カテゴリー: パソコン活用

以前に記事にした「業務管理用のデータベース不能」に関する続編です。

過去3年分の業務記録が全くアクセスできない状態に陥り、管理を依頼していたSEとも連絡不能、SEと契約していた会社も不誠実な対応、さらに、そこを紹介したIT顧問も、全く役に立たない状態と・・本当にトホホな状態でした。

そんな時、救世主が現れました。

SNSで繋がっていた（名前を出してもいいのかな？）「ちょっとニュース」を出しているrinmonさんが、「一度見てみましょう」と申し出てくださったのです。

幸運なことに、rinmonさんとは、今の仕事でも少し繋がりもあり、実のところ、藁をもすがる思いでお願いしました。

個人情報が詰まったデータベースですので、作業に入る前に「個人情報保護に関する覚書」も交わしてから、見ていただきました。

すると、僅かの間に、アクセス不能だったデータベースに入ることは可能と判断していただき、早速作業をお願いしました。

翌日には、CSVとSQLのデータを作成していただき入手する事ができました。

ざっと、3万件以上の情報が手元に・・。正直、涙が出る思いでした。

それから、ざっと6時間掛けて、データの構造を読み込み（幾つかのデータがリンクされた状態だったのですが、入手したのは生データですので、数値や記号が並んでいるだけなので再構築が必要）事業所内の職員が閲覧できるよう、Googleスプレッドシートに変換し、細部を仕上げることができました。

rinmonさん、本当にありがとうございました。救世主と言わずして何と言えよう！皆さんも、何か困ったことがあったら、rinmonさんに問い合わせてみてはいかがでしょう。

さて、ここからは、「情報管理のリスク」の本題です。

前回、リスクマネジメントの在り様について述べましたので、今回は、「情報管理の重要性」について考えてみたいと思います。

ビジネスでは、ひと時代前には「人・金・モノ」の3大要素でマネジメントを組み立て、PDCAで改善、一層の発展を図るという考え方が主流でした。

しかし、PC普及に伴い、「人・金・モノ」に加えて「情報・時間」という要素も加わりました。さらに、DX化が進む現在、情報は、ビッグデータとなり、AIが進化する事で、ビジネスモデルも大きく変わろうとしています。

そんなことをつらつら考えている中で、自分の仕事（障がい者相談支援センター）で、情報はどういうものか考えてみました。

今の業務で、「情報（データ）」はどういうものなのか。

データベースが見れなくなって、まず思ったのは、行政に提出する報告書が作成できないということでした。報告書（実績）は、委託事業である限り、極めて重要なものです。委託費に見合った仕事をしているかを証明する唯一の手掛かりだからです。「情報」は、事業の存続（経営）に直結する重要なエレメントであるわけです。

さらに、この数か月、現場で起きていた問題は、過去の記録が見れず、相談者からの信用が大きく損なわれた事でした。

相談者には担当が決められていますので、直近で相談している場合は、担当者の記憶とメモで対応可能でした。

しかし、障がい者の相談の現場では、かなり長いスパンで動きが生まれるケースが少なくありません。数年前に相談を受け、一定の支援ができたとしても、次第に次のニーズが生まれ、新たな支援が必要になるのです。こうした時、以前にどういう経緯だったのか、その時どう判断し、なにを支援したのか。これが具にわかることが、相談者の信頼にしっかり応える第一歩になるのです。

事業所の担当職員は、異動や退職で年単位で交代します。

長く居るからといって、職員の記憶を頼りにしていくことは極めて危険ですし、信頼を損ねるリスクも高くなります。

だからこそ、記録（データ）が必要なのです。それも、信頼できる情報が詰まったデータ。さらに、それが容易く見られる状態にあることが大事なのです。

数年前までの記録は、紙ベースで保存されています。

しかし、膨大な紙の束から、必要な情報を探し出すのは容易なことではありません。勿論、個人ごとにファイル管理はされていますが、記載項目が違ったり、手書きでとても読めない様なものも混ざっています。どこまでが正確なのか判断できないものも混在しています。

こうした、紙ベースの記録は、大切な「時間」を容易く奪っていきます。探し出すだけで労力を使い、読み込むにも苦労する。これはもはや、「情報」とは言えないのではないでしょうか？

DX化によって、より精度の高い正確な情報を入手し、しっかり、相談者に向き合う事に時間を費やす事こそ重要だと私は思います。

人を相手にするからこそ、DX化によって、有効な情報を手にしていくことが必要だと思います。

今回の事件で、そうしたことを思い知らされました。

ふと、私が社会人になった頃のことを思い出しました。今から40年前のことです。当時は、おもちゃの類にパソコンらしきものはありましたが、一般的ではありませんでした。仕事の記録は基本的に手書きでした。

