4月から定職に就きました。高島ライフサポートの活動は細々と続けていくつもりです。
とはいえ、定職なのでしっかり仕事はしなければいけません。不慣れな中、どこまでできるかは判りませんが・・・
着任して2週間、本業は「生活相談員」なのですが、今のところは、事務作業。昨日、ホームページの修正を行いました。
WORDPRESSなら、慣れているのですが・・・ここの法人は、WIXのホームページ。勉強しながらになります。
昨日は、事業報告や予算の情報公開部分に着手したのですが・・ひょっとしたら、WORDPRESSよりも、作業性はいいかも‥と思いました。かなり、直感的に作業できました。これから、少し、WIXについても記事にできればと思います。
ポスター作りをパワーポイントで行う時、忘れてはいけないのが、「サイズを設定」する事です。
先に解説した「テンプレート」を使わない場合、「新しいプレゼンテーション（白紙）」で始めると通常は「スライドサイズ（標準またはワイド）」になっています。
これはプレゼンでモニター画面に映し出す事を前提にしていますから仕方ないので、「デザインタブ⇒ユーザー設定：スライドのサイズ▼』をクリックして、サイズをA4縦或いはA3縦に指定してください。ある程度作りこんでからでは後悔します。
サイズが決まったら、作業開始です。
通常、プレゼンテーションの初めに「表紙（タイトルと副タイトルの画面）」がつくため、初期設定はその画面になりますので、私は新しいスライド（白紙）を入れて作業に入ります。
ポスター全体に下地色を付けたいなら、「デザイン⇒テーマ」で気に入ったものを選ぶと良いでしょう。たくさんのテーマとバリエーションがありますので、催事内容にふさわしいものを選んでください。（もし難しいなら、白紙のままにしておきましょう。あとでも設定できます。）
次は、名称や日時・場所・内容を入れ込んでいきます。
ここからは、「挿入タブ」をフル活用です。ワードアートやテキストボックス、画像、図形、地図、表、などなど、全体の構図を考えながら配置していきます。大胆に作業に入りましょう。何度でもやり直せるのが、PCの強みです。ワードで作成するのと比べて、様々な素材の配置が簡単にできる事と用紙一杯に使える事が判ると思います。数人で作業したい場合、このデータをメールやクラウドで共有する事も可能ですから、より効率的に作業が進められるはずです。
以前の職場で、営業職をしていた時、宣伝用チラシを作成する際、それまでは、紙資料をいくつか用意して意見を出しながら修正して作成していたのですが、みんなが共有できるとは限らず、出来上がったものが何か違うという事がしばしばありました。
そこで、会議の中で画面を映し出して、議論しながら作ってみようということになりました。意見が出るたびに、少しづつ修正し、みんなで共有しながら作業を進めることができました。まさに、PCだからではないかと実感しました。
ワード編でも解説しましたが、ポスターやチラシの作成にはパワーポイントも便利です。MicroSoftのホームページ（各種テンプレート）を検索すると、ポスター用のテンプレートは、殆んどがパワーポイントを使うものになっています。（以前は余りなかったんですが・・）それ程、パワーポイントが使いやすいという事です。
パワーポイントを起動して、新規作成画面から「検索バー」に「ポスター」と入力すると、たくさんのテンプレートが見つかります。
1枚だけのものもありますが、中には数枚のデザインがあり、使用方法も丁寧に入っているものもあります。
初めての場合、使用方法の説明があるものを選ぶと良いでしょう。Microsoftホームページでも探せます。
テンプレートですから、概ねデザインは完成していて、必要な文字入力で完成します。
難点を言えば、なかなかほしいデザインが見つからないという事でしょうか？
それなら、自分で作ってしまうという方が良いでしょう。
私は、イメージに近いテンプレートをダウンロードして、一旦開いておきます。
その上で、白紙のパワーポイントと並べて作っていくようにしています。
