業務マニュアルと業務プロセス④個人情報管理について

 私が働いているところは、センシティブな個人情報を日常的に取り扱っています。秘匿すべきものも多く、情報共有が難しい事が理解できます。しかし、一部のセンシティブ情報が、紙ベースで部内で公開されている実態があります。本当に恐ろしい状態です!!
この点は、何度も問題にし、改善を求めてきました。しかし、その度に、「情報はみんなで共有しなければならないので公開が必要です」という言葉が返ってくるだけで、「紛失によるリスク」には特段の留意はされない様子で、一向に改善されませんでした。

ちなみに、公開情報には、他の事業所からの広報物、新聞、通達や研修案内、会議案内や指示書等、とにかく、あらゆるものがあります。
公開用ボードが10枚以上ありますが、それが足りなくなるほどの量があり、休んでいる人の机の上には山積みになっているのが実態なのです。
一回りして、最後に私の手元に戻ってくるころには、研修や会議、通達などの日付が切れてしまっている(経過している)ケースも少なくありません。
はっきり言って、時間経過で情報価値が損なわれている事も多いのです。(これについては別に考えることにします)

さて、「共有されない情報がある一方、公開される情報が存在する」という矛盾について考えます。
理由は明確。専門職の集団であるためです。

 専門職の多くは、担当する「当事者(相談者)」については、支援や相談業務を通じ、占有しているという感情が生まれがちで、ほかの人では適切に対応できないという自負をもつようなのです。高度な専門性を持つ職種となると一層際立ってきます。一方で、他から得た情報は、「参考」程度の情報という意識に陥ります。自分が知っている情報が正しく重要であるという意識です。
第3者から見れば、どちらの情報も同じレベルのセンシティブな情報なのですが、自分の情報化か、他人の情報かで、扱いに差が生まれます。
私は、この事業所の事務的な業務を中心的に担う立場です。外部から得た情報を記録し保管する役割があります。
多くの職員は、個人情報に該当する場合、私のところへ提出し、個人情報管理表への記載作業を依頼します。しかし、一部の専門職は、そういう事もせず、自分で保管しようとする。個人情報管理規定にはそういう点は厳しく禁止していますが、高度な専門職にある人は「自分は対象外」という変なプライドを持っていて、規程よりも自分のスキル・手法を優先しがちです。こうした動きを他の職員も目の当たりにしていて、結果的に、各自勝手に作業してしまうため、「紙ベースの個人情報の共有」などという恐ろしい現実が生まれているのです。

被害者は「当事者」ですよね。
もし仮に、部内公開中に、どこかの資料に紛れ込み、外部に持ち出されて、無関係な人の目に触れるようなことがあれば大問題です。その人を知る人物がその情報を見てしまうとさらに深刻な事態に陥るかもしれません。専門職としての信頼を一気に失う事になります。
そういうリスクがあるという認識が共有されない組織は怖いです。

ここでも不正(不祥事)のトライアングル思考で「機会・動機・正当性」の条件を揃えない、情報管理上のリスクを想定したマニュアルにする事が重要です。

だからこそ、法人が定める「個人情報保護規程」をもとにした、事業所毎の「個人情報取り扱いマニュアル」が定められるべきなのです。そしてそれを全員に周知し、例外なく徹底することが重要だと管理者は認識すべきです。 

ふと思い出したこと・・
町内自治会で「回覧物」というルールがありますが、どうお考えでしょう?
今年、町内の組長をしている関係で、最近、ご高齢のご家庭から「自分の家には関係ないものばかりだから、回覧順から名前を外してください」とお願いされました。
自治会自体、区域内加入者は、半数にも満たない状態で、8割以上が高齢者世帯です。回覧板を回すために、隣まで歩いて持っていくことも厳しい(私の町内は少し家が離れている人が多い)方もおられます。ゴミを集積場に持っていくのも大変な作業になりつつあり、そのうち、町内(組の中)のゴミ収集という仕組みを考えなければならない時が来そうです。

話を戻します。

先月は、3回、回覧がありました。1回は広報物(学校や民生委員?)1回は電柱工事に関する注意案内(町内)、1回は家の新築工事に関するお知らせ〔町外〕でした。件の方からすれば確かにほとんど無関係なものかもしれません。
その前の月に、神社・氏子に関する案内を回覧した時には、町内のたった1軒だけがその神社の氏子となっている事が判り、自治会とは別で配布すべきではないかと思いました。

「回覧ではない形で情報を伝えることはできないでしょうか?例えば、皆さんが必ず行く場所、ゴミステーションに、掲示板を設置するとか、何でも回覧ではなく、それぞれの団体が戸別配布するよう要請するとか・・・」

自治会でそういう「改善提案」をすると、また、「移住者は勝手なことを言う」と冷ややかな目で見られそうですが・・・。
実際、町内の回覧物、どれほど目を通していますか?
それほど重要な情報は届いていますか?
本当に重要な情報なら、「ワクチン接種」の様に個別に郵送されてしかるべきではないかと思うのですが・・・。

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