エクセルの活用④

たくさんできるファイルデータ、どのように管理していますか?
たまに、デスクトップにやたらファイルが貼り付いている人がいるようですが、そういう人は多くの場合、フォルダーに、格納(保存)した後、何処にしまったか判らなくなって探す手間がかかるので止む無くそうしているように思います。もちろん、頻繁に使うからとか、作成途中だからとかという理由もあるのでしょうが・・・。
私も、内部監査に配属された当初は、仕掛中の書類をデスクトップに貼り付けていたことがありました。でも、あまり見た目が良くないし、多くなるとかえって探しにくい。それと、途中から、個人情報・機密情報保護のため、個人PCへデータ保管する事が禁止された事もあり、本部サーバーの深い所に保存する形になり、ますます書類データを探すのが大変になりました。
その時に取った方法として、「エクセルでデータ管理ファイルを作成」する事です。いわゆる「データベースのインデックス」をエクセルで作ったのです。インデックスですから、業務区分や対象・名称等の項目を立て、入力していきます。そして、そのセルに「リンク」をつけるのです。セルを指定して、右クリックすると、メニューの一番下に「ハイパーリンク」という項目が出てきます。ここをクリックすると、リンク先が開きますので目指すファイルを指定するだけで、リンクが完成します。元のファイル名やフォルダー名が変更されない限り、次からそのセルをクリックすると目指すべきファイルが開くというわけです。ファイルを探す時間が大幅に削減できますので試してみてください。(インデックスファイルを作る手間は掛かりますが、これをデスクトップに貼っておけばちょっと楽です)

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