高島ライフ・サポート　ブログ

エクセルは、「表計算ソフト」が本来の役割です。私も最初は、ほとんど数値管理の機能だけを使っていました。
10年以上前になりますが、経営管理の職務についていたので、決算書類の分析が専らの仕事でした。その頃は、収支分析とか投資効果とか、経営指標の計算に使う事ばかりでした。それはそれで、損益計算書だけでは見えてこない経営状態の数値化や予測を引き出し、今後取るべき経営政策の提言ができることは組織にとって重要な役割でした。
大きな組織でしたから、経理業務は外注で専用ソフトが開発され、全ての部門・部署で運用できる立派なものでした。ただ、そのソフトからは、経営に必要なものは見えません。経営は、資産・収支の推移分析を行い、より有効な施策を打っていくことです。静態と動態の両面で吟味することが重要で、エクセルは個々の数値を入力して、計算して行くうえで欠かせないものでした。
その時に最も使った機能は、「関数」でした。

最大・最小・平均はもちろん、個別の数値の変化に係数・数式を入れていくことがほとんどの作業でした。
ただ、エクセルにあらかじめ組み込まれている関数は、もっともっと幅広く、私の業務範囲では使い切る事はありませんでした。もっともっと高度な業務や、専門職の皆さんは使い込んでいらっしゃると思います。
ただ、私が使っていて判ったことは、「求めたい数値（結果）は何か」、「どうすればすればそれを導き出せるか」を理解していないと使えないという事です。
それこそが専門職・プロのスキルなのだと思います。

日常使いでは、そんなに高度な関数は使いません。
ただ、例えば、名前の読み仮名を表記する【=PHONETIC（文字列）】とか、住所録の都道府県名だけを抜き出す【=LEFT(検索文字列,抽出したい文字数)】とか、誕生日から年齢を割り出す【=TODAY()】とか、西暦と和暦の変換（これは関数ではありませんね）とか、残りの日数とかではないでしょうか？
「数式タブ」をクリックすると「fx関数の挿入」のボタンに続いて、多様な数式が出ています。文字列操作、日付/時刻、検索/行列といったボタンをクリックしてみてください。
多様な関数（数式）があり、単なる表ではない機能が広がってくるはずです。
ネット検索すると、使い方が細かく解説されているサイトが多数あります。必要に応じて、少しずつ理解できればいいでしょう。何しろ、関数は400を超えるほどあり、それをすべて理解する必要はありませんので・・。

今回は、「図形の編集」です。
丸や四角、矢印、吹き出し、テキストボックス等、多様な図形を文書や表の中に取り入れる作業は、パソコンならではの作業です。
前日、「ボタン」リンクの作業管理について述べましたが、せっかくですから、見た目にもちょっとこだわってみたいと思います。これは、ワードとも共通ですから、覚えておくと良いでしょう。

今回は、エクセルで解説します。
図形の挿入は、「挿入」タブから、「図形」をクリックし、開いた一覧から選択して、セルに挿入できます。

編集は、図形をダブルクリックすると、「描画ツール：書式」が上部リボンで開きます。

そこには、図形を編集するためのツールが並んでいますので、図形の枠線や色、形などを選択できます。
手っ取り早いのは、図形のスタイルを選択した後、「効果」をクリックすると、いろんなボタンの形（立体・影付き等）が出てきますので、そこから選択すれば、かなり面白いボタンになってくれます。

平面的な図形より、立体的な図形の方が、ボタン（スイッチ）らしくて面白いので、私はほとんど立体のものにしていました。また、作業の頻度や重要度で色やテキスト字体も変えていました。拘り過ぎるとこてこてになってしまいますので注意ですが・・・。

より高度な方法としては、その図形の上に、画像（イラスト）を配置して、グルーピングすると、スマホなどのアプリ表示に近いものもできます。
あるいは、すでにあるアプリキーの画像をコピーするというのも一つの方法ですが、そこまでこだわらなくても良いでしょう。オリジナルのボタンを作って、自分だけで愉しんでみるのも良いでしょう。

ただ、この作業は、あくまで作業を効率的にするための「作業メニュー」シート作成のプロセスですから、ここに時間をかけるのは本末転倒ですよね。

エクセルを使って業務改善。
内部監査である部署の監査をした時の事です。
そこは、午前・午後・夜の3部制で業務をしており、パート数名がシフトを組んでいました。そのため、1日2回の業務引き継ぎを行っているのですが、時間をかけている割に、顧客対応でのミスが散見されました。管理者も営業時間全て在籍しているわけではなく、他の兼務のため不在の時間が多い事も一つの要因だとは思いましたが、何より、引継の仕方に問題があると判断できました。

