月: 2020年11月

年賀状作成の時に使った「差し込み印刷」は、汎用性の高い機能です。エクセルとワードの互換性を使った、パソコンならではの機能だと思います。以前の職場で頻繁に使用していたのは、「通信（ニュース）」郵送のための宛名ラベルづくりでした。

市販のラベルシートを準備して始めます。
間違いなく進めるには、「差し込み印刷ウィザード』を活用すると良いでしょう。（ある程度機能が判ってきたら、ウィザードではなく自身で細かく設定する事もできます）

まず、新規文書を開きます。

1. 「差し込み文書タブ」から、「差し込み印刷の開始▼』をクリックして、「差し込み印刷ウィザード』を起動します。ワード画面の左右どちらかに、ウィザード画面が開くので、質問に沿ってチェックを入れて進めていきます。
2. 文書の種類を選択します。（今回はラベルにします）　次へ

1. ひな形の選択　　現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書から選びます。（今回は文書レイアウト変更を選択⇒「次へ」で、ラベルの指定が開きますから、使う用紙を選択します。
2. 宛先の選択　　ここで使用する名簿（エクセル）を指定しますので、すでにある場合は、既存のリストを選択し、「参照」で使う名簿データを確認します。
3. ラベルの配置　一番左上の空白のラベルを使って配置を決めます。画面にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データにある項目（フィールド）が出てきますので、入れたい項目をチェックし挿入します。
4. 項目（フィールド）ごとに　書式（字体やフォント）が変更できます。氏名のあとに「様」をつけると宛名ラベルとしては良いでしょう。
5. ある程度配置が確定したら、「ラベルの置き換え」に注意して下さい。すべてのラベルの更新をクリックしないと、次のレコードに反映しません。必ず押してください。（ここが忘れがち）
6. 「次へ」でラベルのプレビュー画面で、全体を確認し、OKなら「完了と差し込み」で完成です。

※多少手順を省いていますので、不明なところはお問い合わせください。

同じ要領で、ラベルだけでなく、ご案内の手紙をたくさんの人に送るというような場合、元の文書の宛先名に、差し込み印刷フィールドを設定して印刷するといった使い方もできます。私は、以前に、ある研修会の参加者証・修了証を差し込み印刷で作成しました。参加者証は名刺大のもので、名簿から「氏名」と「所属団体」を選択し、差し込み印刷後にパウチ加工して、名刺ホルダーに入れて配布しました。修了者証は賞状サイズで、「住所」と「生年月日」と「氏名」を入れ込む形でした。ワードで元文書を作成、毛筆字体で縦書き、賞状テンプレートを使って作成したものに、住所・氏名・生年月日を差し込みフィールド設定できれいに印刷できました。

催事のチラシや案内には、場所を示す地図を入れるというのは必須です。
ワープロの時代には、手書きで貼り付けていた事を思い出します。
時々、略図の様な地図を目にする事はあります。手書きならではの味はあるのですが、これがなかなかわかりにくい。通常地図は上を北向きにするものですが、中には全く逆のものがあります。直線と図形を組み合わせ苦労して作ったんだなあと感心するものもありますが、やはり、地図は見る人が判る事が大事です。間違いなく、そこに来てもらえるようにすること。ホームページを見ると、殆んど、GoogleMapか、Yahoo地図がはめこまれていて、判り易いですね。

これを自作のチラシや案内に入れ込めればと考えている人は多いでしょう。

以前のNPOの仕事では、訪問先（利用者）の自宅の地図を作成していました。
パートの方が、ゼンリンの地図から場所を探し出し、その周辺の地図を何度もコピーして、切り出し、貼り合わせて、大きな地図に仕上げていました。かなりの労力と時間と費用が必要な作業です。
私は、GoogleMapで検索し、必要な場所だけをプリントスクリーンでコピーして、記録表（エクセル）に貼り付けるようにしました。これで圧倒的に時間短縮・コストカットできます。また、GoogleMapには周辺のランドマーク（目印）も掲載されていますから、より判り易いものになります。

手順は簡単。
インターネットで、GoogleMapを開いて、検索バーに所定の場所をいれて、検索すると、赤い目印（フラグ）が立ちます。縮尺を調整して、ランドマーク（目印）が入るようにして、必要な場所をPrintScreenします。（インターネットを開く時、「MicroSoft Edge」を使われている場合は、「windows+shift+S」で、printscreen起動）
あとは、領域を指定して実行。いったん、windowsのクリップボードに保存されます。
その上で、ワード（あるいはエクセル）画面に戻って、貼り付けたい位置にカーソルを移動し、貼り付け（前述）実行です。大きい画面をコピーした場合は、貼り付けてからサイズを変更（縮小）、トリミング（カット）してしまえば見た目も良くなります。

PrintScreen(スクリーンショット）はスマホでも頻繁に使う機能ですし、地図だけでなく、画像や写真などでも使えますし、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントでも活用できますのでぜひ覚えておきましょう。ワードやエクセル側からもprintScreenは出来ます。

ただし、画像・写真・グラフなどは、著作権や肖像権・版権が絡むものが多いので、注意して下さい。特に、商用（収益事業）で使用する時は注意です。

補足）ワードやエクセルを起動中、その画面をスクリーンショットする方法は以下の通りです。

パソコン作業で、「コピー＆ペースト」機能は多用する作業の一つでしょう。
年賀状作り、ポスター、資料作り・・この機能こそ、パソコンを使う意味があるとも言えますね。その際に一つ「クリップボード」について解説します。

