高島ライフ・サポート ブログ

PDCAについて考える

ことが上手く運ばなくなった時、どうしますか?
一度、振り返って、その原因を探り、原因を除去して,再開しますね。
至極当たり前のことです。
マネジメントの基本、PDCAの「C/A」・・チェックとアクションです。
では、チェックはどうすれば良いでしょうか?
いろんなアプローチはあると思います。

単純なプロセスなら、スタート地点から時間を追って、手順と実際の作業とを比較して、ミスにつながったところを見つけ、そこからやり直すという事が有効でしょう。
私は、PCを使って、データを整理したり、報告書を作成したり、Webサイトを構築したりする仕事が多いのですが、成果物に辿り着く前に、想定通りに進まない事があります。こういう単独の作業プロセスなら、手順(アプリの操作手順)のどこかで手落ちがあり、そこまでさかのぼることで回復するという経験が多いです。

組織的なプロセスなら、人・モノ・金・情報・場所の要素で、計画時の設定と比較して、不足を補い、再開するという事が有効でしょう。

これは、マネジメントの管理者が最も使うチェック方法です。目標達成型・成果達成型のプロセスでは、そのプロセスに必要な、人材・資材・技術・情報・施設などの条件とそれを維持するための資本(資金)がどうだったか、有効に活用できているかを評価し、不足・不備があればすぐに補充・補てんして、目標値の修正を行い、プロセスを達成させることになるでしょう。

もうひとつ、大きなプロセスの一つを担うようなプロセスならば、前プロセスの成果物の評価を行い、前プロセスの改善を求め、再開するという事もあるでしょう。
これは、製造など製品づくりにおける手法です。前プロセスの成果物の精度が次のプロセスの精度に大きく影響する場合、成果物の評価(検品)を強化する事で精度向上を図ることになります。

PDCAサイクルによって、プロセスのマネジメントを適切に行い、成果を得るためには、いかにC(チェック)が重要かが判っていただけるのではないかと思います。

さて、ここからが本題です。

私は先日、ある企画の実行委員会へ参加しました。
実行委員会には、様々な立場に人が参加していました。目標は、あるコンサートを成功させるというものでした。初回という事もあり、まずは目標や予算、開催意義などを医院で話し合いました。すると、当初の開催意義から大きく変わり、私の団体が参加する意義・役割が希薄になってしまいました。その点を指摘したのですが、主催者はあやふやな状態で会を終了させました。
市民団体では、こうした事はよくある事でしょう。
問題は、その後です。次の実行委員会開催の案内がなく、終了して連絡があり、「なぜ欠席したのか」となじられました。開催する事さえ不明瞭な終了をしておきながら、こちらをなじるというのはちょっと納得いきませんが、それは我慢してお詫びし、次回の日程を確認しました。
少し不安だったので、当日、開催の確認をしたところ、都合がつかず開催できないという返答でした。
実のところ、初回の委員会で、開催意義が大きく変更されてしまい、私の団体が関わる意味がなくなったことを告げると、「偉そうなことを言うな!何者のつもりだ!顔も見たくない」などと更に厳しい言葉でなじられました。
いやはや、困ったものです。
主催者は、古くから福祉活動に熱心に取り組まれ、NPOを設立して頑張って来られた方でしたが、ここ数年、上手くいかず、NPOを解散されていました。かなりのご高齢でもあり、様々なトラブルも耳にしていた方ですが、これが実際のトラブルなのかと少し納得した次第です。
人をなじるのは、相当のエネルギーが必要です。それはそのまま、自分に返ってきます。
ご高齢で人生経験がおありの方なら、それくらいな心得ておられるように思いますが、それはそれは、厳しい言葉でした。
この実行委員会は、うまくいくでしょうか?
主催・代表の方が、セルフマネジメントも出来ない方では、会全体のマネジメントもおぼつかないのではないかと感じました。
上手くいかない原因を他人のせいにするような発想では、きっと今後もトラブルが続くように思います。
関わられている方には、同情いたします。
個人の名誉のために、それと判るような内容は伏せておりますので、私の主張がどこまで皆さんに伝わっているかは判りませんが、市民団体であろうが会社組織であろうが、一つの事を成し遂げるためには、適切なマネジメントシステムが必要です。
トップに立つ人・会を率いるような人には、特に、セルフマネジメントをしっかり身につけていただくよう、願ってやみません。そうでないと、巻き込まれる市民、会社の社員は、たまったもんじゃありません。

