高島ライフ・サポート　ブログ

これは好みの問題ですが・・・。
以前の仕事では、方針書やプロジェクト企画書など、大量の資料を戴くことがありました。一応、それぞれの資料には、組織としての取り決めルール（大きさ・フォント・ポイント・行数・時数など）があり、概ねそれに沿って作成しているのですが、途轍もなく読みづらいことがありました。

要因はいくつもありますが、一つには、書式・様式の問題があります。例えば、改ページの設定です。一つの内容（項目）の文章がページを跨っていたり、見出しがページの下の方にあって次ページからいきなり文章が始まっていたり・・・。小説の様に、文章が長々と続いているのなら良いんでしょうが、要点を簡潔に述べ相手に理解を得るには、読みやすさは重要なポイントです。
せめて、見出しがページの最後に来るような事のないように、作成の際に全体のバランスを見る事は必須でしょう。
「挿入⇒改ページ」を効果的に使って読みやすい文書を作りましょう。その上で、「表示タブ」で1ページもしくは複数ページの表示を選んで、ページごとのバランスを見るようにすると、体裁の良い資料になるはずです。

また、見出しも重要です。「ホームタブ」の「段落」機能を使って、体裁の揃った文書を作るのは基本です。数字や記号・1段落とし等とともに、スタイル（字体・フォント）機能も使えばさらに見やすくなるはずです。(スタイル機能は次回に解説します）
…締め切りに追われてそんな手間をかけてられないという声も聞こえますが、結局、提出した文書の内容は良いのに読みづらい事で評価が下がってしまうのであれば、このひと手間は有効なのではないでしょうか？

行政での「脱ハンコ」の動きとともに、デジタル化が進行しています。歓迎すべきことなのでしょうが、ふと思い出したことがありました。
7年くらい前、生協の内部監査をしていた頃、配達事業のデジタル化が一気に進みました。配達員（職員）全員にタブレット端末を携帯させるものでした。配達の際に、注文の追加や訂正、GPSで所在の確認、トラブルの報告等々、組合員対応における報連相・業務管理を行うシステムが導入されたのです。大幅な「紙」の削減と、リアルタイム対応、トラブルリスク対応で、大きく業務改善が進み、時間短縮（長時間労働の削減）にもつながりました。経営効果も大きいものでした。
ですが、内部監査である事業所へ行ったところ、私とほぼ同年代の職員数人が落ち込んでいる様子なのです。話を聞いてみると、「長年配達現場で頑張ってきたが、今回のタブレット導入で一気に自信がなくなった」「体力の不安だけでなくデジタル化へついていけない」「若い職員がすいすいと使っているのを見て教えてもらう側になるのが悔しい」等、デジタル化推進に置いてけぼりにあったのは明らかでした。デスクワーク中心でPC活用は当たり前の私にはちょっと驚きでした。導入時の研修はあったようですが、日常的に触れていない人間にとって途轍もなく難解に感じ、拒否感を持ってしまうようでした。

今回の行政レベルでのデジタル化はどうなんでしょう？いわゆる「デジタル難民」への配慮は出来ているのでしょうか？
NPOで働いていた時、多くの高齢者の方と接してみて、スマホやインターネットなどとは無縁という方が大半だったように思います。ただでさえ、行政手続きというのは難解なのに、それらがデジタル化されて「ネットで手続きしてください」などといわれると、本末転倒になりはしないでしょうか。そういう問題が置き去りにならないよう、住民サイドに判り易い改善改革が進むことを願います。

前置きが長くなりましたが、行政レベルでもデジタル化が進むなか、PCやスマホを日常的に使える様、自ら勉強するしかないと思います。このブログをご覧いただいている方は当然すでに利用できている方ばかりでしょうから心配ありませんが、あなたの身の回りに「デジタル難民」になりそうな方がいたら、お節介でも一言声掛けしてみて下さい。よろしければ、高島ライフ・サポートをご紹介いただければ幸いです。（宣伝でした、すみません。）

ワードの活用①の記事にコメントがありましたので、少し、付け足しです。
最近は、ネットで簡単に申し込める「印刷屋さん」があります。原稿を作って入稿すると短時間で仕上がって手に入ります。大量に印刷されるような場合活用すると便利ですね。ただ、会社によっては、原稿入稿ルールがあって、ワードで作ったままでは駄目というところもあります。多くのところで「PDF変換」を求めています。もちろん、有名なところ（会社）では、チェック機能があったり、利用者自身がWeb上でデザインできるようになっていたり、様々な方法が紹介されていて、ワードで作るより便利というところもありますので、そういうところを選んで作成するのも一つの選択肢だと思います。
ただ、外部印刷するのでなくても、一旦作成したものをデータ保存する場合や他の人の印刷を依頼する場合、基データの配置が壊れたり、改ざんされないよう、一旦PDFファイルで保存する事をお勧めします。
手順は2種類。一つは、「名前を付けて保存」で、保存するフォルダーを指定したら、次に、ファイル名、そしてその下にある「ファイルの種類」で「PDF」を選択して保存します。
もう一つは、「印刷」から「プリンター」の▼で「CubePDF」か「microsoftprinter to PDF」のいずれを選んで印刷データにしてしまう事です。いずれも、PDFの拡張子がついたデータになります。

