ワードの活用③

これは好みの問題ですが・・・。
以前の仕事では、方針書やプロジェクト企画書など、大量の資料を戴くことがありました。一応、それぞれの資料には、組織としての取り決めルール(大きさ・フォント・ポイント・行数・時数など)があり、概ねそれに沿って作成しているのですが、途轍もなく読みづらいことがありました。

要因はいくつもありますが、一つには、書式・様式の問題があります。例えば、改ページの設定です。一つの内容(項目)の文章がページを跨っていたり、見出しがページの下の方にあって次ページからいきなり文章が始まっていたり・・・。小説の様に、文章が長々と続いているのなら良いんでしょうが、要点を簡潔に述べ相手に理解を得るには、読みやすさは重要なポイントです。
せめて、見出しがページの最後に来るような事のないように、作成の際に全体のバランスを見る事は必須でしょう。
「挿入⇒改ページ」を効果的に使って読みやすい文書を作りましょう。その上で、「表示タブ」で1ページもしくは複数ページの表示を選んで、ページごとのバランスを見るようにすると、体裁の良い資料になるはずです。


また、見出しも重要です。「ホームタブ」の「段落」機能を使って、体裁の揃った文書を作るのは基本です。数字や記号・1段落とし等とともに、スタイル(字体・フォント)機能も使えばさらに見やすくなるはずです。(スタイル機能は次回に解説します)
…締め切りに追われてそんな手間をかけてられないという声も聞こえますが、結局、提出した文書の内容は良いのに読みづらい事で評価が下がってしまうのであれば、このひと手間は有効なのではないでしょうか?

“ワードの活用③” への2件のフィードバック

  1. お世話になります。

    僕はWordでも常にスタイルを使っています。これは、Macを昔から使っていて、当時のワープロがDTPソフトと兼用だったので、スタイルやフォントを常に意識していたからだと思います。なので、文章によってテンプレートを作ってあってスタイルもそれ毎に定義してあります。
    すると、見出しが最後に来た場合には次ページになる様にとか、タブ位置/表題の項を間違えなくなったり、細かな設定を覚えたものです。と言うか、今もそうしていますが(笑)。

    僕が困っているのは、スペルチェックですね。昔であれば同僚同士で確認していましたが、今は自分で確認するので誤字脱字が結構あります。これが仕事になると大変です(笑)。今年あったのは、「第n号」の「第」を「題」と間違えて誰も気づかなかったことです(笑)。

    それと、こちらのブログでは、参考となる添付画像があると、ありがたいです。より見栄えがして読むのが楽しくなりそうです。

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    1. コメント、ありがとうございます。スタイルの機能は、入門書などではあまり大きく扱っていない機能で知らない方も多いようです。一度使うと便利さが判りますよね。スペルチェックは、日本語の難解さの限界なのでしょうか?以前に、別のブログで小説のまねごとを掲載していた時、登場人物の名前の漢字が間違っていたのを読者の方方ご指摘いただき恥ずかしい思いをしました。一応、校閲⇒スペルチェックと校正をしているのですが限界を感じました。添付画像については鋭意努力?してみます。ありがとうございました。引き続き、よろしくお願いします。

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