情報とスキルと経験

先日、会議に向かう途中、若い職員と車の中で雑談しました。
春に異動してきた、確かまだ4年目くらいの職員の男性職員です。
それまでは、通所施設で働いていて、今の「相談センター」へ異動し、ようやく2か月が経過したところです。今、先輩職員の指導の下で研修を続けているのですが、そろそろ本格的な相談業務も受け持つようです。
彼がボソッと不満めいた事を言いました。
「相談に乗ると、いろんなサービスや制度に精通していないとうまく対応できない。でも、それをすべて頭に入れるのはできなくて、正しい対応ができるか不安です。」
当たり前のことを彼は悩んでいました。
長い経験を持つ相談員は、長い経験の中で得た知識をベースに仕事をしています。でも、時々、古い知識のままで大きな失敗をする事があります。社会福祉士などの資格を持つからといって全ての福祉制度に精通しているわけでもありませんし、地域によって制度の運用もまちまちで、最新の情報を手にしておくことは誰にとっても重要な事でしょう。
私自身も、この1年、知らない事ばかりに日々でしたし、その都度、調べて対応するのが精一杯でした。しかし、事務所にある「紙ベース」の情報が古かったり、間違っていたりでかなり苦労しました。また、書いてあることと運用実態が異なることもしばしばでした。訊く人によって答えも違ったりしていました。
こういう世界で真面目に仕事をしようと思うと、随分、悩んでしまうと思います。
実際、今、彼は、所長からマンツーマンで時間を取って、いろんな制度や相談業務のノウハウを教わっていますが、横で見ていると、意欲的に取り組んでいるようには見えません。教わる方と教える方で、思考の違いが明らかに感じられます。書類を見せられて、口頭で説明され、「覚えなさい」と言われても、彼にはそのこと自体にどんな意味があるのか判らないように感じているのではないかと思うのです。
彼曰く。
「判らない事があった時、スマホでサクサクと検索できると良いんですけどね。」
そう、今の若い世代は、そういうところは長けています。ちょっとググってすぐ使う。いちいち覚える(記憶する)ことにどれほどの意味があるのかという思考なのです。
「分厚い書類を開いて丹念に調べる」のが当たり前の昭和世代には「そんなんで大丈夫」と言われそうですが、私みたいな、昭和なおっさんでも、仕事ではほとんどGoogleを頼りにしていますから、彼の言い分はよく判ります。
今の若い世代に重要なのは、情報量・知識量ではないんです。それはネットで調べれば手に入る時代だから、それ以上の「何か」に価値観を持っているように思います。
学校教育の現場でも変化は大きくなっているのではないでしょうか?昭和世代のような「覚えること」中心の教育から「考えること」中心の教育へ変化しているように思います。
考えることは、発想力です。今ある価値観や理論に縛られず、もっと新しく有効で未来志向な発想を身につける事が求められているのではないか・・彼との会話でいろんなことを考えてしまいました。
経験で得たスキルや知識は、なかなか次の世代には渡せないものです。また、その経験には偏りがあり、知識・情報もどんどん古くなっていくものです。常にアップデートを繰り返さないといけません。
おそらく、アップデートできなくなった時、「老害」と呼ばれるのではないか。
我が身を振り返り「老害」になりつつあるのではと反省です。
ちょうど今、私は、この事業所のWebサイトを作成しています。そのWebサイトは、事業所の紹介PRはもちろんのこと、基幹センター機能の一つである「協議会事務局」としてのハブ機能を高めるため、様々な情報のデータベースを構築しようと作業をしています。
できるだけ多くのデータ(知識・情報)を取り込み、可能な限り、アップデートし、彼のような若い世代が検索して現場で使えるような情報データベースを作ろうと思います。
私自身が「老害」と言われるようになる前に、出来上がったものを引き継げるよう頑張りたいと思います。

