エクセルの活用⑬ピボットテーブル2⃣

ピボットテーブルの続きです。
テーブル作成画面で、基データのシートを選択し、ピボットテーブルレポートを配置するシートを選択し、OKをクリックすると、新しいシートが開きます。
右端に、ピボットテーブルのフィールド画面ができますので。そこから、集計表にしたい項目を選びます。
フィールドの項目は、元データの1行目の表題になっています。
添付の図は、自分で作った通帳記録ですが、行(縦軸)に適用(支払先)を配置し、列(横軸)に年・月を設定しました。そして、支払額の合計を値(Σ)とすると、月ごとの支払額合計が集計された表が完成するというわけです。

ピボットテーブルをうまく使うには、まず、基データからどのような結果を得たいかがはっきりしている事が大事です。
以前に、介護保険請求業務をやっていた時、国保連へ請求実績(点数)をまとめる事、利用者へ支払い請求すること、実施者へ給与支払いする事が求められましたので、ピボットテーブルも出したいものに合わせて作成していました。基データには、1つずつのサービス実績(日付・実施者・利用者・地域・時間・保険点数・請求金額・給与金額・交通費等)を入力していましたので、行(縦軸)に利用者名、列(横軸)に実施者名、値(Σ)には、請求額合計を入れると、利用者請求額(横の合計)と実施者給与(縦の合計)が算出されるというわけです。求められる値は、合計だけでなく、個数や平均など「フィールドの値設定}で変更可能ですし、一度作ってみて求める数値が違うと思う場合、何度でも変更できます。
また、一旦作っておくと、あとで、基データが修正(追加や削除・変更)があった場合には、〔データタブ⇒データ更新〕で再計算してくれますから安心です。保険請求作業をやっていた時、毎月のルーチンなので、フォーマットファイルを作成しておいて、月単位でファイルを作成していました。かなり合理的に正確に作業できました。
日常生活でこのような使い方をする場面は少ないかもしれませんが、仕事ではかなり役立つ機能です。使い慣れると、様々なデータ分析の入り口にはなります。

エクセルの活用⑫ピボットテーブル

エクセルはやはり表計算ソフトですから、本来の使い方をしっかり学ぶ必要はありますね。ただ、日常生活ではそれほど大変な表計算はありませんから、使う期間は少ないでしょう。
解説本では、たいてい「家計簿を作ってみよう」という項目があります。妻にその話をしたら一笑に付されてしまいました。今は、スマホのアプリでかなり便利なものがあって、レシートを撮るだけで良いんだそうです。それに、会計事務所じゃないんで、ざっくり使い道と収支が判ればいいから、エクセルで家計簿をつけるなんて時代遅れじゃない?と言われました。ざっくりというのが味噌なんでしょう。そこにちょっとした「へそくり」を作るコツがあるんでしょうね。
前置きが長くなりました。

エクセル活用で優れた機能の一つに「ピボットテーブル」があります。
ピボットテーブルとは、リスト形式で用意されたデータを任意の形式で分類し、集計する機能のことです。
簡単に考えるため、家計簿を例にとってみると、基データに、日付・支払先・品名・金額・用途の5項目があるとします。この基データから、例えば支払先別に何月にどれくらい購入したのかとか、月ごとに用途別にどれくらい使っているか、あるいは品名単位でどこで購入しているか等を計算する表を作る機能があるわけです。
だから何?と言われそうですが、とにかく、結果をより判り易くまとめる表が作れるという事です。
以前の仕事では、活動実績の分析のために、エクセルに日付・実施者・利用者・地域・時間・金閣・内容区分などの記録をまとめ、月別・人別・地区別・内容別の推移表をまとめていました。
また、介護保険事業もやっていて、保険請求事務(小規模事業所ため電子化できていない)にも活用し、国保連請求書や利用者・実施者(ヘルパー)の請求支払金額の確定、収支計算等に役立ちました。

手順は簡単。
初めは、「挿入タブ⇒おすすめピボットテーブル」をクリックしてみると良いでしょう。元データからできるピボットテーブルの例が表示されますから、それでいったんどういうものかを知ることができます。そのまま、気に入るものをクリックすれば別シートで集計表ができます。


