カテゴリー: エクセル活用

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先（利用者）の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表（エクセル）に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク（目印）も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印（フラグ）が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク（目印）が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。（インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動）
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード（あるいはエクセル）画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け（前述）実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更（縮小）、トリミング（カット）してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット）はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用（収益事業）で使用する時は注意です。

補足）ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

たくさんできるファイルデータ、どのように管理していますか？
たまに、デスクトップにやたらファイルが貼り付いている人がいるようですが、そういう人は多くの場合、フォルダーに、格納（保存）した後、何処にしまったか判らなくなって探す手間がかかるので止む無くそうしているように思います。もちろん、頻繁に使うからとか、作成途中だからとかという理由もあるのでしょうが・・・。
私も、内部監査に配属された当初は、仕掛中の書類をデスクトップに貼り付けていたことがありました。でも、あまり見た目が良くないし、多くなるとかえって探しにくい。それと、途中から、個人情報・機密情報保護のため、個人PCへデータ保管する事が禁止された事もあり、本部サーバーの深い所に保存する形になり、ますます書類データを探すのが大変になりました。
その時に取った方法として、「エクセルでデータ管理ファイルを作成」する事です。いわゆる「データベースのインデックス」をエクセルで作ったのです。インデックスですから、業務区分や対象・名称等の項目を立て、入力していきます。そして、そのセルに「リンク」をつけるのです。セルを指定して、右クリックすると、メニューの一番下に「ハイパーリンク」という項目が出てきます。ここをクリックすると、リンク先が開きますので目指すファイルを指定するだけで、リンクが完成します。元のファイル名やフォルダー名が変更されない限り、次からそのセルをクリックすると目指すべきファイルが開くというわけです。ファイルを探す時間が大幅に削減できますので試してみてください。（インデックスファイルを作る手間は掛かりますが、これをデスクトップに貼っておけばちょっと楽です）

NPOで働いていた時の事から・・・。
私のいたNPOは、住民ボランティアによるたすけあい活動、介護保険総合事業（生活支援）等を行っています。日々、生活の中の困りごとの相談やボランティア依頼、地域包括支援センターからの依頼等の電話が舞い込んできます。多い時は1日10件以上という事もありました。来訪者もあり、時間をかけて相談する事もありました。内容は様々ですし、依頼者・相談者も本人だけではなく、ご家族・親族・ご近所・民生委員・行政や介護事業所の専門職など様々です。これらの相談・依頼を正確に受け止め、ボランティアにつなぐ事が私の主要な業務でした。（もちろん、介護保険事業のサービス管理も大きなウエイトを占めていましたが）
就職したばかりのころは、それまでの手法（1件ずつ依頼書に手書きで記入しホワイトボードに掲示）で進めていましたが、さすがに、人の記憶には限界があり、コーディネートの際のミスも生まれやすいと感じました。手書きですから、書いた本人しか判らないような内容もありましたし、ボランティアさんに繋ぐときには清書していかなければならず手間が掛かりました。
そこで、依頼・相談をデータ化する事にしました。初めはワードで文書化しようと思いましたが、プロセス管理（依頼・調整・結果までの管理）を考え、エクセルにしました。日時・依頼者・地域・住所・電話番号・依頼内容等、より細かく分類し入力できる一覧表のフォーマットにし、調整や実施結果まで項目立てしてみました。こうして作ったデータは、エクセルの「検索機能」を使って、例えば、「依頼者名」での検索、「未了依頼」の抽出、「不足情報（空欄）」の抽出等がさっとできるので、依頼相談時の不足している情報の発見や調整の過程の記録把握、実施後のフォロー等も把握できるようになりました。何より、進捗状態が判るので、何を優先すべきかも明確になり、ミスも減りました。
情報管理・業務管理のツールとして、エクセルは強い味方です。（こうしたことに特化したアプリ・ソフトも出ているようですが、私は、自由度の高いエクセルを活用しています。）

生協で内部監査を行っていた時の事から。
内部監査はやたらたくさんの書類が必要な業務です。
監査計画書・個別監査計画書・予備調査依頼書・予備調査記録・本監査シナリオ・本監査記録・所見書・監査指摘事項改善要求書・指摘事項改善報告書・監査報告書、監査対象部署に発行する書類だけで10種類。これに付随して、現場写真記録・インタビュー記録等の詳細なものまで入れると倍近い文書が発生します。例えば、この文書類1種に1時間必要とすると、1部署に対して文書作成業務だけで20時間近く掛かってしまいます。私のいた生協は、対象部署が現業だけで70カ所、管理部門を入れると100カ所近くありましたから、書類作成だけで2000時間くらい必要な計算になり、年間労働時間の大半が文書作成ということになります。
とうてい、本来重要な現場への監査（実査）時間が取れなくなってしまい本末転倒となります。結果、文書類の作成時間を1分でも短くすることが監査業務の成果を上げる最初の命題になりました。