WIXでWebサイトを作成中

今、職場のWebサイトを作成しています。もともとあったものが更新できない状態になっていたのと、セキュリティ強化のための再構築となりました。
法人のWebサイトがWixだったこともあり、情報の連携などの都合で、同じWixでの作成となりました。
今回、作成するにあたり、これまでの者とは一線を画したものにしたいという思いがありました。単なる、広報の手段ではなく、もっと付加価値の高いものにできないかということです。
現在の職場は、基幹相談センターで、障がい者の相談支援業務を主としながら、市内の障がい者福祉事業者や行政機関・学校等の加盟する協議会事務局を担っています。
事務局は、年間の協議会の会議体の運営・事務を主な仕事として取り組んできたわけですが、1年経験する中で、それだけでは不十分と感じていました。

一昨年から始まった「コロナ禍」で、福祉事業所・入所施設等での感染対策や、クラスター懸念が高まり、より正確で有効な情報入手が大きな課題となっています。矢継ぎ早に出される行政からの通達や指導・通知、事業所の発生情報や対処方法等の問合せ等、事務局での情報発信がかなり重要だと感じたのです。もちろん、メーリングリストを使った情報発信は行っていましたが、やはり、メールというのは見返すのが難しいケースが多く、何か、データベースのようなものができないかという思いが強くなりました。

また、相談支援業務では、多様な制度やサービスがある障がい福祉分野では、個々の状況に照らして、制度を調べ、紹介し、申請などの手続き支援を行うために、大変な労力を要しています。経験に裏付けられた相談員ばかりではなく、若い相談員・経験の浅い相談員にとっては、なかなか苦労することなのです。
こうした労力を軽減できないかと考えた時、様々なサービスや制度が手軽に検索できるようなデータベースがWeb上にあれば、皆助かるのではないか。

今、こうした思いをもって、Web作成を進めています。通常の広報機能、データベース機能、事務局としてのハブ機能、こうしたものを詰め込んだWebサイトを目指しています。

4月ころから着手し、日常業務に取り組みながら、時間を作って集中して作業をしてきました。これがなかなか厳しい。2か月を経過して、8割程度までできています。ただ、データベース部分はやはり情報量の蓄積と更新が重要になり、まだまだ機能発揮するところまでには至っていません。もう少し頑張っていきたいと思います。

ただ・・Wixでの作成はやはり一筋縄ではいきませんね。今まで、WordPressではいくつもWeb作成してきたので、慣れもあると思いますし、MSの基本ソフト(ワード・エクセル等)との連携も良かったので、これまでのデータを流用する事が出来圧倒的に作業性が良かった。Wixは、そこが厳しい。また、職場は、Googleが基本ソフトなので、ドキュメントやスプレッドシート等のデータが多く、Wixとの相性は今一つですので、時間が掛かるのです。
それでも、何とか、これは、やり遂げたいと思っています。

懸念している事を一つ。
Webサイトが完成した後、随時、情報の更新がされることで初めて有用になります。
今、私一人で作業をしているので、ゆっくりでも進めることはできていますが、私も還暦を過ぎ、引退(隠居)すべき歳になっています。

これから後継者をどうすれば育成できるのか、不安な中にいます。

BCPについて考える

先日、「防災訓練」の研修がありました。毎年、2回定例で開催される研修です。
今回の研修テーマは、「BCP(事業継続計画)」についてでした。
以前の職場(生協)でも、この手の研修は何度か行われ、実際、BCPについて具体的な計画策定プロセスについて、内部監査としても検証に携わっていました。
福祉分野での取り組みについては、殆んど門外漢であり、真面目に内容を学ぶ姿勢で受けました。
研修の冒頭は、厚労省が作成した「福祉分野におけるBCP」のVTR学習でした。その後、現在、私の勤務する事業所で整備されている「マニュアル」の検証を行いました。
現在、重要なポイントとなっているのが「感染症発生におけるBCP」で、コロナ感染が広がる中、どういう対応が求められるかを話し合い纏めました。当然、大規模災害におけるBCPについても話し合う時間はあり、緊急時の連絡リストの検証(安否確認リストの検証)を行いましたが、時間が足りず中途半端に終わってしまいました。
この研修中、私の頭の中にある疑問が浮かんでいました。