自分なりに表を作りたいなら、「挿入タブ⇒ピボットテーブル」をクリック。
ピボットテーブルの作成ウインドウが開きますから、項目に従って指定してOK。新規ワークシートを選択していれば、シートが開いて、テーブル設定画面が開きます。


この先は次の機会にしましょう。

エクセルの活用⑪カレンダーづくり

以前の職場で毎月カレンダーを作るという業務がありました。
施設の利用予約を月末までに掲示する必要があったからです。パートの方がエクセルで丁寧に作られていました。ただ、その作業を見ていてちょっと残念に感じました。曜日と日付を一つ一つ入力しているからです。「・・いやいや・・テンプレートを使えば良いのに」、そうアドバイスしたかったのですが、彼女の真剣な表情を見ていたら、余計なお世話だなと思い言うのは止めました。

エクセルには、onlineテンプレートというのがあるのはすでに書かせてもらっています。新規作成でテンプレートを選んで・・というものですが、カレンダーテンプレートの良い処は、所定のセルに『年』を入れると、12か月の日・曜が全て入り、月ごとのシートになって印刷可能ということです。


一から作らなくても大幅に作業時間が短縮できます。もちろん、いくつか独自に修正することでオリジナルのものになります。
これを使えば、さっきのパートさんの様に、一つずつ入力するという手間はかけなくて済むわけですから、他のところに注力する時間ができます。
例えば、判り易い表示文字・イラストの挿入・季節に応じたイメージ画像などの貼り付けといった工夫がいくらでもできると思います。
時間は無限ではありませんから、作業の主目的を達成するためにどこで合理的に仕事をするか考え、こういう機能を使うことでより効果的な作業を行うと良いでしょう。
ちなみに、仕事ではなくても、家庭に一つくらい、オリジナルのカレンダーがあってもいいのではないかと思います。
エクセル・テンプレートを活用して、家族の写真とか誕生日・記念日などを入れ込んで、楽しいカレンダーを作ってみてはいかがでしょう。

エクセルの活用⑩自分手帳

年の瀬が近づいてくると、そろそろ手帳を買い替えなくちゃと思います。
以前の仕事では、様々な会議や打ち合わせが時間単位であったので、バーチカルタイプ(時間軸が下に向かうタイプ)の手帳が欲しくて探し回っていましたが、なかなかこれというものが見つかりませんでした。


見つかっても、使わないページがたくさんあったり、値段が高かったりで、満足のいくものは見つからなくて、結局、自分で作ることにしました。

仕事用ですから、朝は7時スタートで21時終了。見開きで1週間が見れるようにしたのです。初めは、B6(バイブルリーフ)サイズでしたが、途中でA5サイズに変更しました。
エクセルで表を作り、時間軸と枠線(実践と破線と点線の活用)で作りました。
ページの下にはメモ欄を作りました。


ワードでも出来ますが、エクセルの方が断然便利です。
理由の一つに、印刷方法があります。
エクセルで表を作成し、印刷画面に切り替え、印刷用紙の設定(A5)にして、「シートを1ページに印刷」を選択すると、イメージ上での収まり具合が判るからです。自宅のプリンターは片面印刷しかできませんので、見開きの右ページと左ページを別シートで作って、印刷後に合わせる方法にしました。(印刷用紙は100均で売っています)
ここから派生して、プロジェクト記録とかToDoリストとか作りました。バインドノートでまとめればオリジナル手帳の完成です。


今では、ネットで「手帳」と検索すると様々なリフィルタイプのものがダウンロードできますので、手軽にと思われれば、それを使うのも一つの方法ですが、自分の仕事の特性に合わせてちょっとした工夫を入れようとするとやはり他人が作った物は使いづらさは否めません。手帳が手放せないという方、今の手帳に不満があるという方、一度、オリジナル手帳を作ることにチャレンジしてみてはどうでしょうか?

