些細なことですが、前述の「短い失敗談」の続きです。
大量のデータをワード文書に差し込み印刷をしようとして、前述の失敗談では、「セル内のデータ形式の認識」に関して述べさせてもらいました。
更にもう一つ。
差し込み印刷で、フィールドの挿入を終えて、「結果のプレビュー」➡完了と差し込みへと手順を進めることになります。
完成文書は、表の中にデータを埋め込むもので、例えば、「区分・項目・名称・内容」の４つのマスの中にデータが差し込まれるものを想定します。
表の挿入で、４つの項目が入る枠を設定し、データフィールドを挿入し、結果のプレビューを押すと、1番目のデータが挿入されます。
形が整っていれば、「完了と差し込み」で、「個々の文書の編集」へと移ります。さて、ここで驚くことが起きます。
４つの枠を持った表に１つのデータが挿入され、1ページができます。
次のデータは2ページ・・500ほどのデータだと、500ページの文書になるわけです。
「失敗した！セクションの削除を忘れていた！」
そう気づいた時、はてと困りました。
セクションの削除ってどうやるんだったっけ？
最も初歩的な方法は、「セクション区切りの前にカーソルを置きDeleteキーを押す」ことですが、500ページはかなり労力時間の無駄。一気に出来る様方法はないかとちょっとググってみると、こんなふうに書かれていました。
簡単に書けば、「あいまい検索機能を使って、(^b)の文字列を探して削除する」というのが正論のようです。
そういう方法があるのかと思ってやろうとしましたが、「いや、違う。以前にこんな手順は取らなかった。もっと単純だったぞ。」と自分の記憶をもう一度掘り起こしてみたのです。
事実、以前に作成した差し込み文書のひな形は、そんなことをやらなくても、ちゃんと、ページが変わることなく、続きでデータが出ているのです。
差し込み印刷固有の何か・・なんだったか・・・。偶然出来たというのもちょっと・・必ず理由（作業手順）があるはずなんです。PC作業では、理由もなくそういうことは起きません。
今一度、差し込み印刷の最初の手順に戻ってみました。
「ああ！そうだった！」
セクションの区切りが最初から入る場合と入らない場合の違い・・思い出しました。
もう、賢明な皆さんなら判っておられるかもしれません。
そうなんです。差し込み印刷の最初「差し込み印刷の開始」のところで開くダイアログ。ここで、「名簿」を選択するのでした。それ以外を選択をすると、セクション区切りが入るのです。ここは、かならず「名簿」を選択しておきます。つい、「標準のWord文書」を選びそうになりますが、それではセクションの区切りがつくことになりますのでご注意ください。
そうすると、データが差し込まれた表がセクション無しで作成できます。
前述の「あいまい検索」を使う方法より、実際、サクサクと作業が進みます。もしかしたら、これって裏技なんでしょうか？役に立ったよという方、もっと別の方法があるよという方があれば、教えていただけると幸いです。まだまだ、知らないことばかりです。
実務に携わっていると、こうした小さな発見や躓きというのは多々あります。それで大幅なタイムロスになることもあるし、これが嫌でPC嫌いになる人もおられるでしょう。
まあ、ちょっとしたゲーム攻略のつもりで取り組むと、楽しめるんじゃないでしょうか？「仕事を愉しむ」・・ちょっと不謹慎な感じもしますが、目の前の業務に集中しているわけですから許されるんじゃないかと思います。
高島ライフサポート 