プロジェクト等で、今は、パワーポイントを使ったり映像を使って魅力的に印象的にプレゼンすることは当然ですが、当時は、そんなものは普通の会社にはありません。とにかく、手書きが基本。だからこそ、要点をまとめたり、端的な言葉を使ったり、想像力を駆り立てるような表現のために、思考する時間こそが大事でした。一言一言に重みがありました。

今はそんなものは必要ありません。そこに使っていた時間をPCを使い、より合理的に進めれば良い。さらに付加価値の高い仕事に注力できる環境にあると思います。

だからこそ、情報（データ）は重要になります。

セキュリティと使い勝手を考えれば、「情報の入れ物」（データベース）はやはりしっかりしたものを用意すべきでした。

「安物買いの銭失い」という言葉がありますが、今回の事件の根本には、目先の出費を考え、安易に、開発をいい加減な会社と個人に依頼したことがあったのです。勿論、高価であれば良いというわけではありません。

ユーザーサイドに寄り添って開発と管理をしてくれて、いざという時、しっかりフォローしてくれる、そういう誠意と能力のある会社や個人を見極めることです。

それと、今回の件では、rinmonさんに大変お世話になりました。問題の解決のためには、広い視野で、力を貸していただける方を探すということも大事なことだという教訓を得ました。私自身も、ある程度、パソコンのスキルはあるほうだと思っていましたが、rinmonさんは別格でした。もっともっと勉強しなければと思います。ただ、それは、ユーザーサイドでいかにPCを業務に生かすかという視点で、頑張りたいと思っています。

今、職場のWebサイトを作成しています。もともとあったものが更新できない状態になっていたのと、セキュリティ強化のための再構築となりました。
法人のWebサイトがWixだったこともあり、情報の連携などの都合で、同じWixでの作成となりました。
今回、作成するにあたり、これまでの者とは一線を画したものにしたいという思いがありました。単なる、広報の手段ではなく、もっと付加価値の高いものにできないかということです。
現在の職場は、基幹相談センターで、障がい者の相談支援業務を主としながら、市内の障がい者福祉事業者や行政機関・学校等の加盟する協議会事務局を担っています。
事務局は、年間の協議会の会議体の運営・事務を主な仕事として取り組んできたわけですが、1年経験する中で、それだけでは不十分と感じていました。

一昨年から始まった「コロナ禍」で、福祉事業所・入所施設等での感染対策や、クラスター懸念が高まり、より正確で有効な情報入手が大きな課題となっています。矢継ぎ早に出される行政からの通達や指導・通知、事業所の発生情報や対処方法等の問合せ等、事務局での情報発信がかなり重要だと感じたのです。もちろん、メーリングリストを使った情報発信は行っていましたが、やはり、メールというのは見返すのが難しいケースが多く、何か、データベースのようなものができないかという思いが強くなりました。

また、相談支援業務では、多様な制度やサービスがある障がい福祉分野では、個々の状況に照らして、制度を調べ、紹介し、申請などの手続き支援を行うために、大変な労力を要しています。経験に裏付けられた相談員ばかりではなく、若い相談員・経験の浅い相談員にとっては、なかなか苦労することなのです。
こうした労力を軽減できないかと考えた時、様々なサービスや制度が手軽に検索できるようなデータベースがWeb上にあれば、皆助かるのではないか。

今、こうした思いをもって、Web作成を進めています。通常の広報機能、データベース機能、事務局としてのハブ機能、こうしたものを詰め込んだWebサイトを目指しています。

4月ころから着手し、日常業務に取り組みながら、時間を作って集中して作業をしてきました。これがなかなか厳しい。2か月を経過して、8割程度までできています。ただ、データベース部分はやはり情報量の蓄積と更新が重要になり、まだまだ機能発揮するところまでには至っていません。もう少し頑張っていきたいと思います。

ただ・・Wixでの作成はやはり一筋縄ではいきませんね。今まで、WordPressではいくつもWeb作成してきたので、慣れもあると思いますし、MSの基本ソフト（ワード・エクセル等）との連携も良かったので、これまでのデータを流用する事が出来圧倒的に作業性が良かった。Wixは、そこが厳しい。また、職場は、Googleが基本ソフトなので、ドキュメントやスプレッドシート等のデータが多く、Wixとの相性は今一つですので、時間が掛かるのです。
それでも、何とか、これは、やり遂げたいと思っています。