引き継ぎは、交代時に口頭で行われていました。それぞれ、メモを取っているようですが全てではありませんでした。また、内容は管理者には伝わっていません。聞き逃したり、メモを間違えたりすればミスは当然起こります。
最初は「業務日報作成」を提案しましたが、あまり変わらない、むしろ日報作成に時間をかけてしまって勤務時間の超過が問題になりました。
そこで、業務記録をデータ化する事を提案しました。

エクセルの活用③でお知らせしていますが、様々な業務を都度記録するエクセルシートを作成し、サーバーに保管することにしました。
そんなに難しいものではなく、日時、業務の種類、担当、内容、対応区分の記録をする程度です。今回の目的は「引継」ですから、その業務が完了していれば「対応区分」は終了とし、途中のものは「未了」としておくのです。こうする事で、次のシフト担当がそれを見て、未了部分を引き継ぐ事が判ります。初めにきちんと入力されていれば、漏れは防げます。
また、当然、その日で完結しないものもあるでしょうから、時々、過去のものも「未了」を抽出して点検できます。
また、管理者も同じものを見ることができるので、気になる事を確認したり、必要な指示もできるわけです。
また、エクセルで作成しておくと、ピボットテーブルを使用して、日・週・月単位での業務内容の分析もできます。
業務の進捗管理のプラットホームとして活用できるわけです。
その後、生協全体で、イントラネットが完備し、システム内に業務記録や報告用のプラットホームが出来たので、この方法は不要になりましたが、部署固有のものあれば、十分使えると思います。
小規模でPC環境がある程度できている所では、エクセルによる業務管理活用を考えてみてはどうでしょうか？ネット検索すると「業務引継」に関して、多様な引継書フォーマットやシステムが紹介されています。googleによる共有スケジュール管理なども活用する事もできると思います。
業務引き継ぎを「紙ベース」「口頭」で行っているのであれば、是非、お試しください。

もう30年近く前のことになりますが、生協の「品質管理室・クレーム管理課長」を拝命しました。
配送拠点（センター）で組合員の方からいただくご意見や苦情・トラブルなどが、毎日、300件以上集まってくる部署で、こうしたご意見や苦情をもとに、原因調査や改善策の指示など品質管理の向上に寄与する部署です。
着任した時、驚いたのは、毎日集まってくる情報は「紙」でしたので、それを全てデータ化する作業があるのです。熟練のパートさん2名が朝から書類を見ながらエクセルに入力し続けていました。担当職員は4名で、それらのデータから、重要なものをピックアップして調査や対応について取りまとめ、関係部署へ提案・報告し、回答書を作成していました。課長はそれを取りまとめ、品質管理室長へ報告をし、特に重大・重要な問題について組織検討される流れでした。ちょっと長くなりましたが、こうした情報処理と分析というプロセスはどこの会社にも存在すると思います。
当時、まだ、PCの活用は今ほど進んでいませんでしたから、大半はアナログ（紙を基本に人力処理）で、時間が掛かる。重要な案件も結果完了するまで相当な時間が必要で、結果的に、商品事故の被害を止める事が出来なくなり、大きな損失を生むリスクが高かったのです。
課長になって初めに取り組んだのは、これらのプロセスのデジタル化でした。
今ではあまり見かけなくなりましたが、当時「ACCESS（アクセス）」というソフトを使って、情報入力の時間短縮と抽出・分析・数値化（見える化）を進めました。

「アクセス」ソフトは、当時のエクセルとは違い、名の通り、サーバー上において、複数の人が情報を共有（アクセス）できるメリットがありました。
情報は同時に、関連部署が見ることができるので、取りまとめ報告するというプロセスも省けます。元データに「重要度」の区分を設ける事で対応を急ぐ事もできました。数量化できるため、損失被害の予測も可能です。
ただ、アクセスは設計に手間が掛かりました。外注する事も考えましたが、使い勝手を考え、自分で設計する事にし、3ヶ月ほど掛けて完成させました。業務プロセスを書き出し、流れ図を作る、そして、それに沿って必要な入力画面や出力帳票等を設定する、数値化のための計算プログラムを組み込み、一つ一つ手探り状態で進めました。
結果、パートによる入力時間は半減しましたし、課員は同時進行で作業でき、関連部署や品質管理室長も共有でき大きく時間短縮でき、重大クレーム・事故への対処は格段に速くなりましたし、正確性も向上しました。
この仕組みは、その後、各事業所（センター）をネットワークでつなぐ事で、さらにリアルタイムで品質管理につながるようになりました。
そして、この作業を通じて、手順書が整理でき、新任者への教育プログラムへつなげる事もでき。組織全体のクレーム対応力の標準化と向上を得ることができたのです。

