エクセルの活用⑨条件付き書式

「ぱっと見てすぐに判るようにしたい」
大量なデータの入った表を見ると、何処がどうなのか判りにくいことがあります。
例えば、300人くらいの会員さんがいるようなところで会員リストを作成して、成績の良し悪しを見たいと思った時、成績結果の数値が並んでいるだけでは判りにくいですよね。そんな場合、使えるのが「スタイル」です。

ホームタブのメニューにたいていあると思います。これは、セル単位であるルールに沿って色付け・文字分けなどができる(スタイルを設定)機能です。


使い方としては、
1、表現したい領域(例えば、成績数値の入っているセル・列)を指定。
2、「条件付き書式」▼をクリック。
3.表現したい方法(強調・上位下位・データバー・カラースケール・アイコン等)を選択し,▶をクリック。
4.さらに詳細を指定。
以上で設定できます。
表を作成する前でも、あとでも設定できます。

あらかじめ設定されているスタイルも有効ですが、私は、「条件付き書式」を使っていました。これを使うと、指定した条件でセルの色や記号で表現する事ができるのです。例えば、先の会員データなら、平均値以上と以下を色分けできますし、成績の低い者から高い者までグラデーションで表現する事もできます。あるいは、グラフの様に見せる事も可能なのです。そして、それらを組み合わせて使う事もできます。平均値の以上・以下とか、合格不合格と行った事も一目瞭然です。会員データで、例えば、会費未納の人だけ赤く表現するというのも簡単です。
ただ、データを表に収めるだけでなく、より見やすく理解しやすい表現で見せる事ができるのも表計算ソフトならではの機能だと思います。
以前の職場で、3000人近くの人を対象にしたアンケート調査があり、それを、70カ所近くの事業所単位にまとめて報告する機会がありました。最終結果の数値は100点満点で何点かを示すものなのですが、ただ数字が並んでいるだけでは判りにくいため、この機能を使って色付けしました。低いところは赤く、高い所は青く表現すると、その事業所・その部門が成績が悪いかすぐに判ります。そういう見せ方が必要な場面があればぜひ使ってみてください。

ちょっと捻った使い方として、例えば、スケジュール表の特定の予定がある箇所だけを強調する方法にも、これは使えます。
要領として1.2の手順は同様ですが、3で「強調」を選択、次に「文字列」を選択します。すると窓が開きます。

左に文字列を指定します。その列で強調したい文字列、例えば、「ミーティング」と居れる、左のところは強調したい色を指定できます。特定の文字列が入ったセルだけを強調できて便利です。これは幾つか組み合わせて使えます。

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