懸念している事を一つ。
Webサイトが完成した後、随時、情報の更新がされることで初めて有用になります。
今、私一人で作業をしているので、ゆっくりでも進めることはできていますが、私も還暦を過ぎ、引退（隠居）すべき歳になっています。

これから後継者をどうすれば育成できるのか、不安な中にいます。

windows3.1の頃、マウスはそれほど高機能ではありませんでした。それでも、ポインター（⇒）や十字（＋）、カーソルの動きでやりたいことが思うようにできるというのは画期的でした。

それ以前のPCでは、キーボード中心で、ShiftキーやCtrlキー、Altキー、Fキーを組み合わせて作業するのが当たり前で、机の上には、乱数表の様な「コマンド表」が並んでいて、その組み合わせを頭に叩き込んだ人がPC作業の達人のように見えたものです。まあ、いまでも、そういう機能は残っていて重宝する場面もあるのですが・・・。
私は、ほぼ「マウス職人」だと思っています。たいていの事は、マウスでできるんじゃないかと感じるほど、作業中の大半はマウスを握っています。（今のwindows10では、画面タッチでできるので少し減ったかもしれませんが）
一緒に仕事をしていたパートさんと、パソコン作業中に教えた事のトップは、「マウスの右クリック」だったように思います。もちろん、リボン・タブ・コマンドキーの使い方も多かったのですが、「右クリック」というのは頭にない人が多いようでした。「右クリック（副ボタン）」に設定されている機能は、使っているソフトで違いますが、ワード・エクセル・パワーポイントはほぼ一緒なのでざっくりと覚えておけばいいでしょう。
ワードでは、文章作成中に、右クリックすると、窓が二つ出てきます。文字の設定に関わるものと、コピーや貼り付け・書式などに関わるものの2種です。

エクセルでも文字設定に関わるものと貼り付け・挿入・フィルターなどの機能のものの2種です。

パワーポイントでも同様のものが開きます。スライド作成中、作業領域で右クリックすると以下の様な機能の画面になりますし、作業領域外で右クリックすると2の画面になります。使い分けることができると便利です。

私は、右クリックで一番使う機能は、やはりコピー&ペーストです。
領域を指定して、「右クリック⇒コピー」。貼り付けたい画面で、場所に移動して「右クリック⇒貼り付け」。ポインター移動が少なくスムーズに作業できます。
タブ・コマンドと重複するものですが、いちいちリボンのタブを切り替え、コマンドを探すこともなくできますから、手数が減ります。さらに、その項目の▶マークをクリックするとさらに機能が広がります。

とにかく、ちょっと困ったら「右クリック」してみるというのが良いかもしれません。

また、デスクトップ画面で右クリックすると、画面の設定に関する機能が出てきます。

Edge（インターネット接続ソフト）では、保存や印刷・翻訳・音声読み上げ等の機能が出てきます。

すべての機能を使うということはないでしょうが、覚えておくと便利です。

ちなみに、私が今使っているマウスは1000円以下のとても安価なマウスです。今、手になじみ様々な機能が付加されたものが出ていますが、日常使いなら十分だと思っています。あと、定期的にマウスは掃除する事が大切です。
スムーズな動きができる様、アルコールでマウスの底面を拭くと良いです。
あわせて、マウスパッドも綺麗にしておきましょう。

もう30年近く前のことになりますが、生協の「品質管理室・クレーム管理課長」を拝命しました。
配送拠点（センター）で組合員の方からいただくご意見や苦情・トラブルなどが、毎日、300件以上集まってくる部署で、こうしたご意見や苦情をもとに、原因調査や改善策の指示など品質管理の向上に寄与する部署です。
着任した時、驚いたのは、毎日集まってくる情報は「紙」でしたので、それを全てデータ化する作業があるのです。熟練のパートさん2名が朝から書類を見ながらエクセルに入力し続けていました。担当職員は4名で、それらのデータから、重要なものをピックアップして調査や対応について取りまとめ、関係部署へ提案・報告し、回答書を作成していました。課長はそれを取りまとめ、品質管理室長へ報告をし、特に重大・重要な問題について組織検討される流れでした。ちょっと長くなりましたが、こうした情報処理と分析というプロセスはどこの会社にも存在すると思います。
当時、まだ、PCの活用は今ほど進んでいませんでしたから、大半はアナログ（紙を基本に人力処理）で、時間が掛かる。重要な案件も結果完了するまで相当な時間が必要で、結果的に、商品事故の被害を止める事が出来なくなり、大きな損失を生むリスクが高かったのです。
課長になって初めに取り組んだのは、これらのプロセスのデジタル化でした。
今ではあまり見かけなくなりましたが、当時「ACCESS（アクセス）」というソフトを使って、情報入力の時間短縮と抽出・分析・数値化（見える化）を進めました。

