的でした。


それ以前のPCでは、キーボード中心で、ShiftキーやCtrlキー、Altキー、Fキーを組み合わせて作業するのが当たり前で、机の上には、乱数表の様な「コマンド表」が並んでいて、その組み合わせを頭に叩き込んだ人がPC作業の達人のように見えたものです。まあ、いまでも、そういう機能は残っていて重宝する場面もあるのですが・・・。
私は、ほぼ「マウス職人」だと思っています。たいていの事は、マウスでできるんじゃないかと感じるほど、作業中の大半はマウスを握っています。(今のwindows10では、画面タッチでできるので少し減ったかもしれませんが)
一緒に仕事をしていたパートさんと、パソコン作業中に教えた事のトップは、「マウスの右クリック」だったように思います。もちろん、リボン・タブ・コマンドキーの使い方も多かったのですが、「右クリック」というのは頭にない人が多いようでした。「右クリック(副ボタン)」に設定されている機能は、使っているソフトで違いますが、ワード・エクセル・パワーポイントはほぼ一緒なのでざっくりと覚えておけばいいでしょう。
ワードでは、文章作成中に、右クリックすると、窓が二つ出てきます。文字の設定に関わるものと、コピーや貼り付け・書式などに関わるものの2種です。

ワード


エクセルでも文字設定に関わるものと貼り付け・挿入・フィルターなどの機能のものの2種です。

エクセル


パワーポイントでも同様のものが開きます。スライド作成中、作業領域で右クリックすると以下の様な機能の画面になりますし、作業領域外で右クリックすると2の画面になります。使い分けることができると便利です。

パワーポイント
パワーポイント2


私は、右クリックで一番使う機能は、やはりコピー&ペーストです。
領域を指定して、「右クリック⇒コピー」。貼り付けたい画面で、場所に移動して「右クリック⇒貼り付け」。ポインター移動が少なくスムーズに作業できます。
タブ・コマンドと重複するものですが、いちいちリボンのタブを切り替え、コマンドを探すこともなくできますから、手数が減ります。さらに、その項目の▶マークをクリックするとさらに機能が広がります。

とにかく、ちょっと困ったら「右クリック」してみるというのが良いかもしれません。

また、デスクトップ画面で右クリックすると、画面の設定に関する機能が出てきます。

Edge(インターネット接続ソフト)では、保存や印刷・翻訳・音声読み上げ等の機能が出てきます。

すべての機能を使うということはないでしょうが、覚えておくと便利です。

ちなみに、私が今使っているマウスは1000円以下のとても安価なマウスです。今、手になじみ様々な機能が付加されたものが出ていますが、日常使いなら十分だと思っています。あと、定期的にマウスは掃除する事が大切です。
スムーズな動きができる様、アルコールでマウスの底面を拭くと良いです。
あわせて、マウスパッドも綺麗にしておきましょう。

PC雑感④

もう30年近く前のことになりますが、生協の「品質管理室・クレーム管理課長」を拝命しました。
配送拠点(センター)で組合員の方からいただくご意見や苦情・トラブルなどが、毎日、300件以上集まってくる部署で、こうしたご意見や苦情をもとに、原因調査や改善策の指示など品質管理の向上に寄与する部署です。
着任した時、驚いたのは、毎日集まってくる情報は「紙」でしたので、それを全てデータ化する作業があるのです。熟練のパートさん2名が朝から書類を見ながらエクセルに入力し続けていました。担当職員は4名で、それらのデータから、重要なものをピックアップして調査や対応について取りまとめ、関係部署へ提案・報告し、回答書を作成していました。課長はそれを取りまとめ、品質管理室長へ報告をし、特に重大・重要な問題について組織検討される流れでした。ちょっと長くなりましたが、こうした情報処理と分析というプロセスはどこの会社にも存在すると思います。
当時、まだ、PCの活用は今ほど進んでいませんでしたから、大半はアナログ(紙を基本に人力処理)で、時間が掛かる。重要な案件も結果完了するまで相当な時間が必要で、結果的に、商品事故の被害を止める事が出来なくなり、大きな損失を生むリスクが高かったのです。
課長になって初めに取り組んだのは、これらのプロセスのデジタル化でした。
今ではあまり見かけなくなりましたが、当時「ACCESS(アクセス)」というソフトを使って、情報入力の時間短縮と抽出・分析・数値化(見える化)を進めました。