書類作成のプロセスを点検したところ、「監査目的」とか「所見」とか「指摘事項」とか、まったく同じ内容を引き継ぐ形になっていることが判りました。それに、作業プロセスは書類の順番に進んでいくことも判り、さっそく、エクセルで1部署10シートのフォーマットファイルを作成しました。そして、シートごとで同じ項目のセルを「代入」で繋いだのです。要するに1つの項目は一度の入力で済むようにしたわけです。これで作業は大幅に軽減でき、プロセスの進行も一目瞭然となりました。さらに、同じフォーマットを使用する事で、同部門（配送センターや店舗、福祉事業等）では1つの部門フォーマットファイルを作り、部署名と期日を変更する事で横並びに同じ監査手法を取る事もでき、監査対象によるブレを防止する事にもなりました。さらに、一度の入力ですから、プロセスを経ていく中で内容が欠落したり改変されたりするリスクが減り、より正確な監査結果を得ることができるようになりました。
大量の業務をこなしている方、長時間労働で悩んでいる方には、業務改善の手法の一つとしてエクセルを活用いただきたいと思います。

行政への申請書類を作成しようとした時、驚いたことがありました。HPから申請書類様式をダウンロードして開いてみると、ワード文書でフォーマットされているのが大半なのです。細かい数値を記入する欄が、単なる表もしくは、一ケタずつ記入する枠で作成されている事が多いのです。元の書類を作った行政マンはどのような意図で作成されたのか意味が判りません。エクセルとワードの知識があれば、記入する側に、より正確で合理的な申請書類ができるはずなのに・・・。「ハンコ廃止」の動きは進んでいますが、行政における電子データ活用についてもぜひ検討してもらいたいものです。

本論に戻しますが、ワード文書を作成する時、「表を挿入する」という作業は比較的多いと思います。その際、単なる「表作成」ではなく、「エクセル表の挿入」を使うと良いです。操作は、挿入したい場所にカーソルを移動して、挿入タブから「表（▼excel ワークシート)」をクリックすればできます。

エクセル表を活用するメリットは①入力の際、関数・数式・代入等が活用でき、シート内で計算処理ができ、入力作業が大幅に減る②縦横・セル数等の表の変更が容易③元データが作成されていれば、そことリンクしておくことで、基データの変更をそのままワード文書に反映できる・・など活用幅が広がり作業が合理的効率的にできます。これは、ワードだけでなくパワーポイントでも同じです。知らなかったという方は是非お試しください。

エクセルの作業で困ったことはありませんか？

  思うように入力ができない・・・大半の場合、そのファイルが自分が作ったものじゃないからです。他人が作ったファイルというのはなかなか使いづらい。

  前の職場でも、会員データ管理用のファイルがあり、1人20項目ほどの入力なのだが、パート職員の方は悪戦苦闘していました。
  私もそのファイルを見ましたが、列単位に大量の関数が入っていたり、書式が細かく設定されていたり、1カ所でも未入力があると次へ進まない。挙句の果て、DELETEして関数を消してしまうともう訳が判らない。
    こんな経験のある方、多いんじゃないでしょうか？

  こんな方は、まず、エクセルの基本部分（セル・行・列の設定）を知ることでぐっと解決に近づきます。
  

  余談ですが・・・
  先の会員データファイルを作った人は関数の知識が豊富だったのでしょうが、クエリーやピボットという機能は全く使用されていないため、不要な数式・関数を入れ込んでしまって、やたら重たいファイルになっていて、結果的に入力作業の妨げにもなっていました。
  基礎データと用途別データ（クエリー・LOOKUP等）、数量把握（ピボット）を有効に組み合わせれば、簡単な入力作業で済んで効率的なはずなのですが・・。
  入力作業を想定して（他人が使う事を）ファイルを作る事も大切ですよね。

スマホの普及で、パソコンの利用は減っていると聞きます。ネットで繋がり、必要な情報がすぐに見つかり、商品の購入や決済等、ほとんどの事がスマホでできる時代になりました。
家計簿とか健康管理等も専用アプリが普及して、もはやパソコンの時代ではないかもしれません。特に、ご家庭での利用は少なくなってくるのかもしれません。
でも、パソコンならではの機能もあるはずです。

リモートワークが広がる中で、自宅でパソコン作業は増えていきます。基本的な学習ですぐに使えるようになる人もいるでしょうが、まだまだ困っている人もいるはずです。
綺麗な企画書づくりのためにはパワーポイントの活用力が問われますし、報告書の作成ではワードの適切な使用が不可欠でしょう。データ管理ではエクセルの基本が判っていないと必要以上に時間が掛かります。
もちろん、パソコン教室に通ってきちんと勉強したいという方はぜひ基礎からしっかり学んでください。ただ、ある程度使えるけど、ちょっとしたことで困っているという方、是非、ご相談ください。