エクセルの活用⑥

最近始めた事の一つをご紹介します。幅広い業務をこなさなければならない方への一助となれば幸いです。
アクセスを使っていた時、「ボタン」をクリックすると必要な作業画面が開くのが気持ちよかった事を思い出して、エクセルで作ってみました。


要領は簡単です。
1枚のワークシートを「業務管理」と名前付けし、自分の業務をいくつか領域に分けて、それそれをセルに設定します。そこに、「挿入」タブから図形を選択し挿入します。四角くても、長丸でも何でもいいので、気に入った図形をセルに配置し、それをボタンに見立てます。そこに、表題をテキスト編集で入れ込みます。
例えば、「日次業務記録」としたら、それに、「右クリック:ハイパーリンク」で、該当するエクセルやワードのファイルをリンク付けします。
こうすると、そのボタンをクリックすると、該当するファイルが起動して開くというわけです。
以前に掲載した「インデックス」と要領は同じですが、この「ボタン」リンクは、例えば、フェイスブックとかホームページを開くという事にも使えますから、いちいち、windowsメニューを開いたり、デスクトップのショートカットを開くことも必要なくなります。
常に、この「業務管理」ワークシートを開いていれば、良いわけです。
マクロ(作業プロセスの指示)を組む知識があれば、さらに高度な作業をボタン一つで行う事もできるようになるのですが、私はマクロの知識は余りないので・・すみません・・・勉強します。


前の職場では、電話相談や介護保険事業の管理、予算管理、支払処理、請求事務等々、いろんな業務が、突然、舞い込んでくる状態でしたので、このワークシートを開いておいて、該当するボタンをクリックして必要な記録やファイルをさっと開いて、迅速に作業を行うようにしていました。コールセンターなどは、こういうシステムが組まれていて、オペレーターさんは、インカムで話をしながら、顧客情報とか製品情報を開いて、対応していると聞いています。それほど大掛かりなシステムではなく、個人的に使うものをさっと取り出せるようにしておくのは仕事の効率の面ではかなり良いと思います。
ルーチンワークが多い方は、これがあると手順忘れも防止できるかもしれません。
それに、何だか、PCを使いこなして仕事をしている気分になってちょっと楽しい?ですよ。補足ですが、ボタン(図形)は、装飾が可能です。それは次回にします。

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