「アクセス」ソフトは、当時のエクセルとは違い、名の通り、サーバー上において、複数の人が情報を共有(アクセス)できるメリットがありました。
情報は同時に、関連部署が見ることができるので、取りまとめ報告するというプロセスも省けます。元データに「重要度」の区分を設ける事で対応を急ぐ事もできました。数量化できるため、損失被害の予測も可能です。
ただ、アクセスは設計に手間が掛かりました。外注する事も考えましたが、使い勝手を考え、自分で設計する事にし、3ヶ月ほど掛けて完成させました。業務プロセスを書き出し、流れ図を作る、そして、それに沿って必要な入力画面や出力帳票等を設定する、数値化のための計算プログラムを組み込み、一つ一つ手探り状態で進めました。
結果、パートによる入力時間は半減しましたし、課員は同時進行で作業でき、関連部署や品質管理室長も共有でき大きく時間短縮でき、重大クレーム・事故への対処は格段に速くなりましたし、正確性も向上しました。
この仕組みは、その後、各事業所(センター)をネットワークでつなぐ事で、さらにリアルタイムで品質管理につながるようになりました。
そして、この作業を通じて、手順書が整理でき、新任者への教育プログラムへつなげる事もでき。組織全体のクレーム対応力の標準化と向上を得ることができたのです。


ここで、お伝えしたいのは、デジタル化(IT化)による業務改善は、与えられるものではなく、自分たちの問題意識次第だという事なのです。
外注していれば、もっと迅速にできたかもしれません。でも、自分たちで作ったからこそ、作成作業を通じて、作業プロセスの見直しや基準の明確化、手順書の策定などが進められたことが大きな成果だったと思います。完成までの3か月間、通常業務をこなしながら、業務改善会議を重ね、意見を戦わせてきたことで、クレーム管理課の職員全員が参加したシステムになりましたし、その後の修正作業も容易にできました。外注していたら、きっと、修正のための費用発生を余儀なくされたでしょうし、どんどん遅くなっていたかもしれません。
今は、SEの手によって、様々な技術・ソフト(アプリ)が開発され、お金をかけて外注すればそれなりに成果になるのでしょうが、現場・自分たちが本気になれるかどうかが大事なのではないでしょうか。もちろん、今の時代、素人の手で作ったようなソフト(アプリ)では太刀打ちできないでしょうし、効率的ではないと思います。
だからこそ、丸投げせず、自分たちが本気なって作り上げる意思と、それに適切に応えてくれるプロを選定する事が重要でしょう。

今、国を挙げてデジタル化推進に舵が切られています。無駄を省き迅速で正確な処理を生み出すシステムが構築され、国民みんながそれを享受できるのなら賛成です。しかし、そこに大きな経済効果(金儲け)に重きを置いたり、政治家への忖度が働いたり、官僚・行政マンが企業に丸投げしたりすれば、極めて大きな無駄や不正を生むかもしれません。

地方行政においても、私が以前関わったある事業で、それに近い状態を見てしまいました。多額な投資をして開発したソフトが、極めて不十分な状態でリリースされました。私は、ソフトに欠陥がある事を指摘し修正を求めましたが、主管する行政マンとNPO代表が無視(封じ込め)し、運用されています。「計画と予算(補助金)」に縛られて目を瞑っているのです。こんなことにならないようにしたいものです。

ワードの活用⑫地図の挿入

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先(利用者)の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表(エクセル)に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク(目印)も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印(フラグ)が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク(目印)が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。(インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動)
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード(あるいはエクセル)画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け(前述)実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更(縮小)、トリミング(カット)してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット)はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用(収益事業)で使用する時は注意です。

補足)ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

エクセルでのスクリーンショット
(挿入タブからできます)
ワードでのスクリーンショット

PC雑感その3

スマホを手にした時、一番驚いたのは、Googleの検索ができる事でした。
通話やカメラ、メールの類は、ガラケーでも可能でしたが、インターネットにつないで「検索」できるというのは大きな進歩だったと思います。(もちろん、ガラケーでも出来るものはありましたが・・)何より、パソコンと遜色ないほど情報を入手することが可能になったことで、判らないことがあればすぐスマホというのが当たり前になりました。
各種手続き、買い物、お金の管理、音楽入手、とにかく、生活に必要な事はネットでという時代です。パソコンはほとんど使わなかった妻も、今では、スマホを私以上に使い込んでいます。これから、生活全般に更に浸透していくに違いありません。スマホだけでなく、様々なモバイルツールも生まれてきていますし、それらを繋いだホームネットワークも進化し続けています。


