日: 2020年10月12日

行政への申請書類を作成しようとした時、驚いたことがありました。HPから申請書類様式をダウンロードして開いてみると、ワード文書でフォーマットされているのが大半なのです。細かい数値を記入する欄が、単なる表もしくは、一ケタずつ記入する枠で作成されている事が多いのです。元の書類を作った行政マンはどのような意図で作成されたのか意味が判りません。エクセルとワードの知識があれば、記入する側に、より正確で合理的な申請書類ができるはずなのに・・・。「ハンコ廃止」の動きは進んでいますが、行政における電子データ活用についてもぜひ検討してもらいたいものです。

本論に戻しますが、ワード文書を作成する時、「表を挿入する」という作業は比較的多いと思います。その際、単なる「表作成」ではなく、「エクセル表の挿入」を使うと良いです。操作は、挿入したい場所にカーソルを移動して、挿入タブから「表（▼excel ワークシート)」をクリックすればできます。

エクセル表を活用するメリットは①入力の際、関数・数式・代入等が活用でき、シート内で計算処理ができ、入力作業が大幅に減る②縦横・セル数等の表の変更が容易③元データが作成されていれば、そことリンクしておくことで、基データの変更をそのままワード文書に反映できる・・など活用幅が広がり作業が合理的効率的にできます。これは、ワードだけでなくパワーポイントでも同じです。知らなかったという方は是非お試しください。