ただ、これも、今は余りやらなくなってしまいました。
スマホを持ったことで、スケジュール管理とかメモはそちらでできるようになりましたし、記録類もほとんどがPCデータで作った方が楽になったためです。
でも、紙に書くというのは脳の活性化・記憶力の維持には重要だそうなので、やはり手帳の一つも持っておかないといけないかもしれませんね。・・・

エクセルの活用⑨条件付き書式

「ぱっと見てすぐに判るようにしたい」
大量なデータの入った表を見ると、何処がどうなのか判りにくいことがあります。
例えば、300人くらいの会員さんがいるようなところで会員リストを作成して、成績の良し悪しを見たいと思った時、成績結果の数値が並んでいるだけでは判りにくいですよね。そんな場合、使えるのが「スタイル」です。

ホームタブのメニューにたいていあると思います。これは、セル単位であるルールに沿って色付け・文字分けなどができる(スタイルを設定)機能です。


使い方としては、
1、表現したい領域(例えば、成績数値の入っているセル・列)を指定。
2、「条件付き書式」▼をクリック。
3.表現したい方法(強調・上位下位・データバー・カラースケール・アイコン等)を選択し,▶をクリック。
4.さらに詳細を指定。
以上で設定できます。
表を作成する前でも、あとでも設定できます。

あらかじめ設定されているスタイルも有効ですが、私は、「条件付き書式」を使っていました。これを使うと、指定した条件でセルの色や記号で表現する事ができるのです。例えば、先の会員データなら、平均値以上と以下を色分けできますし、成績の低い者から高い者までグラデーションで表現する事もできます。あるいは、グラフの様に見せる事も可能なのです。そして、それらを組み合わせて使う事もできます。平均値の以上・以下とか、合格不合格と行った事も一目瞭然です。会員データで、例えば、会費未納の人だけ赤く表現するというのも簡単です。
ただ、データを表に収めるだけでなく、より見やすく理解しやすい表現で見せる事ができるのも表計算ソフトならではの機能だと思います。
以前の職場で、3000人近くの人を対象にしたアンケート調査があり、それを、70カ所近くの事業所単位にまとめて報告する機会がありました。最終結果の数値は100点満点で何点かを示すものなのですが、ただ数字が並んでいるだけでは判りにくいため、この機能を使って色付けしました。低いところは赤く、高い所は青く表現すると、その事業所・その部門が成績が悪いかすぐに判ります。そういう見せ方が必要な場面があればぜひ使ってみてください。

ちょっと捻った使い方として、例えば、スケジュール表の特定の予定がある箇所だけを強調する方法にも、これは使えます。
要領として1.2の手順は同様ですが、3で「強調」を選択、次に「文字列」を選択します。すると窓が開きます。

左に文字列を指定します。その列で強調したい文字列、例えば、「ミーティング」と居れる、左のところは強調したい色を指定できます。特定の文字列が入ったセルだけを強調できて便利です。これは幾つか組み合わせて使えます。

エクセルの活用⑧関数

エクセルは、「表計算ソフト」が本来の役割です。私も最初は、ほとんど数値管理の機能だけを使っていました。
10年以上前になりますが、経営管理の職務についていたので、決算書類の分析が専らの仕事でした。その頃は、収支分析とか投資効果とか、経営指標の計算に使う事ばかりでした。それはそれで、損益計算書だけでは見えてこない経営状態の数値化や予測を引き出し、今後取るべき経営政策の提言ができることは組織にとって重要な役割でした。
大きな組織でしたから、経理業務は外注で専用ソフトが開発され、全ての部門・部署で運用できる立派なものでした。ただ、そのソフトからは、経営に必要なものは見えません。経営は、資産・収支の推移分析を行い、より有効な施策を打っていくことです。静態と動態の両面で吟味することが重要で、エクセルは個々の数値を入力して、計算して行くうえで欠かせないものでした。
その時に最も使った機能は、「関数」でした。