クリップボードは、ワードだけでなく、エクセルやパワーポイントなどのOFICCEソフト共通ですからご存じの方も多いと思いますが、特に「コピー＆ペースト」を多用するワードの項目で取り扱いたいと思います。
ワード文書作成では、「挿入」だけでなく、「コピー＆ペースト」機能を使って、ネット検索で見つけた画像や文章引用、エクセル表等を貼り付ける事が多いと思います。（ただ、この機能を多用しすぎて、「盗作・盗用」などの問題へ発展するなんてこともあり、注意が必要ですが・・・。）

この作業で助かるのが「クリップボード」です。
例えば、ネット検索で見つけた画像（もちろん無料のもの）を何点か使いたいが、どれが良いか迷う時、とにかく候補になるものをコピーします。すると、クリップボードに全てが一旦保存されるのです。このクリップボードは、ワードやエクセル・パワーポイント等で共通に使えます。

ワードでは、ホームタブにある「クリップボード」をクリックすると、窓が開きます。すでにコピーしたものがあれば、すべてそこに保存されているのが判ります。
あとは、そこから、貼り付けしたい所にカーソルを移動させて、貼り付けたいアイテムをクリックすれば、貼り付け完了です。
気に入らなければ、クリップボードから別のものを選べばいいですから、かなり手間が省けるのではないでしょうか？
なお、貼り付け（ペースト）には、いくつかの種類があります。ただ貼り付けるのではなく、用途を考えて形式を指定すると良いです。これについては次回にしましょう。

注意点）

このクリップボードが共有できるのは、「コピー」したものだけです。PrintScreen（スクリーンショット）は、共有できません。
Windowｓ１０（基本OS）側にある「クリップボード」に保管されるので、別の操作が必要になります。
※［Windows］＋［V］キーでクリップボードウィンドウを表示してください。下のような画面が出て、コピーデータがあるはずです。

※クリップボードの設定を変更すると、履歴も確認でき、使用できるようにもなります。
１．［Windows］＋［V］キーでクリップボードウィンドウを表示
２．ウインドウの下にある「有効にする」ボタンをクリック
３．これで、過去のデータが表示されるようになります。

スマホを手にした時、一番驚いたのは、Googleの検索ができる事でした。
通話やカメラ、メールの類は、ガラケーでも可能でしたが、インターネットにつないで「検索」できるというのは大きな進歩だったと思います。（もちろん、ガラケーでも出来るものはありましたが・・）何より、パソコンと遜色ないほど情報を入手することが可能になったことで、判らないことがあればすぐスマホというのが当たり前になりました。
各種手続き、買い物、お金の管理、音楽入手、とにかく、生活に必要な事はネットでという時代です。パソコンはほとんど使わなかった妻も、今では、スマホを私以上に使い込んでいます。これから、生活全般に更に浸透していくに違いありません。スマホだけでなく、様々なモバイルツールも生まれてきていますし、それらを繋いだホームネットワークも進化し続けています。

ただ、そういう時代だからこそ、パソコンをもっと身近に使えるようにしたいものだとも思います。
ワードやエクセルなどのofficeソフトだけでなく、いろんな便利なソフトをインストールしてより快適な暮らしに活用する、そのためには、基本的な知識がないと難しいでしょう。（スマホはそれを簡単にしたことで普及したわけですが・・・）
このブログやホームページをご覧いただいている方には、釈迦に説法でしょうが、少なくとも、私が関わっていたNPOの利用者さん（ご高齢な方が中心でした）や、パート職員の中には、スマホは何とか大丈夫だけど、パソコンは苦手（あるいは無縁）という方が数多くいらっしゃいました。
私の住んでいる高島市の高齢化率は滋賀県下第1位を独走中です。
3人に一人は65歳以上で、すでに1万人を超えています。こうした方々こそ、パソコンが手軽に使えれば、暮らしは随分変わると思います。
昔、私が農産バイヤーだった20年以上前ですが、とある中山間地の村で驚く光景を見ました。そこは、全ての農家にネット回線が入っていて、倉庫の片隅にパソコンが置いてあるのです。今ほどハイスペックなものではないのですが、それで、天候情報や作物管理情報を入手し、出荷量を申告したり、相場を見たりして、農業生産力を向上させるツールになっていました。何より驚いたのは、出荷時期と量を報告すると、それに合わせて、村（農協？）から集荷要員やトラック等が手配され、作業支援をしていた事です。
高齢化・過疎化が進む中で、地域全体で支えあう仕組みに積極的にデジタル技術を取り入れ、村単位で実践していたのです。
リモートワーク・ワーケーション等が広がるのと同様に、高齢化・過疎化が進む地域や孤立化しやすい高齢者や生活弱者と括られる人達がネットワークに入れるようできる事はあるはずです。

行政サービスや様々な民間サービスは、ネットワーク・デジタル化され、効率的（即時的）に生活全般が動いていくでしょう。
医療や福祉の分野でも、リモート診療とか健康管理などの領域、生活支援全般でも、デジタル技術（パソコン）が広がるに違いありません。
だからこそ、一人でも多くの人が、デジタル技術を使えるようになっていかなくてはいけない。そのために何かお役立ちできればと考えています。