それは、該当事業所だけのBCPの議論に終始している事で良いのかということでした。

もちろん、個々の事業所でのBCPの話し合いは重要な事ですが、法人全体としてのBCPはどうなっているのか、全く把握できなかったのです。
私の働いている法人は、障がい者福祉に関する各種サービス事業を展開しています。
通所型の生活介護事業・就労継続支援B型、グループホーム、訪問サービス、地域活動支援事業、計画相談、そして私の働いている基幹相談事業など、多様な事業に取り組んでいます。
そして、それを支える職員は正規職員で100名弱の規模です。
仮に、大規模災害が発生した場合、それらすべての事業を継続する事は困難です。まずは職員が全て平常時と同様に出勤する事はできなくなります。人的資源だけでも確保は難しいでしょう。また、施設自体もどこまで使用可能かもわかりません。

滋賀県は海に面していませんから、東日本大震災のような「津波」被害はほぼ想定されていません。一方で、北側の福井県には、原子力発電所が並んでいて、放射線による被害が想定され、緊急避難という事態が想定されています。
否応なく、事業継続は困難になるわけで、利用者(障がい者)の避難に関して最も重要なファクターとなるはずです。自身の避難と利用者の避難、だれがどう進めていくのかはかなり大きな役割という事になります。

こうした非常事態を想定した時、何を残し、何を捨てるか、どこに限られた資源を集中すべきか、そういうBCPの基本的なスタンスが明確になっていないと、それぞれの事業所が限られた職員の奮闘で維持することになり、総体的にはバラバラに動いてしまって、崩壊してしまうはずです。
原子力被害による避難は特別な事態と考え、オプションとして整備しておく必要がまずは必要でしょう。
それ以外の、大規模災害(豪雨による広範囲の水害・地震災害・強大な台風による甚大な被害等)や、コロナをはじめとする感染症発生の事態といったケースごとの想定を行ったうえでBCPを考えてみたいと思います。

ここからは、私見ですが、
まずは、入所施設・グループホームの維持が最優先。そこは、人が暮らしている場所であり、中には、自立して暮らす事の出来ない人が暮らしています。命を繋ぐための事業として最重要拠点であるはずです。
更に言えば、通所型サービスでは、自宅(家族)で暮らしている方が多くを占めており、開所せずとも暮らしていける方が居られます。こうした、命の維持という視点で、継続(復旧)すべき事業の軽重を、まずは法人が示したうえで、人的・物的資源の集中を図る事が重要ではないかと思います。
そういうプランのもとで、タイムラインを設定し、通所の人的資源をグループホーム維持へ注力する形で整備し、法人全体のBCPを組み上げることが必要だと考えます。

そういう考えをベースにすると、事業所は何をすべきかがもっと明確になると思います。
私の勤務する事業所は、行政委託による「基幹相談センター」です。
日常的には、市内の事業所の協議体の運営も任されています。
その任務を考えると、大規模災害が発生した時、市内の事業所の状態(BCP運用状況)の把握や、人的物的資源を俯瞰して、市内事業者の協力支援が円滑に進むよう業務遂行する事が求められるのではないかと思います。
情報収集や支援体制の確立準備、中には、避難や移動に関する調整といった機能も求められるはずです。こうした事を想定して、日常的に何をしておくかをもっと深める必要があるように思いました。

残念ながら、厚労省のVTRでは、そうしたところまでは踏み込んでいませんでした。

福祉に携わる職員は、命をもっとも重視し、そのために粉骨砕身される使命感の高い方が多いはずです。だからこそ、経営層は、適切な価値判断と確かな理論に基づいて、しっかりとした計画と指示を出せるよう努力していただきたいと思います。

ちょっと話がそれてしまいました。
極論を言えば、BCPとは、何を捨て何を生かすか、その基準は何かを組織の中で一致させておくことなのです。
大規模災害発生時には、指示系統が整わない状況も充分に想定されます。もちろん、そのために、あらかじめマニュアル整備をしておくことは重要ですが、もし、マニュアルに想定されていない様な事態が起きたとしても、法人としての基準・価値判断が明確になっていれば、充分に事業の継続は可能になるはずです。
そうした議論や研修を日常的にしっかり行っておくことこそ、重要だと考えます。
(この記事は、私のSSブログ:GRICS内部監査マネジメントの記事からの転載です)