ただ、そういう時代だからこそ、パソコンをもっと身近に使えるようにしたいものだとも思います。
ワードやエクセルなどのofficeソフトだけでなく、いろんな便利なソフトをインストールしてより快適な暮らしに活用する、そのためには、基本的な知識がないと難しいでしょう。(スマホはそれを簡単にしたことで普及したわけですが・・・)
このブログやホームページをご覧いただいている方には、釈迦に説法でしょうが、少なくとも、私が関わっていたNPOの利用者さん(ご高齢な方が中心でした)や、パート職員の中には、スマホは何とか大丈夫だけど、パソコンは苦手(あるいは無縁)という方が数多くいらっしゃいました。
私の住んでいる高島市の高齢化率は滋賀県下第1位を独走中です。
3人に一人は65歳以上で、すでに1万人を超えています。こうした方々こそ、パソコンが手軽に使えれば、暮らしは随分変わると思います。
昔、私が農産バイヤーだった20年以上前ですが、とある中山間地の村で驚く光景を見ました。そこは、全ての農家にネット回線が入っていて、倉庫の片隅にパソコンが置いてあるのです。今ほどハイスペックなものではないのですが、それで、天候情報や作物管理情報を入手し、出荷量を申告したり、相場を見たりして、農業生産力を向上させるツールになっていました。何より驚いたのは、出荷時期と量を報告すると、それに合わせて、村(農協?)から集荷要員やトラック等が手配され、作業支援をしていた事です。
高齢化・過疎化が進む中で、地域全体で支えあう仕組みに積極的にデジタル技術を取り入れ、村単位で実践していたのです。
リモートワーク・ワーケーション等が広がるのと同様に、高齢化・過疎化が進む地域や孤立化しやすい高齢者や生活弱者と括られる人達がネットワークに入れるようできる事はあるはずです。

「株価のチェックに余念がない高齢者の男性」の写真[モデル:まーちゃん]


行政サービスや様々な民間サービスは、ネットワーク・デジタル化され、効率的(即時的)に生活全般が動いていくでしょう。
医療や福祉の分野でも、リモート診療とか健康管理などの領域、生活支援全般でも、デジタル技術(パソコン)が広がるに違いありません。
だからこそ、一人でも多くの人が、デジタル技術を使えるようになっていかなくてはいけない。そのために何かお役立ちできればと考えています。

PC雑感②コロナ禍で思う事

コロナ禍で、「リモートワーク」や「リモート会議」「リモート飲み会」等、会えないからリモートでも繋がろうという「リモート○○」が広がっています。確かに、直接会わなくても繋がれる方法をITがもたらしてくれています。これからもこの流れは変わらないのでしょう。
私は、先月まで地元のNPOで「住民ボランティア活動」の事務局でした。生活の困りごとをボランティア活動でたすけあう活動です。利用される方のほとんどは高齢者で、それも大半は一人暮らしでした。年金だけでは暮らせず生活保護受給の方もいらっしゃいましたし、日常生活が成り立たず「ごみ屋敷」に近い方もいらっしゃいました。介護サービスを受けていても、暮らしすべてを支えられるわけではなく、住民同士のたすけあい・ボランティア活動は重要だと思います。
そんな中でも、一番気になったのが、今回のコロナの影響で、県外に住む息子さん・娘さんが来れなくなって、「親が心配だから助けてほしい」という要望が急激に増えた事です。東京・大阪はもちろんのこと、遠く海外赴任中の方も問合せがありました。安否確認・話し相手にとの要望がベースにあって、週1回の掃除支援とか外出支援のボランティア利用になっていました。
ちょっと、おかしくないですか?
「ステイホーム」のために「リモート○○」が広がっているのだとしたら、一番大切な方とこそ、「リモート」でも繋がればいいのに。NTTの「ICT」とか、携帯各社も5Gだとか、とにかく繋がるためのツールやインフラはどんどん開発されているのだから、それを使えるようにしたらどうなのでしょう。・・・ああ、そうか、息子や娘は使えても、高齢の親は使えないからと諦めてしまっているのですね。


高島市は高齢化率35%、県内トップ。高齢者の方々にこそ、IT活用が重要なのではないでしょうか?
例えば、高齢者世帯に、PCやタブレットを配布して、ネット回線を引いて、ご家族と繋がるような「インフラ整備」はできないでしょうか?せめて、独居で孤立化しやすい高齢者の方だけにでも優先的に・・。行政でもそういう孤立化防止のための福祉政策を打ち出してもらえないでしょうか?公官庁の「中古PC払い下げ」販売を時々見かけるのですが、まだまだ使えるもので、住民の税金で購入したはずなのだから、もっと住民のために再活用するという方向に向かないのでしょうかね。(行政を敵に回しているようですみません)
今回のコロナ禍、そして個人的には退職して家に籠る日々のため、少しストレスが溜まっているようです。
ただ、こんな視点から、地域のたすけあいを広げる事はできないかと思った次第です。PCは難しくありません。使いやすく設定すればいいのです。そのためのサポートは喜んでさせていただきます。