最大・最小・平均はもちろん、個別の数値の変化に係数・数式を入れていくことがほとんどの作業でした。
ただ、エクセルにあらかじめ組み込まれている関数は、もっともっと幅広く、私の業務範囲では使い切る事はありませんでした。もっともっと高度な業務や、専門職の皆さんは使い込んでいらっしゃると思います。
ただ、私が使っていて判ったことは、「求めたい数値(結果)は何か」、「どうすればすればそれを導き出せるか」を理解していないと使えないという事です。
それこそが専門職・プロのスキルなのだと思います。

日常使いでは、そんなに高度な関数は使いません。
ただ、例えば、名前の読み仮名を表記する【=PHONETIC(文字列)】とか、住所録の都道府県名だけを抜き出す【=LEFT(検索文字列,抽出したい文字数)】とか、誕生日から年齢を割り出す【=TODAY()】とか、西暦と和暦の変換(これは関数ではありませんね)とか、残りの日数とかではないでしょうか?
「数式タブ」をクリックすると「fx関数の挿入」のボタンに続いて、多様な数式が出ています。文字列操作、日付/時刻、検索/行列といったボタンをクリックしてみてください。
多様な関数(数式)があり、単なる表ではない機能が広がってくるはずです。
ネット検索すると、使い方が細かく解説されているサイトが多数あります。必要に応じて、少しずつ理解できればいいでしょう。何しろ、関数は400を超えるほどあり、それをすべて理解する必要はありませんので・・。

エクセルの活用⑦図形編集

今回は、「図形の編集」です。
丸や四角、矢印、吹き出し、テキストボックス等、多様な図形を文書や表の中に取り入れる作業は、パソコンならではの作業です。
前日、「ボタン」リンクの作業管理について述べましたが、せっかくですから、見た目にもちょっとこだわってみたいと思います。これは、ワードとも共通ですから、覚えておくと良いでしょう。

今回は、エクセルで解説します。
図形の挿入は、「挿入」タブから、「図形」をクリックし、開いた一覧から選択して、セルに挿入できます。


編集は、図形をダブルクリックすると、「描画ツール:書式」が上部リボンで開きます。


そこには、図形を編集するためのツールが並んでいますので、図形の枠線や色、形などを選択できます。
手っ取り早いのは、図形のスタイルを選択した後、「効果」をクリックすると、いろんなボタンの形(立体・影付き等)が出てきますので、そこから選択すれば、かなり面白いボタンになってくれます。


平面的な図形より、立体的な図形の方が、ボタン(スイッチ)らしくて面白いので、私はほとんど立体のものにしていました。また、作業の頻度や重要度で色やテキスト字体も変えていました。拘り過ぎるとこてこてになってしまいますので注意ですが・・・。

より高度な方法としては、その図形の上に、画像(イラスト)を配置して、グルーピングすると、スマホなどのアプリ表示に近いものもできます。
あるいは、すでにあるアプリキーの画像をコピーするというのも一つの方法ですが、そこまでこだわらなくても良いでしょう。オリジナルのボタンを作って、自分だけで愉しんでみるのも良いでしょう。

ただ、この作業は、あくまで作業を効率的にするための「作業メニュー」シート作成のプロセスですから、ここに時間をかけるのは本末転倒ですよね。

エクセルの活用⑥

最近始めた事の一つをご紹介します。幅広い業務をこなさなければならない方への一助となれば幸いです。
アクセスを使っていた時、「ボタン」をクリックすると必要な作業画面が開くのが気持ちよかった事を思い出して、エクセルで作ってみました。


要領は簡単です。
1枚のワークシートを「業務管理」と名前付けし、自分の業務をいくつか領域に分けて、それそれをセルに設定します。そこに、「挿入」タブから図形を選択し挿入します。四角くても、長丸でも何でもいいので、気に入った図形をセルに配置し、それをボタンに見立てます。そこに、表題をテキスト編集で入れ込みます。
例えば、「日次業務記録」としたら、それに、「右クリック:ハイパーリンク」で、該当するエクセルやワードのファイルをリンク付けします。
こうすると、そのボタンをクリックすると、該当するファイルが起動して開くというわけです。
以前に掲載した「インデックス」と要領は同じですが、この「ボタン」リンクは、例えば、フェイスブックとかホームページを開くという事にも使えますから、いちいち、windowsメニューを開いたり、デスクトップのショートカットを開くことも必要なくなります。
常に、この「業務管理」ワークシートを開いていれば、良いわけです。
マクロ(作業プロセスの指示)を組む知識があれば、さらに高度な作業をボタン一つで行う事もできるようになるのですが、私はマクロの知識は余りないので・・すみません・・・勉強します。