PDFの編集（あとで修正）には、通常、「Adobe Acrobat Pro DC(有料）」が必要になりますので、購入されると、より快適かもしれません。一部、無料ソフトもあるようですが、私は使った事はありません。
ポスターやチラシの作成が目的ですので、大量印刷する場合は、自分が作ったデータが使える「印刷屋さん」を探して依頼できればいいわけですから。ちなみに、だいたいどこも、PDF入稿でしたが、一部、ワードやエクセル・パワーポイントでも入稿可能なところはあります。細かい指定があったり、仕上がってミスが見つかっても自己責任になる所も多いので、自分に合った業者をネットで探してみてくださいね。

(※PDFとは文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト（配置）したページの状態を保存するためのファイル形式の名前。Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の頭文字を取ったもの）

たくさんできるファイルデータ、どのように管理していますか？
たまに、デスクトップにやたらファイルが貼り付いている人がいるようですが、そういう人は多くの場合、フォルダーに、格納（保存）した後、何処にしまったか判らなくなって探す手間がかかるので止む無くそうしているように思います。もちろん、頻繁に使うからとか、作成途中だからとかという理由もあるのでしょうが・・・。
私も、内部監査に配属された当初は、仕掛中の書類をデスクトップに貼り付けていたことがありました。でも、あまり見た目が良くないし、多くなるとかえって探しにくい。それと、途中から、個人情報・機密情報保護のため、個人PCへデータ保管する事が禁止された事もあり、本部サーバーの深い所に保存する形になり、ますます書類データを探すのが大変になりました。
その時に取った方法として、「エクセルでデータ管理ファイルを作成」する事です。いわゆる「データベースのインデックス」をエクセルで作ったのです。インデックスですから、業務区分や対象・名称等の項目を立て、入力していきます。そして、そのセルに「リンク」をつけるのです。セルを指定して、右クリックすると、メニューの一番下に「ハイパーリンク」という項目が出てきます。ここをクリックすると、リンク先が開きますので目指すファイルを指定するだけで、リンクが完成します。元のファイル名やフォルダー名が変更されない限り、次からそのセルをクリックすると目指すべきファイルが開くというわけです。ファイルを探す時間が大幅に削減できますので試してみてください。（インデックスファイルを作る手間は掛かりますが、これをデスクトップに貼っておけばちょっと楽です）

NPOで働いていた時の事から・・・。
私のいたNPOは、住民ボランティアによるたすけあい活動、介護保険総合事業（生活支援）等を行っています。日々、生活の中の困りごとの相談やボランティア依頼、地域包括支援センターからの依頼等の電話が舞い込んできます。多い時は1日10件以上という事もありました。来訪者もあり、時間をかけて相談する事もありました。内容は様々ですし、依頼者・相談者も本人だけではなく、ご家族・親族・ご近所・民生委員・行政や介護事業所の専門職など様々です。これらの相談・依頼を正確に受け止め、ボランティアにつなぐ事が私の主要な業務でした。（もちろん、介護保険事業のサービス管理も大きなウエイトを占めていましたが）
就職したばかりのころは、それまでの手法（1件ずつ依頼書に手書きで記入しホワイトボードに掲示）で進めていましたが、さすがに、人の記憶には限界があり、コーディネートの際のミスも生まれやすいと感じました。手書きですから、書いた本人しか判らないような内容もありましたし、ボランティアさんに繋ぐときには清書していかなければならず手間が掛かりました。
そこで、依頼・相談をデータ化する事にしました。初めはワードで文書化しようと思いましたが、プロセス管理（依頼・調整・結果までの管理）を考え、エクセルにしました。日時・依頼者・地域・住所・電話番号・依頼内容等、より細かく分類し入力できる一覧表のフォーマットにし、調整や実施結果まで項目立てしてみました。こうして作ったデータは、エクセルの「検索機能」を使って、例えば、「依頼者名」での検索、「未了依頼」の抽出、「不足情報（空欄）」の抽出等がさっとできるので、依頼相談時の不足している情報の発見や調整の過程の記録把握、実施後のフォロー等も把握できるようになりました。何より、進捗状態が判るので、何を優先すべきかも明確になり、ミスも減りました。
情報管理・業務管理のツールとして、エクセルは強い味方です。（こうしたことに特化したアプリ・ソフトも出ているようですが、私は、自由度の高いエクセルを活用しています。）