下地のデザインを参考にしたり、挿絵などのコピペしたり、字体もそのままもらったりと、かなり面倒な作業が省けます。
もちろん、元がテンプレートですから、それをベースにテキストを入れ替えて作る方が簡単だとは思いますが、収まりが悪かったり、ロゴなどを入れたり、説明文を加筆しているうちに、元のデザインでは収まりがつかない事もあり、必要なところだけ使う事が多くなりました。
町内のお祭りポスターとか、学校行事のお知らせ、職場の会議案内や忘年会・歓送迎会等、用途は広いはずです。
そういうテーマのテンプレートはかなり充実していますから、一度作ってみてください。
ちなみに、パワーポイントだけでなく、ワードのテンプレートも充実してきていますので、使い慣れているソフトで作るのがいちばんだと思います。
専門でされている方には、おそらく「イラストレーター」ソフトの方が絶対良いよと言われるのは判っていますが、購入コストがバカにならないですし、初めからパソコンにインストールされているソフトでもそこそこのものは作れますよとお勧めしています。
これまでにもかなりの研修会や報告会に出て、手元資料を戴いたのですが、紙の節約で1ページ複数スライドが印刷されたものを受け取ったことがあります。
残念なのは、せっかく素敵なパワーポイントができているのに、手元資料は印刷が小さくて見えないことがあることです。
これは、作成者が悪いわけではありません。
パワーポイントソフトの問題なのです。
パワーポイント起動中に、印刷（ファイル➡印刷）しようとすると、初期設定では「フルページサイズのスライド」になっています。それを「複数ページ（2・4・6など）」にすると、余白部分が大きく、かなり小さいものになってしまうのです。
スライドのサイズによって多少違いはありますが、実際に印刷してみると、予想以上に小さいのです。
私はこれを回避したくて、いろいろと試してみて、行きついた方法が「PDF印刷」を活用する方法です。ちょっと面倒な作業にはなりますが、知っておいて損はないと思います。
まず、作成したPPを「フルページサイズのスライド」（1ページ1スライド）に設定して、プリンターをPDF（私はmicrosoft to PDF）を選択します。
すると、画面いっぱいのPDF印刷ファイルが作成されます。
それを一旦、PDFで保存しておきます。
次に、そのPDFファイルをPDFソフト（私はAdobeReaderを使用）で開きます。
複数ページ設定に切り替えて印刷（プリンター）するのですが、こうすると、余白設定を調整できます。
最初のプリンターとの比較を見ると違いが判ると思います。
どちらが良いかは作成者の好みになるでしょうが、1枚に4スライド印刷になると違いは大きくなります。一度お試しください。（これ以外にも方法はあると思いますので、良ければ教えてください）
印刷に入る前に、幾つか確認しておくことがあります。
１．プリンター設定
＊接続されているプリンターが正しいかどうか。on－lineになっているか。家庭での作業ならば問題ないでしょうが、会社などではいくつかのプリンターが接続可能な状態にあるはずなので、自分が出したい印刷機に繋がっているか、注意します。
２．設定
①印刷にはいくつかのスタイルがあります。
＊すべてのスライドを印刷・・文字通り、スライド全てを印刷します。
＊選択した部分を印刷
＊現在のスライドを印刷
＊ユーザー設定の範囲（必要なページだけ印刷⇒スライド指定へ）
②印刷レイアウト
＊初期画面では「フルページサイズのスライド」になっていますが、▼をクリックすると、ノートやアウトラインなどを選択出来ますし、1枚の紙に複数ページ印刷する事もできます。配布する資料の印刷ならフルページや複数（2ページ程度）等が良いでしょう。スライドの内容やデザインで考えると良いでしょう。
そのほか、片面印刷や両面印刷、部単位やページ単位、カラーやモノクロなどが設定できますので、印刷物の完成形をイメージして一つ一つ設定します。
🔵ここで一つ、工夫のヒント！
印刷画面の下の方に「ヘッダーとフッターの編集」の文字があります。
これをクリックしてみてください。