PC雑感

行政での「脱ハンコ」の動きとともに、デジタル化が進行しています。歓迎すべきことなのでしょうが、ふと思い出したことがありました。
7年くらい前、生協の内部監査をしていた頃、配達事業のデジタル化が一気に進みました。配達員(職員)全員にタブレット端末を携帯させるものでした。配達の際に、注文の追加や訂正、GPSで所在の確認、トラブルの報告等々、組合員対応における報連相・業務管理を行うシステムが導入されたのです。大幅な「紙」の削減と、リアルタイム対応、トラブルリスク対応で、大きく業務改善が進み、時間短縮(長時間労働の削減)にもつながりました。経営効果も大きいものでした。
ですが、内部監査である事業所へ行ったところ、私とほぼ同年代の職員数人が落ち込んでいる様子なのです。話を聞いてみると、「長年配達現場で頑張ってきたが、今回のタブレット導入で一気に自信がなくなった」「体力の不安だけでなくデジタル化へついていけない」「若い職員がすいすいと使っているのを見て教えてもらう側になるのが悔しい」等、デジタル化推進に置いてけぼりにあったのは明らかでした。デスクワーク中心でPC活用は当たり前の私にはちょっと驚きでした。導入時の研修はあったようですが、日常的に触れていない人間にとって途轍もなく難解に感じ、拒否感を持ってしまうようでした。

今回の行政レベルでのデジタル化はどうなんでしょう?いわゆる「デジタル難民」への配慮は出来ているのでしょうか?
NPOで働いていた時、多くの高齢者の方と接してみて、スマホやインターネットなどとは無縁という方が大半だったように思います。ただでさえ、行政手続きというのは難解なのに、それらがデジタル化されて「ネットで手続きしてください」などといわれると、本末転倒になりはしないでしょうか。そういう問題が置き去りにならないよう、住民サイドに判り易い改善改革が進むことを願います。

前置きが長くなりましたが、行政レベルでもデジタル化が進むなか、PCやスマホを日常的に使える様、自ら勉強するしかないと思います。このブログをご覧いただいている方は当然すでに利用できている方ばかりでしょうから心配ありませんが、あなたの身の回りに「デジタル難民」になりそうな方がいたら、お節介でも一言声掛けしてみて下さい。よろしければ、高島ライフ・サポートをご紹介いただければ幸いです。(宣伝でした、すみません。)

ワード・エクセルのフォント

もうすぐ還暦を迎える歳になり、視力の老化(老眼)には困ったものです。もともと、2.0の視力で眼鏡とは縁遠かったわけですが、その分、遠視の進行も早く、今では、自家用車の「ナビ」画面が辛いほどになりました。当然、パソコンを使う時は、老眼鏡が欠かせません。ちょっと冒険して「ハズキルーペ」を使ってみたら、意外に具合が良い。CMの通り「字が小さい!!」にはもってこいのものでした。別に、ハズキルーペの販売がしたいわけではありません。
そうではなく、パソコンの字体について考えてみて欲しいのです。
ワードは初期設定では「明朝体」のフォント10.5ポイントが使われていて、エクセルでは「ゴシック体・10ポイント」が主流です。
しかし、最近、新しいフォントが使われ始めています。「UD字体」というフォントです。私は、windows10に切り替えた時に初めて見ました。


UDフォントは、ユニバーサルデザインの考えに基づいて作成されたフォントで、紛らわしい部分や空白部分を大きくするなどして、年齢や文化、身体的障害などの如何に拘わらず「誰にでも読みやすい」ように作られたフォント(字体)のことです。無料でダウンロードできますし、バージョンアップでインストールされてくるものもあります。印刷物やポスターで使用するほか、自分自身の眼のためにも標準で使えるようにすると良いでしょう。
余談ですが・・・行政書類も、早くこの書体に切り替えて欲しいものです。今でも、明朝体10.5ポイント指定などというところも多いですから。それと、もうすぐ年末調整書類の作成時期ですが、あの書類、何とかならないものですかね。記入欄が極端に小さく、計算も判りにくい。裏書の説明部分はとても読めるものじゃありません。記入する側に立って提出書類は作られるべきだと思うんですが・・取りまとめる人事・総務部門も大変でしょうし、点検する行政マンも苦労しているんじゃないでしょうか?SDGsとかユニバーサルデザインとか、旗振り役の国・行政がまず自らの状況を改革していくことができないとね。