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マニュアルとリスクマネジメント

滋賀県へ転居して、もうすぐ丸4年を迎えます。

当初は、何もせず、のんびりしていましたが、縁あって、助け合い活動をしているNPOの事務局で働き、2年で退職。現在は、障がい者相談支援センターで働いております。

内部監査業務とはかけ離れた世界に身を置いて、戸惑いの連続でした。

内部監査をしていた頃は、仕組みとか規約・規程、マニュアル、エビデンス、マネジメント等々、理屈(理論)こそが重要な世界で泳ぎ回っていたように感じます。
こちらに来て、NPOや福祉法人に身を置くと、そうしたものとは無縁のように思っておりましたが、実は、マネジメント理論や内部監査業務は極めて重要だと感じ始めています。
先日、職場で「リスクマネジメントの内部研修」がありました。
内部監査時代にも、リスクマネジメントは学んでおりましたし、監査にはなくてはならない重要な視点であることは明白でした。
リスクマネジメントを充実する事こそが内部監査の重要な役割であったからです。
職場の研修は、責任者がPPを使って、リスクマネジメントとは何かを短時間で説明し、最終的には「業務マニュアルの再徹底」を確認する内容でした。
「おい!」と、つい突っ込みを入れてしまいたい中身。新参者ながら、ひとこと言わせていただきました。
「業務マニュアル」は何故必要なのか、もう一度考えてみてもらいたい。マニュアル通りに業務を行う事はどういう意味があるのか、そして、マニュアルにないイレギュラーなことが起きた場合どうなるのか、などを提起させていただき、結論として、リスク回避のために必要な手順がマニュアルであることを理解してほしいと締めました。
今の事務所には、数多くのマニュアルがあります。電話対応マニュアルや、朝の作業(鍵開け)マニュアル、室内の掃除マニュアル・・本当に細かいものまで、回数や使用する備品、中には切手の貼り付け位置といったものまで作成されているのです。
でも、肝心の「事故対応マニュアル」とか今回のような「感染症対応マニュアル」はざっくりしていて、私から見ると有効性が損なわれているというほかないようなものになっています。

何故か。
それは、マニュアルの作成方法に問題があるからです。細かく細部まで作られているマニュアルは、過去にトラブルやクレームがあった事象について、クレーム再発防止の観点で補強された経過をたどっているのです。
ですから、まだ起きていない事故やクレームについては創造力が欠如していて整備できないわけです。

長くなりましたので、結論とします。
マニュアルはリスク回避(マネジメント)を有効にするために作成するもの。だからこそ、業務プロセスにおいて、重大なリスク要因となるものを想像し、対策を講じる手順を纏める。もちろん、クレームやすでに起きた事故を教訓に手順(マニュアル)の充実を図る事は有効であるが、そこに囚われ過ぎないよう、リスク評価をしっかり行う必要があると考えます。
リスクマネジメントを基本に置いたマニュアル作成こそ有効です。

あわせて、リスクとは無縁と判断される「不要なマニュアル」は思い切って捨てる事も大事です。

ある研修から

職場である研修がありました。研修自体の内容はともかく、そこの中でどうしても引っかかったことがあるので、思考したいと思います。

引っかかった言葉は「言いたくても言えない、うまく伝えられない」という感情です。

その研修は、「誠実・尊重、信頼、肯定、自己責任」をポイントに、アサーティブコミュニケーションを身につけるという内容でした。
自分も相手も尊重しながら、自分の意見や価値観を伝え、対等に交渉できるコミュニケーションの方法論で、信頼関係を構築し、「心理的安全性の高い組織づくり」が目的だとは理解できましたし、それ自体は極めて当たり前であり、否定するつもりはありません。
 皆、そういうコミュニケーションができるようになり、快適な人間関係ができれば良いと思います。特に、政治屋の皆さんには、身につけていただき、国会でも国際政治の場面でも円滑にコミュニケーションをしていただきたいものです。

