高島ライフ・サポート ブログ

エクセルの活用②

生協で内部監査を行っていた時の事から。
内部監査はやたらたくさんの書類が必要な業務です。
監査計画書・個別監査計画書・予備調査依頼書・予備調査記録・本監査シナリオ・本監査記録・所見書・監査指摘事項改善要求書・指摘事項改善報告書・監査報告書、監査対象部署に発行する書類だけで10種類。これに付随して、現場写真記録・インタビュー記録等の詳細なものまで入れると倍近い文書が発生します。例えば、この文書類1種に1時間必要とすると、1部署に対して文書作成業務だけで20時間近く掛かってしまいます。私のいた生協は、対象部署が現業だけで70カ所、管理部門を入れると100カ所近くありましたから、書類作成だけで2000時間くらい必要な計算になり、年間労働時間の大半が文書作成ということになります。
とうてい、本来重要な現場への監査(実査)時間が取れなくなってしまい本末転倒となります。結果、文書類の作成時間を1分でも短くすることが監査業務の成果を上げる最初の命題になりました。


書類作成のプロセスを点検したところ、「監査目的」とか「所見」とか「指摘事項」とか、まったく同じ内容を引き継ぐ形になっていることが判りました。それに、作業プロセスは書類の順番に進んでいくことも判り、さっそく、エクセルで1部署10シートのフォーマットファイルを作成しました。そして、シートごとで同じ項目のセルを「代入」で繋いだのです。要するに1つの項目は一度の入力で済むようにしたわけです。これで作業は大幅に軽減でき、プロセスの進行も一目瞭然となりました。さらに、同じフォーマットを使用する事で、同部門(配送センターや店舗、福祉事業等)では1つの部門フォーマットファイルを作り、部署名と期日を変更する事で横並びに同じ監査手法を取る事もでき、監査対象によるブレを防止する事にもなりました。さらに、一度の入力ですから、プロセスを経ていく中で内容が欠落したり改変されたりするリスクが減り、より正確な監査結果を得ることができるようになりました。
大量の業務をこなしている方、長時間労働で悩んでいる方には、業務改善の手法の一つとしてエクセルを活用いただきたいと思います。

エクセルの活用①

行政への申請書類を作成しようとした時、驚いたことがありました。HPから申請書類様式をダウンロードして開いてみると、ワード文書でフォーマットされているのが大半なのです。細かい数値を記入する欄が、単なる表もしくは、一ケタずつ記入する枠で作成されている事が多いのです。元の書類を作った行政マンはどのような意図で作成されたのか意味が判りません。エクセルとワードの知識があれば、記入する側に、より正確で合理的な申請書類ができるはずなのに・・・。「ハンコ廃止」の動きは進んでいますが、行政における電子データ活用についてもぜひ検討してもらいたいものです。

本論に戻しますが、ワード文書を作成する時、「表を挿入する」という作業は比較的多いと思います。その際、単なる「表作成」ではなく、「エクセル表の挿入」を使うと良いです。操作は、挿入したい場所にカーソルを移動して、挿入タブから「表(▼excel ワークシート)」をクリックすればできます。

エクセル表を活用するメリットは①入力の際、関数・数式・代入等が活用でき、シート内で計算処理ができ、入力作業が大幅に減る②縦横・セル数等の表の変更が容易③元データが作成されていれば、そことリンクしておくことで、基データの変更をそのままワード文書に反映できる・・など活用幅が広がり作業が合理的効率的にできます。これは、ワードだけでなくパワーポイントでも同じです。知らなかったという方は是非お試しください。

パワーポイントを活用しませんか?

今、パワーポイントを使ってあるプロジェクト(そんなたいそうなものではありませんが)のアイデアをまとめています。本来、パワーポイントはプレゼン用のソフトですが、私は、アイデアを整理するツールとして活用しています。気に入っているのは、表示を「標準」から「アウトライン表示」に切り替えワードの様にアイデアを箇条書きでどんどん記入していき、整理しながらスライドに形作れるところです。要点を箇条書きで記入して、必要な図表た写真・イラスト・関連図・動画などを後で挿入したり、ネットから引用したり、アニメーション効果をつけ足したりして、内容や表現をどんどん変えていけるところです。デザイン全体やスライド単位でイメージを変更できます。ただ難点が一つ、出来栄えに拘り過ぎるといつまでも完成しないことですね。

ワード作業のお手伝い

以前の職場で、10ページほどの料理レシピのコピーを頼まれました。
それは、手作りで、何度もコピーしあちこち歪んだものになっていて、読みづらいものでした。「作り直したらどうですか?」とお尋ねしましたが、ご本人は難色。パソコンが苦手で時間が掛かるからとの理由。
ざっと見て、1時間ほどあればできると思ったので、仕事の合間に作業。
枠を設定し、字体を揃え、元の資料から「写真(絵)」を読み取って差し込み、体裁を整えました。せっかくなので、手元にあった古いUSBメモリーにデータを保存しお渡ししました。
数日経って、その方の友人もお見えになり、事業案内(チラシ)の修正の依頼も受けました。かなりご苦労して作成されているのですが、文章はほぼベタ打ち。字体は全て書院体で10.5ポイント(初期設定のまま)。アピールポイントもはっきりしないものだったので、手直しをしました。20分程度ですっかり見違えるほどのものになりました。


こんなお手伝いなら、もっとさせていただければと思います。できれば、手直し作業をしながら一緒にワードの機能を勉強できれば、次からはご自身で作業できるでしょうし、もっと自分らしいものが作成できるはずですよね。

エクセル作業で困ったら・・・

エクセルの作業で困ったことはありませんか?