ここで、お伝えしたいのは、デジタル化（IT化）による業務改善は、与えられるものではなく、自分たちの問題意識次第だという事なのです。
外注していれば、もっと迅速にできたかもしれません。でも、自分たちで作ったからこそ、作成作業を通じて、作業プロセスの見直しや基準の明確化、手順書の策定などが進められたことが大きな成果だったと思います。完成までの3か月間、通常業務をこなしながら、業務改善会議を重ね、意見を戦わせてきたことで、クレーム管理課の職員全員が参加したシステムになりましたし、その後の修正作業も容易にできました。外注していたら、きっと、修正のための費用発生を余儀なくされたでしょうし、どんどん遅くなっていたかもしれません。
今は、SEの手によって、様々な技術・ソフト（アプリ）が開発され、お金をかけて外注すればそれなりに成果になるのでしょうが、現場・自分たちが本気になれるかどうかが大事なのではないでしょうか。もちろん、今の時代、素人の手で作ったようなソフト（アプリ）では太刀打ちできないでしょうし、効率的ではないと思います。
だからこそ、丸投げせず、自分たちが本気なって作り上げる意思と、それに適切に応えてくれるプロを選定する事が重要でしょう。

今、国を挙げてデジタル化推進に舵が切られています。無駄を省き迅速で正確な処理を生み出すシステムが構築され、国民みんながそれを享受できるのなら賛成です。しかし、そこに大きな経済効果（金儲け）に重きを置いたり、政治家への忖度が働いたり、官僚・行政マンが企業に丸投げしたりすれば、極めて大きな無駄や不正を生むかもしれません。

地方行政においても、私が以前関わったある事業で、それに近い状態を見てしまいました。多額な投資をして開発したソフトが、極めて不十分な状態でリリースされました。私は、ソフトに欠陥がある事を指摘し修正を求めましたが、主管する行政マンとNPO代表が無視（封じ込め）し、運用されています。「計画と予算（補助金）」に縛られて目を瞑っているのです。こんなことにならないようにしたいものです。

年賀状作成の時に使った「差し込み印刷」は、汎用性の高い機能です。エクセルとワードの互換性を使った、パソコンならではの機能だと思います。以前の職場で頻繁に使用していたのは、「通信（ニュース）」郵送のための宛名ラベルづくりでした。

市販のラベルシートを準備して始めます。
間違いなく進めるには、「差し込み印刷ウィザード』を活用すると良いでしょう。（ある程度機能が判ってきたら、ウィザードではなく自身で細かく設定する事もできます）

まず、新規文書を開きます。

1. 「差し込み文書タブ」から、「差し込み印刷の開始▼』をクリックして、「差し込み印刷ウィザード』を起動します。ワード画面の左右どちらかに、ウィザード画面が開くので、質問に沿ってチェックを入れて進めていきます。
2. 文書の種類を選択します。（今回はラベルにします）　次へ

1. ひな形の選択　　現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書から選びます。（今回は文書レイアウト変更を選択⇒「次へ」で、ラベルの指定が開きますから、使う用紙を選択します。
2. 宛先の選択　　ここで使用する名簿（エクセル）を指定しますので、すでにある場合は、既存のリストを選択し、「参照」で使う名簿データを確認します。
3. ラベルの配置　一番左上の空白のラベルを使って配置を決めます。画面にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データにある項目（フィールド）が出てきますので、入れたい項目をチェックし挿入します。
4. 項目（フィールド）ごとに　書式（字体やフォント）が変更できます。氏名のあとに「様」をつけると宛名ラベルとしては良いでしょう。
5. ある程度配置が確定したら、「ラベルの置き換え」に注意して下さい。すべてのラベルの更新をクリックしないと、次のレコードに反映しません。必ず押してください。（ここが忘れがち）
6. 「次へ」でラベルのプレビュー画面で、全体を確認し、OKなら「完了と差し込み」で完成です。

※多少手順を省いていますので、不明なところはお問い合わせください。

同じ要領で、ラベルだけでなく、ご案内の手紙をたくさんの人に送るというような場合、元の文書の宛先名に、差し込み印刷フィールドを設定して印刷するといった使い方もできます。私は、以前に、ある研修会の参加者証・修了証を差し込み印刷で作成しました。参加者証は名刺大のもので、名簿から「氏名」と「所属団体」を選択し、差し込み印刷後にパウチ加工して、名刺ホルダーに入れて配布しました。修了者証は賞状サイズで、「住所」と「生年月日」と「氏名」を入れ込む形でした。ワードで元文書を作成、毛筆字体で縦書き、賞状テンプレートを使って作成したものに、住所・氏名・生年月日を差し込みフィールド設定できれいに印刷できました。

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先（利用者）の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表（エクセル）に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク（目印）も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印（フラグ）が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク（目印）が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。（インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動）
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード（あるいはエクセル）画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け（前述）実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更（縮小）、トリミング（カット）してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット）はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用（収益事業）で使用する時は注意です。

補足）ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。