すると、「ヘッダーとフッター」という画面が開きます。いわゆる、スライドの上部（ヘッダー）と下部（フッター）に追加できる項目が表示されています。
＊「日付と時刻」をクリックすると、スライドの下部（左側）に日付と時刻を入れることができます。発表する日を事前に入れておくことも可能です。
＊「スライド番号」・・いわゆるページ番号を下部右側に入れることができます。
＊「フッター」は、下部中央に、任意の文字を入れることができます。研修会やプレゼン名・会社名などを入れておくと良いでしょう。
＊「タイトルスライドには表示しない」というのは、PPの1ページ目（タイトルページ：表紙）には、上記の日付や番号などを表示しないという事です。
設定が終わったら、「適用」を押します。これで完了です。
印刷するだけでもこれだけの作業がありますが、丁寧に作業をするとより良い資料印刷に繋がります。
プリンター・紙の無駄遣いにならないよう、この設定はしっかりやっておきましょう。
パワーポイントは発表用の活用だけでなく、手元資料を別に準備することがありますね。その手順について、簡単に解説しておきます。
その前に、一つ。PPソフトの基本設定について（ワードやエクセル共通）です。
画面の上部に「ファイル・ホーム・挿入・・」等のタグがある所をリボンと言います。ここに表示されるアイコンは自分で設定変更できます。リボンの位置にポインターを置き、右クリックすると「クイックアクセスツールバーのユーザー設定・・他」が表示されます。
この表示の中から「リボンのユーザー設定」をクリックすると、「リボンのカスタマイズ」が開き、ソフトにある様々な機能（コマンド）のアイコンが現れますので、使いたいものをクリックして「追加」を押す事で、分類してあるタブに設定できます。
これとは別に、さらに素早く使いたい機能は「クイックアクセスバー」に登録することができます。
一つ前の画面にある「クイックアクセスバーのユーザー設定」をクリック、「クイックアクセスバーのカスタマイズ」に必要なコマンドアイコンを設定することができます。
この機能を使って「印刷」を設定しておきましょう。設定していない場合、印刷作業をするためには「ファイルタブ」をクリックして「印刷」を選択することになりますので、ワンクリック余計な動作が発生します。
印刷画面（クイックアクセスバーでもリボンコマンドでも、ファイル➡印刷でも同様の画面が開きます）を開くと、枠の中に一番最初のスライド（表紙）が表示されます。
作成時の「サイズ設定」をもとにしてプリンターのプロパティをリンクして表示されています。何も問題なければ、そのまま「印刷（プリンターマーク）」を押せば印刷が始まります。
ワードやエクセルを使っている人なら、その際にチェックすべきことは頭にあると思いますが、よくある失敗は、「紙のサイズと画面サイズが合わない」「縦横が違っている」「小さすぎて読めない」等々、会社なんかでは、新人社員が起こられるパターンです。
プリンター設定、スタイル・レイアウト・枚数、カラーモードなど、詳細は次回に解説します。
前の項目の「表示」に関して、「ノート機能」を解説します。
最初はあまり使っていなかったのですが、一度使うと案外便利だと感じましたので解説しておきます。
この機能は、発表者の手元資料作成の機能です。
「表示タブ➡プレゼンテーションの表示➡ノート」をクリックすると、スライドの下に「テキストボックス」ができます（標準設定）。これがノート部分です。
用途としては、スライドで説明する時の「ト書き」「メモ」のような使い方ができます。スライドだけでは表現できていない事や、強調したい事などの備忘録としても良いでしょう。テキストボックス内に文章を記入します。
もう少し使いやすくするには「表示タブ➡表示➡ノート」をクリックすると、スライドの下部分に「ノート」が現れます。
この表示だと前後のスライドも確認しながらメモを記入できるので、私はこの方法を主に使っています。
ここで作成した「ノート」は、「印刷」から「印刷レイアウト」を選択、「フルページスライド/ノート/アウトライン」が表示され、「ノート」を選択すると印刷できます。（この詳細レイアウトは、前項で解説した「ノートマスター」を使用して設定できます。）