今回、引っかかった言葉に戻ります。
「言いたくても言えない、うまく伝えられない」というノンアサーティブな感情は、なぜ起きるのでしょうか?
 初対面、上司、何かと攻撃的、批判的といった人と会話する場面が多いのではないでしょうか?「言いたくても言えない、うまく伝えられない」という感情は、対人関係においては「自分がどういう人間と思われるかわからない」という不安・恐怖という感情が生み出すものだと思います。そういう人との「信頼関係の構築」とか「互いの尊重」という事は、すぐにはできません。時間が必要でしょう。果たして、アサーティブコミュニケーションのスキルは有効に機能するでしょうか? 
 そして、組織・集団においては、空気を読むとか、場をわきまえる、忖度する、など、「組織における個の統制」を強く感じる場面で生じる感情ではないでしょうか?発言する事に対して、批判されたり否定されたりすることを避けたい、「傷つきたくない」という自己防衛の感情が生み出すのだと思うのです。
 言い換えれば、自分の発言に責任を持つ覚悟(批判や否定、評価を受け入れる覚悟)があれば、そうした感情を抱くことは少ないという事です。
 SNSなどで匿名で誹謗中傷が横行する事が社会問題になっていますが、匿名にすることで自己責任を回避し「言いたいことを言う」風潮は典型的な例ではないでしょうか?「言いたくても言えない」から匿名で言ってしまおうという思考を助長しているSNSは、やはり規制されるべきなのだと思います。 
 以前の職場の先輩の一人に、かなり破天荒・無軌道な発言を敢えて、重苦しい会議で行う「ひねくれもの」が居られました。「馬鹿なやつ」という評価を承知で発言するのですが、実は、その発言がブレイクスルーに繋がる事を組織全体も認知していて、若手職員も、気持ちよく自由に発想し発言する組織になっていました。彼の中にそういう意図があったかどうかは定かではありませんが、私は、組織体そのものの在り方にこそ、根源的な問題があるのだと考えています。
 今回、組織として「アサーティブコミュニケーション」をしっかり取り入れて、信頼関係に支えられたコミュニケーションを活発にして、風通しの良い組織に変革し、成長の力を生み出そうという目的は理解できます。
 しかし、今度は、この「アサーティブコミュニケーションのスキル」を身につける事ができない人間にとっては、気詰まりする居づらい組織になるのは明白です。
 一つの手法や価値観を、組織に属するすべての個人に押し付けるような事は慎重になるべきだと考えます。
 極論を言えば、それをもし組織のトップが声高に話し、職員に強制するようなことになれば、それこそ、時代錯誤。戦前の日本社会のようなものです。
 今は、「多様性」を認める時代です。互いを認め合う。尊重し合う。大いに結構なことですが、批判や否定、評価があってこそ、真価が判るはずです。
 一人一人の個性(「くせがすごい」的な?)がぶつかり合い、時には火花を散らす事も、あるいは融合する事でこれまでになかったものが生み出されたり、傷つき傷つけ、それを糧に成長したり、そうした人間臭い組織が「良い組織」だという価値観は生まれないのでしょうか?やっぱり、これは「昭和の世代」の発想でしょうね。
 
 という事で、今後、私が今の組織で一番居づらい思いをするように予見しています。それでも、言いたいことははっきり言いたい。批判や非難、否定、大いに結構。
 以上、「アサーティブコミュニケーション」が身に着かない人間の主張でした。

最近思う事

 物事を為すためには、「人」「もの」「金」の三つと言われていた時代がありました。今は、そこに「情報」が加わりました。 
 ICTだとかデジタル化だとか言われて久しいのですが、まだまだ、「情報」の要素については、うまく活用できない組織は多いのではないでしょうか?
 若い世代に限らず、最近では「ググって」すぐに正解に辿り付くことが当たり前になっています。その手軽さを嘆く世代もあるようですが、仕事に関しては、充分に価値のある事でしょう。
 必要な情報がすぐに手に入ることで、チャンスを逃さない事、労力を効率よく活用し、大きな成果につなげることができるはずです。
 今、私が働いているところでも、徐々に情報データの集積を紙ではなくPCへ移管してきています。抵抗勢力がないわけはありませんが、だれでも情報を共有し、正確な情報に基づき適切な支援へつなげるという点ではかなり有効です。
 個別のケースに対して、有効なサービスや制度を利用できるよう、手元にすぐに検索できるようなデータベースがあればという思いは、専門職の皆さんも感じておられるようです。特に、経験年数の短い方や若い職員には、経験値では補えないものを、情報データベースで補える事を痛感されているようです。
 ただ、大きな抵抗勢力となるのが、経験の長い専門職層です。
 分厚い解説書やハンドブックを取り出して、調べ、検証し、それを自らの頭の中に叩き込む事(経験値)で、能力と自負しておられるような方には、デジタル化で手軽に情報を入手できる事の価値を理解いただけない様なのです。自分だけが知っているというようなプライドがそうさせるのではないかとも思います。
 いずれにしても、デジタル・データベースで省けた時間を目の前の顧客(今の仕事では当事者と呼びますが)に寄り添う時間が確保でき、より丁寧な対応・支援につながると思うのですが・・・。
 医療の世界では、このコロナ禍で診療体制が思うようにならず、また、不用意な接触による感染拡大を防止するため、リモート診療が認知されてきています。
 従来大事にしてきた「価値」を見直す事で、活路を見出す事に繋がる。
 以前、営業の仕事で研修を行っていた頃、これまで当たり前と思ってやってきた事を逆転させてみる「リフレーミング」の講習をしていました。
 今見えているものが全てではなく、真逆の視点、俯瞰、とにかく一つの見方に囚われない事、これは常に持っていたい思考方法だと思います。