「アクセス」ソフトは、当時のエクセルとは違い、名の通り、サーバー上において、複数の人が情報を共有（アクセス）できるメリットがありました。
情報は同時に、関連部署が見ることができるので、取りまとめ報告するというプロセスも省けます。元データに「重要度」の区分を設ける事で対応を急ぐ事もできました。数量化できるため、損失被害の予測も可能です。
ただ、アクセスは設計に手間が掛かりました。外注する事も考えましたが、使い勝手を考え、自分で設計する事にし、3ヶ月ほど掛けて完成させました。業務プロセスを書き出し、流れ図を作る、そして、それに沿って必要な入力画面や出力帳票等を設定する、数値化のための計算プログラムを組み込み、一つ一つ手探り状態で進めました。
結果、パートによる入力時間は半減しましたし、課員は同時進行で作業でき、関連部署や品質管理室長も共有でき大きく時間短縮でき、重大クレーム・事故への対処は格段に速くなりましたし、正確性も向上しました。
この仕組みは、その後、各事業所（センター）をネットワークでつなぐ事で、さらにリアルタイムで品質管理につながるようになりました。
そして、この作業を通じて、手順書が整理でき、新任者への教育プログラムへつなげる事もでき。組織全体のクレーム対応力の標準化と向上を得ることができたのです。

ここで、お伝えしたいのは、デジタル化（IT化）による業務改善は、与えられるものではなく、自分たちの問題意識次第だという事なのです。
外注していれば、もっと迅速にできたかもしれません。でも、自分たちで作ったからこそ、作成作業を通じて、作業プロセスの見直しや基準の明確化、手順書の策定などが進められたことが大きな成果だったと思います。完成までの3か月間、通常業務をこなしながら、業務改善会議を重ね、意見を戦わせてきたことで、クレーム管理課の職員全員が参加したシステムになりましたし、その後の修正作業も容易にできました。外注していたら、きっと、修正のための費用発生を余儀なくされたでしょうし、どんどん遅くなっていたかもしれません。
今は、SEの手によって、様々な技術・ソフト（アプリ）が開発され、お金をかけて外注すればそれなりに成果になるのでしょうが、現場・自分たちが本気になれるかどうかが大事なのではないでしょうか。もちろん、今の時代、素人の手で作ったようなソフト（アプリ）では太刀打ちできないでしょうし、効率的ではないと思います。
だからこそ、丸投げせず、自分たちが本気なって作り上げる意思と、それに適切に応えてくれるプロを選定する事が重要でしょう。

今、国を挙げてデジタル化推進に舵が切られています。無駄を省き迅速で正確な処理を生み出すシステムが構築され、国民みんながそれを享受できるのなら賛成です。しかし、そこに大きな経済効果（金儲け）に重きを置いたり、政治家への忖度が働いたり、官僚・行政マンが企業に丸投げしたりすれば、極めて大きな無駄や不正を生むかもしれません。

地方行政においても、私が以前関わったある事業で、それに近い状態を見てしまいました。多額な投資をして開発したソフトが、極めて不十分な状態でリリースされました。私は、ソフトに欠陥がある事を指摘し修正を求めましたが、主管する行政マンとNPO代表が無視（封じ込め）し、運用されています。「計画と予算（補助金）」に縛られて目を瞑っているのです。こんなことにならないようにしたいものです。

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先（利用者）の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表（エクセル）に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク（目印）も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印（フラグ）が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク（目印）が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。（インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動）
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード（あるいはエクセル）画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け（前述）実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更（縮小）、トリミング（カット）してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット）はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用（収益事業）で使用する時は注意です。

補足）ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

スマホを手にした時、一番驚いたのは、Googleの検索ができる事でした。
通話やカメラ、メールの類は、ガラケーでも可能でしたが、インターネットにつないで「検索」できるというのは大きな進歩だったと思います。（もちろん、ガラケーでも出来るものはありましたが・・）何より、パソコンと遜色ないほど情報を入手することが可能になったことで、判らないことがあればすぐスマホというのが当たり前になりました。
各種手続き、買い物、お金の管理、音楽入手、とにかく、生活に必要な事はネットでという時代です。パソコンはほとんど使わなかった妻も、今では、スマホを私以上に使い込んでいます。これから、生活全般に更に浸透していくに違いありません。スマホだけでなく、様々なモバイルツールも生まれてきていますし、それらを繋いだホームネットワークも進化し続けています。