「ノート」部分は全てのスライドにテキストボックスがありますので、必要なスライドにメモを入力しておいて、手元においておくと、発表までの間にチェックしながら、追加のメモを書き込むことができますので便利です。
以前に、営業のスキル研修の講師をやった時、年間何度も繰り返し実施するので、開催する度に気づくことがあり、メモとして補足記入をしてよりレベルアップできるようにしていました。特に、項目ごとの、受講生の反応とか講義全体の時間配分の修正とか、いろいろ記入できて便利でした。
ある研修会では、このノートのレイアウトの資料配布がありました。要するに、受講生に、ノートを取らせるための活用です。これも良い使い方だと思います。
ここまでで一通り、プレゼン用のスライドは作成できました。
ただし、ここからの作業が実はPPを使う上でかなり意味がある部分です。
PPは、スライドの作成だけでなく、発表（プレゼン）用に、いくつか便利な機能があります。
表示タブをクリックしてみてください。タブ内に「プレゼンテーションの表示」「マスター表示」「表示」「ズーム」などが並んでいます。
①プレゼンテーションの表示は、今作成したスライドを画面上で用途にあわせて表示を切り替えるものです。
標準を基本に、アウトライン表示（構成の項目で開設済み）、スライド表示（スライドが一覧できる表示）、ノート（あとで解説します）、閲覧表示（スライドショー）等があります。
出来具合を確認するには、標準とスライド一覧を使うと全体の並びやイメージ・色合いなどを確認しやすくなります。
閲覧表示は、スライドショーとも言い、作成したスライドを本番と同様に教示します。これらを切り替えて出来栄えを見ると良いでしょう。
②マスター表示は、作成スライドに共通するフォーマット（マスター）の設定画面です。
「スライドマスター」は、作成前の「デザイン」の設定と共通します。
デザインの項目での解説はより簡単に始める方法でしたので、細かい設定（例えばヘッダーや日付・ロゴなど）を必要とする場合はここを使ってよりオリジナルに作成できます。（ちょっと面倒な作業になりますのである程度なれてから使うと良いでしょう）
「配布資料マスター」は、作成したスライドをもとに手元資料を作成する際の配置や大きさを設定するものです。これは「印刷」とも共通する部分ですので、ここから設定する必要はないかもしれません。
「ノートマスター」は、発表者の手元においておく資料の設定です。
私の場合、「マスター表示」はほとんど使ったことがありません。そこで細かく設定しなくても、個別に調整できるからです。
③表示には、画面表示に使える機能があります。
「ルーラー」は画面の上部と左に、ものさし（ルーラー）を表示します。
「グリッド線」はスライド内に、目安となる縦横の線（グリッド）を表示できます。
「ガイド」は、スライドの中央線を表示します。この機能は、テキストや画像・グラフなどの配置バランスが良いかどうかを見る目安になります。
もちろん、プレゼン時には写りませんし、資料などにも印刷されません。不慣れなうちはこの機能を表示させておけば作業はやりやすくなるでしょう。
作業の段階に合わせて、表示画面を切り替えるとより効率よく作成作業ができます。ぜひお試しください。
講習会や研修などで、パワーポイントのプレゼン中、映し出された画面で、文字が浮かび上がったり、映像が立ち上がるように出てきたりするのを見たことはありませんか？
あれが、アニメーション効果です。内容よりもその動きにつられて画面に釘付けになる事もあり、良いか悪いかはその場次第でしょう。気難しい会議などではあまり受けないかもしれませんが、事例報告会とか交流会のような場なら、意外に評価されるかもしれません。
例として、次のスライドにアニメーション効果を付けます。
１）から６）の項目を順番に浮かび上がるようにします。
まず、アニメーションタブを選択します。すると、下記の様なコマンドが出ます。