Googleフォームを使って集計

ある会議で、企業や利用者へのアンケートを取ることになりました。
企業対象は200社程度、利用者も200人程。
アンケートは、対象者の都合で、紙媒体で手渡しや郵送しか方法がなく、回収後の集計作業が発生する事になります。
当初、会議の事務局は手集計を敢行しようと考えていましたが、Googleフォームを活用する事を提案しました。
Googleフォームは、ネット上で簡単にアンケートなどの情報収集するツールとして優れていますが、ネット環境が十分にないユーザーは対象者とはなれません。
今回のようなケースでは、おそらく、紙媒体で集めた情報を、エクセルとかスプレッドシートに入力して、ピボットを駆使して、グラフ化などを行うのが通例でしょう。
今回、Googleフォームを提案し採用してもらった時、会議の参加者の多くは「どういうこと?」と疑問を感じていらっしゃいました。
そこで、事前にアンケート用紙を入手し、Googleフォームでまったく同じものを作成して、明示させていただきました。
そのうえで、回収されたアンケート用紙をその画面に入力してもらう作業を事務局にお願いしたのです。
利用者アンケートは設問が15問程度なので1件入力するのに30秒もかかりません。200枚×30秒(0.5分)=100分・・だいたい2時間の作業量です。
企業アンケートは少し入り組んだ設問が多く、1枚1分✖200=200分・・だいたい3時間の作業量が想定されます。
そんなふうに説明して作業に取り掛かっていただきましたが、実際にはその半分程度の入力時間でした。(設問によっては入力する箇所が限定される場合とか、慣れてくるとかなりスムーズに入力できる事も体験的にはっきりしました)
ただ、入力作業を終えて、事務局の皆さんが一番驚いたのが、即座に、アンケート集計の概要がグラフ形式で見られる事でした。
ここが、Googleフォームを集計作業に活用する最大のメリットだと思います。
もちろん、エクセルやスプレッドシートに入力していくよりも、画面上でクリックして入力できるのではるかに入力作業も簡単なので、初心者にとってとっつきやすいし、必須項目の設定とか、選択設問では一つだけ選ぶか、複数回答できるかもあらかじめ設定しておけば、ミス入力の防止にもなります。
初めに、しっかりシートを作成しておけば、合理的に正確に入力でき、入力後すぐに結果が取り出せる。これは、ぜひ使ってみてもらいたいと思います。
ちなみに、Googleフォームの集計機能は、ある程度限定されるため、例えば、他の設問とのクロス集計とか、一部データを抜き出して傾向を見るとか、より複雑な集計と分析作業を行う事には向いていません。その場合、スプレッドシートにデータを吐き出して、個別にピボットを使って、より深く分析すれば良いのではないかと思います。
仕事で、アンケートを取るようなことがあった場合、是非、Googleフォームの活用を考えてみてください。(ネット環境が整っている対象者なら、回答作業もスマホやPCでも使えますから、さらに効率的だと思います。)

マイクロソフト フォトを使って

久しぶりの投稿です。

今回、仕事で事業所紹介のPVを作成することになりました。

市内にある福祉事業所から、日常の様子をまとめて、コーナーで映像にしてみてもらう企画です。
費用が掛けられなくて、何とか、手作りでそれなりのものができないかと考え、専用アプリを使うのではなく、Windows10付属のフォトアプリを使うことにしました。
実際、そうしたものを作るのは初めてなので、どうなる事かと思いながらも、何とか作ることができました。(パワーポイントを使う事も考えたのですが、この機会に遣った事の無いアプリを覚えるチャンスだと思ってやってみました)
作り始めてみての感想は、意外に簡単。
日ごろ、MSアプリになれているせいか、作業の手順はワードやエクセル、パワーポイントに近い感じでした。