ただ、そういう時代だからこそ、パソコンをもっと身近に使えるようにしたいものだとも思います。
ワードやエクセルなどのofficeソフトだけでなく、いろんな便利なソフトをインストールしてより快適な暮らしに活用する、そのためには、基本的な知識がないと難しいでしょう。（スマホはそれを簡単にしたことで普及したわけですが・・・）
このブログやホームページをご覧いただいている方には、釈迦に説法でしょうが、少なくとも、私が関わっていたNPOの利用者さん（ご高齢な方が中心でした）や、パート職員の中には、スマホは何とか大丈夫だけど、パソコンは苦手（あるいは無縁）という方が数多くいらっしゃいました。
私の住んでいる高島市の高齢化率は滋賀県下第1位を独走中です。
3人に一人は65歳以上で、すでに1万人を超えています。こうした方々こそ、パソコンが手軽に使えれば、暮らしは随分変わると思います。
昔、私が農産バイヤーだった20年以上前ですが、とある中山間地の村で驚く光景を見ました。そこは、全ての農家にネット回線が入っていて、倉庫の片隅にパソコンが置いてあるのです。今ほどハイスペックなものではないのですが、それで、天候情報や作物管理情報を入手し、出荷量を申告したり、相場を見たりして、農業生産力を向上させるツールになっていました。何より驚いたのは、出荷時期と量を報告すると、それに合わせて、村（農協？）から集荷要員やトラック等が手配され、作業支援をしていた事です。
高齢化・過疎化が進む中で、地域全体で支えあう仕組みに積極的にデジタル技術を取り入れ、村単位で実践していたのです。
リモートワーク・ワーケーション等が広がるのと同様に、高齢化・過疎化が進む地域や孤立化しやすい高齢者や生活弱者と括られる人達がネットワークに入れるようできる事はあるはずです。

行政サービスや様々な民間サービスは、ネットワーク・デジタル化され、効率的（即時的）に生活全般が動いていくでしょう。
医療や福祉の分野でも、リモート診療とか健康管理などの領域、生活支援全般でも、デジタル技術（パソコン）が広がるに違いありません。
だからこそ、一人でも多くの人が、デジタル技術を使えるようになっていかなくてはいけない。そのために何かお役立ちできればと考えています。

行政での「脱ハンコ」の動きとともに、デジタル化が進行しています。歓迎すべきことなのでしょうが、ふと思い出したことがありました。
7年くらい前、生協の内部監査をしていた頃、配達事業のデジタル化が一気に進みました。配達員（職員）全員にタブレット端末を携帯させるものでした。配達の際に、注文の追加や訂正、GPSで所在の確認、トラブルの報告等々、組合員対応における報連相・業務管理を行うシステムが導入されたのです。大幅な「紙」の削減と、リアルタイム対応、トラブルリスク対応で、大きく業務改善が進み、時間短縮（長時間労働の削減）にもつながりました。経営効果も大きいものでした。
ですが、内部監査である事業所へ行ったところ、私とほぼ同年代の職員数人が落ち込んでいる様子なのです。話を聞いてみると、「長年配達現場で頑張ってきたが、今回のタブレット導入で一気に自信がなくなった」「体力の不安だけでなくデジタル化へついていけない」「若い職員がすいすいと使っているのを見て教えてもらう側になるのが悔しい」等、デジタル化推進に置いてけぼりにあったのは明らかでした。デスクワーク中心でPC活用は当たり前の私にはちょっと驚きでした。導入時の研修はあったようですが、日常的に触れていない人間にとって途轍もなく難解に感じ、拒否感を持ってしまうようでした。

今回の行政レベルでのデジタル化はどうなんでしょう？いわゆる「デジタル難民」への配慮は出来ているのでしょうか？
NPOで働いていた時、多くの高齢者の方と接してみて、スマホやインターネットなどとは無縁という方が大半だったように思います。ただでさえ、行政手続きというのは難解なのに、それらがデジタル化されて「ネットで手続きしてください」などといわれると、本末転倒になりはしないでしょうか。そういう問題が置き去りにならないよう、住民サイドに判り易い改善改革が進むことを願います。

前置きが長くなりましたが、行政レベルでもデジタル化が進むなか、PCやスマホを日常的に使える様、自ら勉強するしかないと思います。このブログをご覧いただいている方は当然すでに利用できている方ばかりでしょうから心配ありませんが、あなたの身の回りに「デジタル難民」になりそうな方がいたら、お節介でも一言声掛けしてみて下さい。よろしければ、高島ライフ・サポートをご紹介いただければ幸いです。（宣伝でした、すみません。）