生協で内部監査を行っていた時の事から。
内部監査はやたらたくさんの書類が必要な業務です。
監査計画書・個別監査計画書・予備調査依頼書・予備調査記録・本監査シナリオ・本監査記録・所見書・監査指摘事項改善要求書・指摘事項改善報告書・監査報告書、監査対象部署に発行する書類だけで10種類。これに付随して、現場写真記録・インタビュー記録等の詳細なものまで入れると倍近い文書が発生します。例えば、この文書類1種に1時間必要とすると、1部署に対して文書作成業務だけで20時間近く掛かってしまいます。私のいた生協は、対象部署が現業だけで70カ所、管理部門を入れると100カ所近くありましたから、書類作成だけで2000時間くらい必要な計算になり、年間労働時間の大半が文書作成ということになります。
とうてい、本来重要な現場への監査（実査）時間が取れなくなってしまい本末転倒となります。結果、文書類の作成時間を1分でも短くすることが監査業務の成果を上げる最初の命題になりました。

書類作成のプロセスを点検したところ、「監査目的」とか「所見」とか「指摘事項」とか、まったく同じ内容を引き継ぐ形になっていることが判りました。それに、作業プロセスは書類の順番に進んでいくことも判り、さっそく、エクセルで1部署10シートのフォーマットファイルを作成しました。そして、シートごとで同じ項目のセルを「代入」で繋いだのです。要するに1つの項目は一度の入力で済むようにしたわけです。これで作業は大幅に軽減でき、プロセスの進行も一目瞭然となりました。さらに、同じフォーマットを使用する事で、同部門（配送センターや店舗、福祉事業等）では1つの部門フォーマットファイルを作り、部署名と期日を変更する事で横並びに同じ監査手法を取る事もでき、監査対象によるブレを防止する事にもなりました。さらに、一度の入力ですから、プロセスを経ていく中で内容が欠落したり改変されたりするリスクが減り、より正確な監査結果を得ることができるようになりました。
大量の業務をこなしている方、長時間労働で悩んでいる方には、業務改善の手法の一つとしてエクセルを活用いただきたいと思います。

行政への申請書類を作成しようとした時、驚いたことがありました。HPから申請書類様式をダウンロードして開いてみると、ワード文書でフォーマットされているのが大半なのです。細かい数値を記入する欄が、単なる表もしくは、一ケタずつ記入する枠で作成されている事が多いのです。元の書類を作った行政マンはどのような意図で作成されたのか意味が判りません。エクセルとワードの知識があれば、記入する側に、より正確で合理的な申請書類ができるはずなのに・・・。「ハンコ廃止」の動きは進んでいますが、行政における電子データ活用についてもぜひ検討してもらいたいものです。

本論に戻しますが、ワード文書を作成する時、「表を挿入する」という作業は比較的多いと思います。その際、単なる「表作成」ではなく、「エクセル表の挿入」を使うと良いです。操作は、挿入したい場所にカーソルを移動して、挿入タブから「表（▼excel ワークシート)」をクリックすればできます。

エクセル表を活用するメリットは①入力の際、関数・数式・代入等が活用でき、シート内で計算処理ができ、入力作業が大幅に減る②縦横・セル数等の表の変更が容易③元データが作成されていれば、そことリンクしておくことで、基データの変更をそのままワード文書に反映できる・・など活用幅が広がり作業が合理的効率的にできます。これは、ワードだけでなくパワーポイントでも同じです。知らなかったという方は是非お試しください。

今、パワーポイントを使ってあるプロジェクト（そんなたいそうなものではありませんが）のアイデアをまとめています。本来、パワーポイントはプレゼン用のソフトですが、私は、アイデアを整理するツールとして活用しています。気に入っているのは、表示を「標準」から「アウトライン表示」に切り替えワードの様にアイデアを箇条書きでどんどん記入していき、整理しながらスライドに形作れるところです。要点を箇条書きで記入して、必要な図表た写真・イラスト・関連図・動画などを後で挿入したり、ネットから引用したり、アニメーション効果をつけ足したりして、内容や表現をどんどん変えていけるところです。デザイン全体やスライド単位でイメージを変更できます。ただ難点が一つ、出来栄えに拘り過ぎるといつまでも完成しないことですね。