  思うように入力ができない・・・大半の場合、そのファイルが自分が作ったものじゃないからです。他人が作ったファイルというのはなかなか使いづらい。

  前の職場でも、会員データ管理用のファイルがあり、1人20項目ほどの入力なのだが、パート職員の方は悪戦苦闘していました。
  私もそのファイルを見ましたが、列単位に大量の関数が入っていたり、書式が細かく設定されていたり、1カ所でも未入力があると次へ進まない。挙句の果て、DELETEして関数を消してしまうともう訳が判らない。
    こんな経験のある方、多いんじゃないでしょうか?

  こんな方は、まず、エクセルの基本部分(セル・行・列の設定)を知ることでぐっと解決に近づきます。
  


  余談ですが・・・
  先の会員データファイルを作った人は関数の知識が豊富だったのでしょうが、クエリーやピボットという機能は全く使用されていないため、不要な数式・関数を入れ込んでしまって、やたら重たいファイルになっていて、結果的に入力作業の妨げにもなっていました。
  基礎データと用途別データ(クエリー・LOOKUP等)、数量把握(ピボット)を有効に組み合わせれば、簡単な入力作業で済んで効率的なはずなのですが・・。
  入力作業を想定して(他人が使う事を)ファイルを作る事も大切ですよね。

ワード・エクセルの活用

スマホの普及で、パソコンの利用は減っていると聞きます。ネットで繋がり、必要な情報がすぐに見つかり、商品の購入や決済等、ほとんどの事がスマホでできる時代になりました。
家計簿とか健康管理等も専用アプリが普及して、もはやパソコンの時代ではないかもしれません。特に、ご家庭での利用は少なくなってくるのかもしれません。
でも、パソコンならではの機能もあるはずです。


リモートワークが広がる中で、自宅でパソコン作業は増えていきます。基本的な学習ですぐに使えるようになる人もいるでしょうが、まだまだ困っている人もいるはずです。
綺麗な企画書づくりのためにはパワーポイントの活用力が問われますし、報告書の作成ではワードの適切な使用が不可欠でしょう。データ管理ではエクセルの基本が判っていないと必要以上に時間が掛かります。
もちろん、パソコン教室に通ってきちんと勉強したいという方はぜひ基礎からしっかり学んでください。ただ、ある程度使えるけど、ちょっとしたことで困っているという方、是非、ご相談ください。

仕事で欠かせないものに

windows3.1の時代から、バージョンアップが進み、今、windows10を使っています。同時にワードやエクセル(マクロソフト・オフィス)もバージョンアップを続けています。
ワードの活用は、はじめは単なる提出書類の作成の範囲でしたが、表やグラフ、画像を入れた資料や論文づくり、差し込み印刷で案内状の作成、年賀状作り等々、とにかく、幅広く活用できるようになりました。最近では、市民活動のボランティアで、ポスター作製もしていました。
エクセルも、表計算はもちろん、様々なデータ管理に活用できるようになりました。私の場合、エクセルでスケジュールや業務記録の管理、顧客管理に活用してきました。以前、内部監査部門に居た時は、監査記録を全てエクセルに落とし込んで、多様な監査書類を一つのファイルに統合して管理することで随分、業務改善・効率化できるようになりました。プライベートでは、資産管理(たいしてありませんが・・)やライブラリーリスト、住所録なども作っています。

パソコンとの出会い

初めて本格的なパソコンを触ったのは、1990年。当時、富士通のFMVが販売されていて、何だかそのフォルムに惹かれて購入しました。もちろん、仕事では、オフィスコンピューターは使っていましたが、パーソナルコンピューターはこれが最初でした。メモリーも小さく、インターネット接続もままならない機種でしたが、自分でソフト(アプリ)をインストールしたり、プリンターと接続したり、もちろんゲームも。

当時は、ワードプロセッサーが主流の中で、ワープロとは比較にならない自由さがあるジャストシステムの「一太郎」は魅力的でした。でも「WORD」への転換は早かった。

エクセル等マイクロソフトの他のソフトとの互換性が高かったことから、仕事では随分使いやすいものだと実感しました。

あれから30年。随分と進化したものです。もはや、日常生活に欠かせないものになっています。