エクセルの活用③

NPOで働いていた時の事から・・・。
私のいたNPOは、住民ボランティアによるたすけあい活動、介護保険総合事業（生活支援）等を行っています。日々、生活の中の困りごとの相談やボランティア依頼、地域包括支援センターからの依頼等の電話が舞い込んできます。多い時は1日10件以上という事もありました。来訪者もあり、時間をかけて相談する事もありました。内容は様々ですし、依頼者・相談者も本人だけではなく、ご家族・親族・ご近所・民生委員・行政や介護事業所の専門職など様々です。これらの相談・依頼を正確に受け止め、ボランティアにつなぐ事が私の主要な業務でした。（もちろん、介護保険事業のサービス管理も大きなウエイトを占めていましたが）
就職したばかりのころは、それまでの手法（1件ずつ依頼書に手書きで記入しホワイトボードに掲示）で進めていましたが、さすがに、人の記憶には限界があり、コーディネートの際のミスも生まれやすいと感じました。手書きですから、書いた本人しか判らないような内容もありましたし、ボランティアさんに繋ぐときには清書していかなければならず手間が掛かりました。
そこで、依頼・相談をデータ化する事にしました。初めはワードで文書化しようと思いましたが、プロセス管理（依頼・調整・結果までの管理）を考え、エクセルにしました。日時・依頼者・地域・住所・電話番号・依頼内容等、より細かく分類し入力できる一覧表のフォーマットにし、調整や実施結果まで項目立てしてみました。こうして作ったデータは、エクセルの「検索機能」を使って、例えば、「依頼者名」での検索、「未了依頼」の抽出、「不足情報（空欄）」の抽出等がさっとできるので、依頼相談時の不足している情報の発見や調整の過程の記録把握、実施後のフォロー等も把握できるようになりました。何より、進捗状態が判るので、何を優先すべきかも明確になり、ミスも減りました。
情報管理・業務管理のツールとして、エクセルは強い味方です。（こうしたことに特化したアプリ・ソフトも出ているようですが、私は、自由度の高いエクセルを活用しています。）