ワードの活用⑭差し込み印刷2:ラベル

自分で差し込み印刷をやってみて、いくつか戸惑った事をまとめてみます。

1.新規文書を開く時に、ラベルのテンプレートにすべきかどうか。
ラベル作成の場合、「白紙」が適当だと思います。最初にテンプレートを選択すると、差し込みに切り替えた時、台紙との相性が悪くなるからです。

2.ウィザードを開いてからの注意点

①最初の項目は、文書の種類です。ここで、「ラベル」を選べば大丈夫。

②次は「ひな形の選択」です。先日の解説では、「現在の文書・文書レイアウトの変更・既存文書」と表記しましたが、「現在の文書・テンプレート・既存の文書」という表記になることがあります。これは、一つ前の選択ミスです。「←戻る」で一つ前に戻りましょう。

③「文書レイアウトの変更」をチェックしたら、「ラベルオプション」を確実に選んでください。使う用紙をしっかり選択します。(メーカー名と品番)

④次は、「宛先の選択」です。すでに住所録が作られているのであれば、そのフォルダーで指定すれば良いです。もし、住所録ができていないようなら、作業が止まります。ワード差し込み作成前に、住所録(データ)は作成しておきましょう。

⑤次は「ラベルの配置」。「ラベル」に表示する項目を一つ一つ配置します。ここで「差し込みフィールドの挿入」を選んでください。窓が開いて、「住所録」の1行目の項目が並びますので、必要な順番で配置します。郵送ラベルなら、「郵便番号」「住所」「氏名」だと思います。いったん、白紙のラベルに横並びに≪≫で項目が出てくるはずです。これを改行やインデントを使って、見栄えの良い位置に動かします。「名前」の項目は少し字体を大きくすると良いでしょう。そして、≪名前≫の後ろに「様」の文字を加えてください。

⑥これで、「ラベルの配置」は完了。ここで忘れていけないのが「すべてのラベルの更新」をクリックする事です。クリックすると、次のラベル(1ページ分)が同じような配置になるはずです。この時、≪Next Record≫の部分が残りますが心配いりません。

⑦次は「ラベルのプレビュー表示」です。1ページ分のラベルで、全体の配置を確認しましょう。時々、住所が長い人がいて改行されてへんてこなものが出来たり、基データのミスで名前がなかったりとかが発見できます。この場合、修正します。

最後の項目「差し込み印刷の完了」ですが、ここも判りにくい。「印刷」を押すと、小さな窓が開いて、「レコード」の指定が求められます。問題なければ、「すべて」を選んで、「OK」です。あとは、プリンターで印刷されます。失敗を避けたければ、「各ラベルの編集」を選びましょう。これは、一旦、別の文書でラベルが作られることになり、一つずつ点検して、微修正が可能なので、こちらを選んだ方が無難です。

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