エクセルの活用⑫ピボットテーブル

エクセルはやはり表計算ソフトですから、本来の使い方をしっかり学ぶ必要はありますね。ただ、日常生活ではそれほど大変な表計算はありませんから、使う期間は少ないでしょう。
解説本では、たいてい「家計簿を作ってみよう」という項目があります。妻にその話をしたら一笑に付されてしまいました。今は、スマホのアプリでかなり便利なものがあって、レシートを撮るだけで良いんだそうです。それに、会計事務所じゃないんで、ざっくり使い道と収支が判ればいいから、エクセルで家計簿をつけるなんて時代遅れじゃない?と言われました。ざっくりというのが味噌なんでしょう。そこにちょっとした「へそくり」を作るコツがあるんでしょうね。
前置きが長くなりました。

エクセル活用で優れた機能の一つに「ピボットテーブル」があります。
ピボットテーブルとは、リスト形式で用意されたデータを任意の形式で分類し、集計する機能のことです。
簡単に考えるため、家計簿を例にとってみると、基データに、日付・支払先・品名・金額・用途の5項目があるとします。この基データから、例えば支払先別に何月にどれくらい購入したのかとか、月ごとに用途別にどれくらい使っているか、あるいは品名単位でどこで購入しているか等を計算する表を作る機能があるわけです。
だから何?と言われそうですが、とにかく、結果をより判り易くまとめる表が作れるという事です。
以前の仕事では、活動実績の分析のために、エクセルに日付・実施者・利用者・地域・時間・金閣・内容区分などの記録をまとめ、月別・人別・地区別・内容別の推移表をまとめていました。
また、介護保険事業もやっていて、保険請求事務(小規模事業所ため電子化できていない)にも活用し、国保連請求書や利用者・実施者(ヘルパー)の請求支払金額の確定、収支計算等に役立ちました。

手順は簡単。
初めは、「挿入タブ⇒おすすめピボットテーブル」をクリックしてみると良いでしょう。元データからできるピボットテーブルの例が表示されますから、それでいったんどういうものかを知ることができます。そのまま、気に入るものをクリックすれば別シートで集計表ができます。


自分なりに表を作りたいなら、「挿入タブ⇒ピボットテーブル」をクリック。
ピボットテーブルの作成ウインドウが開きますから、項目に従って指定してOK。新規ワークシートを選択していれば、シートが開いて、テーブル設定画面が開きます。


この先は次の機会にしましょう。

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