そのあと、右上にある「アニメーションウインド」をクリックすると、右画面にアニメーションウインドウが開きます。何も設定されていない状態だとそこは空白のはずです。
次に、アニメーション効果をつけたい部分をクリックします。例のスライドだと、プレースホルダー（テキストが並んでいる部分）をクリックします。すると、アニメーションタブの★マークに色がつきますので、つけたい効果（今回はフロートインにします）をクリックします。
すると、右（アニメーションウインドウ）に「コンテンツプレースホルダー」が表示されました。
これで、プレースホルダー内にあるテキストがフロートイン（浮かび上がる）効果がつきました。そして、そのテキストの横に1から６の番号がついているはずです。これがアニメーション効果がある印になります。
今回はプレースホルダー全体で設定しましたが、これはかなり細かく設定ができます。テキストの一カ所だけとか、グラフや図だけとか、表題にも効果をつけることができます。たくさんある効果がどんなものかは作成しながらプレビューで確認すると良いでしょう。
さらに細かく言えば、効果の開始タイミングや時間・スピード、順番なども自在に変えられますので、時間があれば試してみると良いでしょう。
ただ、この作業、結構手間が掛かります。タイトル（見出し）部分、プレースホルダーの中の「テキスト（行単位）」や挿入部分などの一つ一つに「アニメーション効果」が設定でき、アニメーションの形（動き）や開始のタイミング、順序等を設定することになります。パワーポイント本体を作る以上に時間が掛かる作業にもなりかねません。
ですから、特に強調したいところに重点的に使うのが良いと思います。研修会のPPであれば、参加者が一緒に考えてもらうような場面で、最初は白紙の部分に一つ一つテキストが現れるようにするというのはどうでしょう。予算会議などでは、2つの試算を比較する時にAとBとを順番に見えるようにするとか、より重点的に見せたい場面に設定することでインパクトのあるプレゼンになるはずです。
いよいよ、如何に見せるかの作業に入ります。
パワーポイントの強みは、画像挿入・グラフ挿入等、テキスト文書以外の視覚効果を得られる要素を自在に挿入できる事です。
ワードやエクセルでも使えますが、挿入したものに動き(アニメーション)が付けられるのでより効果的に見せることができます。
挿入は、「挿入」タブからできますが、PPの解説本などを見ると「プレースホルダ」内にある記号をクリックする事としています。どちらでも同じ作業になります。
挿入できるのは、表・エクセル表・画像・図・グラフ・テキストボックス・ワードアート・リンク・ビデオ・オーディオ等、殆んどのものが挿入できます。挿入したいものをコマンドクリックで選んで作業を進めます。
ただし、ビデオは大変大きなデータになる可能性がありますので、もし、USBメモリーを使用する際やパソコンのスペックが低い場合などは注意が必要です。以前、講習会様に講師に依頼したパワーポイントで、ビデオファイルが挿入されたものがあり、メールで送付いただいたのですが、ダウンロードに時間が掛かって途中でエラーを起こして大変な思いをしました。ビデオに限らず、写真などを多数挿入する場合、基データを軽くする前処理は忘れずにしてください。
挿入した図や表・グラフ等は、配置や大きさは自在に変換できますから、まずは挿入してみて後で配置は考えればいいと思います。時には、アニメーション効果（後日解説）を使って、あとからスライド上に表示されるというのも面白いです。あまり凝り過ぎると、修正の際にも苦労しますのでほどほどに。
ワードの活用でも述べましたが、挿入で、エクセル表を使うと便利です。元になるエクセルファイルがあれば、それをコピー＆ペーストすれば良いだけです。セルの幅や高さ、不要なところを隠したり、加工がしやすいので、私は多用しています。基データとのリンクをしておけば、連動させることもできますし、そのまま、そこからグラフにも展開できますし、数値修正がしやすいのも魅力です。
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