前の職場では、電話相談や介護保険事業の管理、予算管理、支払処理、請求事務等々、いろんな業務が、突然、舞い込んでくる状態でしたので、このワークシートを開いておいて、該当するボタンをクリックして必要な記録やファイルをさっと開いて、迅速に作業を行うようにしていました。コールセンターなどは、こういうシステムが組まれていて、オペレーターさんは、インカムで話をしながら、顧客情報とか製品情報を開いて、対応していると聞いています。それほど大掛かりなシステムではなく、個人的に使うものをさっと取り出せるようにしておくのは仕事の効率の面ではかなり良いと思います。
ルーチンワークが多い方は、これがあると手順忘れも防止できるかもしれません。
それに、何だか、PCを使いこなして仕事をしている気分になってちょっと楽しい?ですよ。補足ですが、ボタン(図形)は、装飾が可能です。それは次回にします。

エクセルの活用⑤業務引き継ぎの改善

エクセルを使って業務改善。
内部監査である部署の監査をした時の事です。
そこは、午前・午後・夜の3部制で業務をしており、パート数名がシフトを組んでいました。そのため、1日2回の業務引き継ぎを行っているのですが、時間をかけている割に、顧客対応でのミスが散見されました。管理者も営業時間全て在籍しているわけではなく、他の兼務のため不在の時間が多い事も一つの要因だとは思いましたが、何より、引継の仕方に問題があると判断できました。


引き継ぎは、交代時に口頭で行われていました。それぞれ、メモを取っているようですが全てではありませんでした。また、内容は管理者には伝わっていません。聞き逃したり、メモを間違えたりすればミスは当然起こります。
最初は「業務日報作成」を提案しましたが、あまり変わらない、むしろ日報作成に時間をかけてしまって勤務時間の超過が問題になりました。
そこで、業務記録をデータ化する事を提案しました。


エクセルの活用③でお知らせしていますが、様々な業務を都度記録するエクセルシートを作成し、サーバーに保管することにしました。
そんなに難しいものではなく、日時、業務の種類、担当、内容、対応区分の記録をする程度です。今回の目的は「引継」ですから、その業務が完了していれば「対応区分」は終了とし、途中のものは「未了」としておくのです。こうする事で、次のシフト担当がそれを見て、未了部分を引き継ぐ事が判ります。初めにきちんと入力されていれば、漏れは防げます。
また、当然、その日で完結しないものもあるでしょうから、時々、過去のものも「未了」を抽出して点検できます。
また、管理者も同じものを見ることができるので、気になる事を確認したり、必要な指示もできるわけです。
また、エクセルで作成しておくと、ピボットテーブルを使用して、日・週・月単位での業務内容の分析もできます。
業務の進捗管理のプラットホームとして活用できるわけです。
その後、生協全体で、イントラネットが完備し、システム内に業務記録や報告用のプラットホームが出来たので、この方法は不要になりましたが、部署固有のものあれば、十分使えると思います。
小規模でPC環境がある程度できている所では、エクセルによる業務管理活用を考えてみてはどうでしょうか?ネット検索すると「業務引継」に関して、多様な引継書フォーマットやシステムが紹介されています。googleによる共有スケジュール管理なども活用する事もできると思います。
業務引き継ぎを「紙ベース」「口頭」で行っているのであれば、是非、お試しください。

ワードの活用⑫地図の挿入

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先(利用者)の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表(エクセル)に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク(目印)も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印(フラグ)が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク(目印)が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。(インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動)
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード(あるいはエクセル)画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け(前述)実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更(縮小)、トリミング(カット)してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット)はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用(収益事業)で使用する時は注意です。

補足)ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

エクセルでのスクリーンショット
(挿入タブからできます)
ワードでのスクリーンショット