アプリを開いて、新しいビデオを作製をクリック。
1.タイトルカードの挿入(タイトルテキスト入力)
2.プロジェクト ライブラリーに+追加をクリックして、写真を取り込んで、挿入
これで、まず骨格ができます。
3.あとは、1枚ずつ、時間(期間)とテロップ、背景、動作を設定していくとほぼ完成します。
幾つものブロックに分けたければ、途中にタイトルカードを差し込むことができます。
再生をしながら、不具合を見つけたところで停止して、その都度、修正を繰り返していき、完成度を上げていけばいいのです。
作業のわりに、それなりに見られるものになるので、満足感は高いと思います。

テロップも入るし、表示時間も調整できるし、掲示する写真も調整可能だし、自由度が高いという感じです。タイトル音楽も、まあ、それなりに揃っていました。
今回は、「芸術祭」という企画の中のコーナーでもあり、静かに芸術作品を鑑賞いただく会場なので、音楽はピアノ中心のものに選定してみました。PVを映し出しながら、会場に流れる静かな音楽、意外に合っていてびっくりしました。

PCが普及する前は、こうしたものを作るには、大変な労力と時間と費用が掛かりました。
ネガフィルムから、映写用の専用スライドを作成して、専用の再生機材で1枚づつ映し出すという仕事がありました。
スライドも専用のケースに順番に入れていくのですが、丁寧にやっておかないと順番が狂ったり、上下・裏表が逆になっていたり、途中空きがあったりと、途轍もなく面倒な仕事でした。(こんなことを知っているのは、60代以上の方でしょうか?)
今は、PCで、いとも簡単に作れてしまう、それに費用もほとんど掛からない、良い時代になりました。

作業の中で、一番苦労したのは、幾つもの事業所から、写真データを集める事でした。
何せ、職場のPCは、セキュリティ対策のため、USBメモリーは使用不可ですので、市内の各事業所から写真データを集める方法に困りました。
USBメモリーが使えれば比較的簡単なのですが。それができないとなると、別の方法を考えねばなりません。
メールにデータ添付してもらうという方法もありますが、何せ、写真の枚数も多く、私が仕事で使っているメールは事業所共用アドレスのため、大量に届くメールに紛れて見つけにくかったり、誰かに消されてしまったりするリスクもあります。また、大きすぎるデータはメールに添付できない場合もあります。

そこで、GoogleDriveを使う事にしました。
共有設定にして、各事業所の担当者にメールで「Driveのリンク」を送りました。(共有設定はあらかじめしておく必要があり、ちょっと面倒な部分がありますが、セキュリティ対策のためです。しっかりやりましょう。)
いわゆる、仮想でみんなが使えるフォルダー(場所)を作ったわけです。
そこに、自分の事業所の名前のフォルダーを作って、データを入れてもらう。
若手の職員がいらっしゃるところでは、難なく、データを入れてもらう事が出来ましたが、PCに不慣れな一部の事業所では、少し苦労されたようですが、無事、8つの事業所の写真データやテロップ用の文章などを入手して、PVが完成しました。
これで、大幅な時間の節約になりましたし、事業所側からもデータの入れ替え・修正もいちいちメールで添付しなくても、電話一本いただくだけで確認できます。完成間際のものを共用Driveに入れて、みんなに点検いただくことも可能でした。

コロナで在宅ワークが続いている方もいらっしゃると思いますが、GoogleDriveをうまく活用すると、充分に、共同で作業を進めることができます。

依頼いただいたHP無事完成!


友人の自宅カフェのホームページの依頼を受けて、完成しました。
基本フレームから8割程度で10時間、一度、オーナーに内容を確認して、修正箇所を聞いて2時間程度でした。
今回は、娘さんにも、WordPressの概要や作業要領をお話しました。
さすがに若い方は理解が早く、すぐに修正作業をされたようで、ずいぶんと綺麗に仕上がりました。(その分、費用は半額とさせていただきました)
mimosa cafe オープンは11月4日。
ログハウスの自宅カフェ、御主人手作りのドッグランもあり、ゆっくり過ごせそうです。
ホームページはこちらです。是非ご覧ください。➡mimosaevachann.wordpress.com